Wat is een digitaal project?

Om een digitaal project op te zetten, moet je natuurlijk eerst weten wat we onder een digitaal project verstaan. Eigenlijk is het antwoord daarop vrij simpel. Zodra het ‘eindproduct’ van jouw project een element in zich heeft dat digitaal is, is het al een digitaal project. We delen digitale projecten over het algemeen op in twee varianten: basis dienstverlening en innovatie. Maar… wat is het verschil nu precies? Dat leggen we hieronder uit.

Welke soorten digitale projecten zijn er?

Met basis dienstverlening bedoelen we de terugkerende, structurele dienstverlening die hoort bij de kern van je organisatie, bijvoorbeeld het implementeren van bestaande interne systemen of het vernieuwen van bestaande digitale middelen.

Dit betekent dat een digitaal project bijvoorbeeld een nieuw softwaresysteem kan zijn, online documentenbeheer, een samenwerkingsomgeving, een nieuwe (corporate) website of een administratiesysteem (planningsysteem, boekhoudsysteem, enzovoort).

Voor een digitaal project als onderdeel van je basis dienstverlening kun je goed vooraf omschrijven welke uitkomst je nastreeft en welke impact het project heeft op de organisatie.

Innovatie, of innovatieve digitale projecten, dat zijn producten die nog niet bestaan. Iets vernieuwends, dat er nog niet was en dat vanaf het begin bedacht, uitgedacht en ontwikkeld moet worden (dus bijvoorbeeld niet iets wat alleen verbeterd moet worden). Zoals games, een app of augmented reality of werken met nieuwe toepassingen van AI.

Een innovatieproject begint door het ‘nieuw’-aspect vaak met veel aannames en onzekerheden. Het proces verloopt ook anders dan bij een project voor je basis dienstverlening: bij innovatieprojecten is de exact gewenste uitkomst vaak nog niet helemaal bekend.

In deze cursus gaan we vooral focussen op digitale projecten binnen de basis dienstverlening. Dit omdat daarin de stappen redelijk algemeen en daarmee te voorspellen en uit te leggen zijn.

Digitaal project voor je basis dienstverlening

Om een digitaal project goed aan te pakken, moet je standaard drie fases doorlopen. Dit zijn de 3 fases van een digitaal project:

De voorbereiding
De uitvoering
Het vervolg

Dit klinkt heel logisch: natúúrlijk begin je met voorbereiding, ga je daarna over tot uitvoering en komt er tot slot een vervolg. Maar welke kleinere stappen zijn er nodig bij elke fase? We beginnen met de voorbereiding.

3 fases digitaal project: voorbereiding, uitvoering en vervolg. We zijn nu bij de voorbereiding

Hoe bereid je een digitaal project voor?

Zoals we aangaven, begint elk digitaal project met de voorbereidingsfase. Want hoewel je altijd onverwachte dingen zult tegenkomen tijdens het realiseren (en opvolgen) van je project, kan een goede voorbereiding je veel kopzorgen schelen; een goede voorbereiding scheelt het halve werk! De voorbereiding begint met het uitpluizen waarom je dit digitaal project wil doen.

Waarom start je een digitaal project?

De allereerste vraag die je jezelf moet stellen, als je een digitaal project wil opzetten, nog vóór alle andere vragen, is: waarom willen jullie dit? Dit is een strategische vraag, bestaande uit de volgende subvragen:

Waar lopen jullie nu tegenaan, waarbij het digitale project mogelijk (een deel van) de oplossing is
Wát is concreet het probleem dat je oplost of de behoefte waarin wordt voorzien?
Voor wie?
(Waaróm) is het een probleem?
Wat draagt digitaal bij aan de oplossing?
Hóe draagt digitaal bij aan de oplossing?
Hoe past dit binnen ons aanbod?

Deze vragen gaan we zo beantwoorden in een projectcanvas.

Waarom start je een digitaal project?

Behoeften vastleggen in een projectcanvas

Een projectcanvas kun je zien als een compacte visuele weergave van een project, waarbij je belangrijke elementen snel en duidelijk structureert. Dat is handig voor het bedenken, bespreken en plannen van je digitale project. Hier staan we uitgebreid bij stil in het artikel Wat zet ik in een projectcanvas. Dit is de perfecte start van jouw digitale project.