Begin met het waarom

De allereerste vraag die je jezelf moet stellen, als je een digitaal project wil opzetten, nog vóór alle andere vragen, is: waarom willen jullie dit?

Dit is een strategische vraag, bestaande uit de volgende subvragen.

Waar lopen jullie nu tegenaan, waarbij het digitale project mogelijk (een deel van) de oplossing is

Wát is concreet het probleem dat je oplost of de behoefte waarin wordt voorzien?

Voor wie?

(Waaróm) is het een probleem?

Wat draagt digitaal bij aan de oplossing?

Hóe draagt digitaal bij aan de oplossing?

Hoe past dit binnen ons aanbod?

Wat leg je vast in een project canvas?

Canvas betekent letterlijk: een leeg oppervlak dat je opvult met inhoud: fysiek, visueel of conceptueel. Op een project canvas breng je alle ideeën en de 'problemen' die je wil oplossen met jouw digitale project samen in één document. Dit project canvas gebruik je om meer inzichtelijk te maken waar je nog informatie mist, of waar je juist al heel veel weet.

Welke informatie heb je nodig om een project canvas in te vullen?

Je moet antwoord kunnen geven op de volgende vragen om een project canvas zo volledig mogelijk in te vullen. We leggen ze daaronder verder uit.

Waarom
Waarom wil je met dit digitale project starten?
Wie
Voor wie doe je dit digitale project – wie gaat het eindproduct gebruiken en wat is voor deze groep de meerwaarde?
Probleem
Welk probleem ga je oplossen?
Doelen
Wat zijn de doelen van je project? Formuleer deze SMART (dat leggen we hieronder uit)
Bijdrage aan de organisatiedoelstellingen
Hoe draagt het bij aan de organisatiedoelstellingen?
Voorwaarden
Welke voorwaarden zijn onmisbaar om dit project succesvol uit te voeren?

Waarom: waarom wil je dit digitale project starten?
De beginvraag is natuurlijk al eerder (in het vorige hoofdstuk) aan de orde gekomen. Het is een strategische: waarom begin je dit digitale project? In welke bestaande (of nieuwe) behoefte voorziet het? Is het project nodig en zo ja, waarom is het nodig? Kortom: wat is de kernreden voor het ontwikkelen dit product?
Wie: wie is je eindgebruiker?
Een eindgebruiker is de persoon die het digitale product dat je maakt zal gebruiken. Bij een CRM zijn dit interne medewerkers, bij een nieuwe website zijn dit twee groepen: het publiek dat de website bezoekt én de medewerker die de site vult en bijhoudt. Zij hebben beide eisen en wensen voor het gebruik van het nieuwe digitale product.

Als je start met een digitaal project, is het belangrijk om de behoeften op te halen binnen je organisatie en van (andere) eindgebruikers. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar vooral de externe eindgebruikers worden nog weleens vergeten.

TIP: een goede manier om de behoeften van eindgebruikers vast te leggen (in het project canvas), is het gebruik van user stories. Wat user stories zijn, leggen we je uit in Hoofdstuk 4.
Problemen: identificeer de problemen
Welke bestaande problemen ga jij oplossen met dit digitale project? Het klinkt vaak wat negatief om iets als 'problemen' te benoemen, maar gebruik het uitvragen van problemen om mensen mee te nemen in de aanloop naar deze nieuwe digitale oplossing, enthousiasmeer ze: dit gaat iets voor je oplossen (hier heb je later profijt van: mensen voelen zich meer betrokken)! Het uitschrijven helpt je eisen en wensen te onderscheiden waardoor je een goede basis hebt om aan de slag te gaan.
Doelen: hoe vertaal ik behoeften naar concrete projectdoelen?
Hoe vertaal je de behoeften naar doelen waarvan je naderhand ook kunt zeggen: het is gelukt? ‘Meten is weten’ is niet voor niets een gevleugelde uitspraak: vertaal behoeften naar SMART-doelen.

SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisc, Tijdgebonden
Bijdrage aan organisatiedoelstellingen: hoe leg ik de link tussen mijn missie/publieke taak en een digitale toepassing?
Kijk eerst naar je organisatiestrategie, welke rol willen jullie vervullen? Welk probleem of welke kans ligt eraan ten grondslag en hoe draagt het digitale project bij aan de missie van jullie organisatie?

Een goede en relevante vraag is: hoe zit het eigenlijk überhaupt met jullie digitale strategie en past dit erin? Hoe kijken jullie naar digitaal in (de toekomst van) jullie organisatie? Op digitale strategie komen we later terug.
Voorwaarden: wat is er minimaal nodig om dit digitale project te laten slagen?
Het laatste onderdeel van het project canvas is het noteren van voorwaarden om het project tot een succes te kunnen maken. Denk aan dingen als: heldere doelen en een duidelijke link met jullie missie, voldoende budget een planning die realistisch is, een heldere governance en duidelijke afspraken over beheer, ondersteuning om het product ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken voor mensen binnen jullie organisatie, een goede samenwerking met de externe partij, enzovoort. Kom je er niet uit? Draai het om: wat kan ervoor zorgen dat dit project juist níet lukt? Dit, dan weer omgekeerd naar positieve verwoordingen, zijn de voorwaarden.

Voorbeeld van een project canvas

We delen twee project canvassen met je. Eén voorbeeld is een canvas dat al is ingevuld met een fictief project. Zo kun je zien hoe een project canvas eruit kán zien. Daarnaast een interactief project canvas dat je kunt invullen met je eigen digitale project.