Project canvas: een goede start voor je digitale project
Bij het starten van een digitaal project is het belangrijk de juiste vragen te stellen. Waarom begin je dit project? Welke problemen ga je ermee oplossen? En voor wie is het digitale project bedoeld?
De juiste vragen stellen heeft veel voordelen: je neemt de organisatie makkelijker mee, overtuigt ze van het belang van je digitale project en het maakt het schrijven van een goede briefing voor je technische partner makkelijker.
Een project canvas is een goed instrument voor het stellen van die vragen. In een compacte visuele weergave van een project zet je alle belangrijke elementen en breng je een duidelijke structuur aan. We leggen je uit hoe je dit doet en delen een project canvas template dat je gelijk kunt invullen.
Begin met het waarom
De allereerste vraag die je jezelf moet stellen, als je een digitaal project wil opzetten, nog vóór alle andere vragen, is: waarom willen jullie dit?
Dit is een strategische vraag, bestaande uit de volgende subvragen.
- Waar lopen jullie nu tegenaan, waarbij het digitale project mogelijk (een deel van) de oplossing is
- Wát is concreet het probleem dat je oplost of de behoefte waarin wordt voorzien?
- Voor wie?
- (Waaróm) is het een probleem?
- Wat draagt digitaal bij aan de oplossing?
- Hóe draagt digitaal bij aan de oplossing?
- Hoe past dit binnen ons aanbod?
Wat leg je vast in een project canvas?
Canvas betekent letterlijk: een leeg oppervlak dat je opvult met inhoud: fysiek, visueel of conceptueel. Op een project canvas breng je alle ideeën en de 'problemen' die je wil oplossen met jouw digitale project samen in één document. Dit project canvas gebruik je om meer inzichtelijk te maken waar je nog informatie mist, of waar je juist al heel veel weet.
6 belangrijke vragen voor het maken van een project canvas
De beginvraag is natuurlijk al eerder (in het vorige hoofdstuk) aan de orde gekomen. Het is een strategische: waarom begin je dit digitale project? In welke bestaande (of nieuwe) behoefte voorziet het? Is het project nodig en zo ja, waarom is het nodig? Kortom: wat is de kernreden voor het ontwikkelen dit product?
Een eindgebruiker is de persoon die het digitale product dat je maakt zal gebruiken. Bij een CRM zijn dit interne medewerkers, bij een nieuwe website zijn dit twee groepen: het publiek dat de website bezoekt én de medewerker die de site vult en bijhoudt. Zij hebben beide eisen en wensen voor het gebruik van het nieuwe digitale product.
Als je start met een digitaal project, is het belangrijk om de behoeften op te halen binnen je organisatie en van (andere) eindgebruikers. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar vooral de externe eindgebruikers worden nog weleens vergeten.
TIP: een goede manier om de behoeften van eindgebruikers vast te leggen (in het project canvas), is het gebruik van user stories. Wat user stories zijn, leggen we je uit in Hoofdstuk 4.
Welke bestaande problemen ga jij oplossen met dit digitale project? Het klinkt vaak wat negatief om iets als 'problemen' te benoemen, maar gebruik het uitvragen van problemen om mensen mee te nemen in de aanloop naar deze nieuwe digitale oplossing, enthousiasmeer ze: dit gaat iets voor je oplossen (hier heb je later profijt van: mensen voelen zich meer betrokken)! Het uitschrijven helpt je eisen en wensen te onderscheiden waardoor je een goede basis hebt om aan de slag te gaan.
Hoe vertaal je de behoeften naar doelen waarvan je naderhand ook kunt zeggen: het is gelukt? ‘Meten is weten’ is niet voor niets een gevleugelde uitspraak: vertaal behoeften naar SMART-doelen.
SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisc, Tijdgebonden
Kijk eerst naar je organisatiestrategie, welke rol willen jullie vervullen? Welk probleem of welke kans ligt eraan ten grondslag en hoe draagt het digitale project bij aan de missie van jullie organisatie?
Een goede en relevante vraag is: hoe zit het eigenlijk überhaupt met jullie digitale strategie en past dit erin? Hoe kijken jullie naar digitaal in (de toekomst van) jullie organisatie? Op digitale strategie komen we later terug.
Het laatste onderdeel van het project canvas is het noteren van voorwaarden om het project tot een succes te kunnen maken. Denk aan dingen als: heldere doelen en een duidelijke link met jullie missie, voldoende budget een planning die realistisch is, een heldere governance en duidelijke afspraken over beheer, ondersteuning om het product ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken voor mensen binnen jullie organisatie, een goede samenwerking met de externe partij, enzovoort. Kom je er niet uit? Draai het om: wat kan ervoor zorgen dat dit project juist níet lukt? Dit, dan weer omgekeerd naar positieve verwoordingen, zijn de voorwaarden.
Voorbeeld van een project canvas
We delen twee project canvassen met je. Eén voorbeeld is een canvas dat al is ingevuld met een fictief project. Zo kun je zien hoe een project canvas eruit kán zien. Daarnaast een interactief project canvas dat je kunt invullen met je eigen digitale project.
Ben jij al bekend met de pitchcode?
Elke pitch kost tijd, energie en geld. Daarom ontwikkelde de VIA een pitchcode met heldere richtlijnen voor bureaus en opdrachtgevers, voor een eerlijker en effectiever pitchproces.
Voorbeeld van een project canvas
We delen twee project canvassen met je.
- Eén voorbeeld is een canvas dat al is ingevuld met een fictief project. Zo kun je zien hoe een project canvas eruit kán zien.
- Daarnaast een interactief project canvas dat je kunt invullen met je eigen digitale project.
