Zo schrijf je een goede briefing voor je digitale project
Voor nagenoeg alle digitale projecten heb je een externe partij nodig. Een project canvas is meestal te summier om een gesprek over aan te gaan – dat is meer een strategische samenvatting. Daarom is het belangrijk om een duidelijke briefing op te stellen vóór je op zoek gaat naar een tech partij. Daarin geef je aan wat je verwacht, maak je een schatting van het budget, benoem je een grove deadline en geef je aan wie er intern betrokken moeten worden.
Hoe maak je een briefing?
Er zijn vier grote vragen die in ieder geval moet beantwoorden:
Verwachtingen: wat willen we?
In het project canvas heb je een schets gemaakt: waaróm je een digitaal product wilt, welk probleem het oplost (of welke bestaande situatie het verbetert), voor wie de uitkomst belangrijk is, de doelen, én hoe het digitale project bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Dit zet je in de briefing condenseer je alle input tot één lopend verhaal. Wat is het algemene gedeelde verhaal? Als je verder al concrete ideeën over of voorbeelden van soortgelijke projecten/producten hebt, neem je die in de briefing mee.
Budget: hoeveel geld is er beschikbaar?
Dan is belangrijk: wat is het bedrag dat jullie beschikbaar kunnen stellen voor het realiseren van dit project? Let op: ook interne kosten moeten worden meegenomen. Het kan zijn dat dit budget nog wat wordt aangepast, meestal naar boven, helaas. Maar het budget is wel belangrijk, zodat je niet buiten je financiële boekje gaat.
Grove einddatum: wanneer moet het af zijn?
Daarnaast wil je een voorlopige, grove streefdatum van het afronden van dit project. Afronden betekent: zodat het bruikbaar is voor de eindgebruiker(s) als MVP, minimal viable product (minimale product). Deze datum kan nog worden aangepast, maar het is belangrijk wel een datum te hebben, zodat de ontwikkeling niet eindeloos blijft voortduren.
Interne stakeholders: welke belangen worden er gediend en wie moeten er meepraten?
Wie, in jullie organisatie, zijn de stakeholders? Welke belangen worden gediend voor wie en wie moeten daarvoor ‘om tafel komen zitten’? Kortom: welke mensen worden intern betrokken bij het project (en moeten dus ook eventueel worden vrijgespeeld)?
Hoe ga je op zoek naar een tech partij?
Je zult zien dat het concretiseren van het project canvas naar een briefing er al voor zorgt dat bepaalde partijen ‘buiten de boot’ zullen vallen en andere juist aantrekkelijker zullen worden.
Om ervoor te zorgen dat je de juiste technische partij inhuurt, kun je gaan praten met één of meer partijen en/of een pitch uitschrijven, waarbij mogelijke partijen hun inzichten en ideeën presenteren, waarna jullie kiezen wat het beste past bij jullie organisatie en het digitale product dat jullie voor ogen hebben. We leggen je in het volgende hoofdstuk uit hoe je dit aanpakt.
Een goede briefing maken is het halve werk voor een geslaagd digitaal project. Alleen dan kan een externe partij een goed voorstel doen. Maar hoe zorg je dat alles helder op papier staat? Lees onze tips voor het maken van een goede briefing
Gebruik onze briefing template!
Het is belangrijk om een duidelijke briefing op te stellen vóór je op zoek gaat naar een externe partij. Zo maak je het voor een externe partij gemakkelijk een voorstel te doen. Download onze briefing template om te zorgen dat je geen cruciale punten mist!
