Digitale projecten implementeren: omgaan met verandering

Wist je dat maar 16% van werknemers nieuwe initiatieven en werkwijzen zonder hulp adopteren? Dat betekent dat 84% dit dus niet doet!

Het is dus belangrijk dat er goede begeleiding plaatsvindt bij het introduceren van een nieuw systeem. Men moet merken dat het voordelen oplevert, dat het gebruik niet zo ingewikkeld is als men denkt en dat het uiteindelijk meer oplevert. Verandermanagement is fundamenteel onderdeel van je digitale project (opent in nieuw tabblad).
 

Waarom begin je met verandermanagement

Verandermanagement is het punt waarop je actief iedereen gaat betrekken die op welke manier ook wordt geraakt door het digitale traject: de zogeheten stakeholders. We noemen er een aantal voor je op:

• Directie
• Product owner (projectleider)
• Medewerkers/teams
• IT/systeembeheerder/security
• Juridische afdeling/privacy afdeling (AVG)

Deze mensen betrek je zo vroeg mogelijk bij het gesprek over het nieuwe initiatief.

Let op. De belangen van de organisatie kunnen nog weleens anders zijn dan de medewerkersbelangen (en die van eindgebruikers). Waar bij de laatsten vooral gebruiksvriendelijkheid, waardetoevoeging en het oplossen van bestaande problemen belangrijk zijn, heeft de organisatie natuurlijk ook nog te maken met (strategische) organisatiedoelstellingen, kosten, efficiëntie en lange termijn doelstellingen. Het is belangrijk dat je sámen de richting bepaalt. Precies daarom is het zo belangrijk de neuzen dezelfde kant op te krijgen.

Hoe kan verandermanagement helpen bij het adopteren van nieuwe werkwijzen?

Verandermanagement gaat over de gedragsverandering van elk individu. Het is het begeleiden van de verandering om ervoor te zorgen dat iedereen de verandering wil en kan omarmen. Hiervoor heb je diverse vormen van communicatie nodig, maar ook begeleiding in het toepassen van een nieuwe werkwijze door verschillende trainingsvormen.

Neem de tijd, maak afspraken, zorg voor begeleiding en training, maak gebruik van de juiste communicatie en houd ermee rekening dat verandering ook een individueel proces is.

Hoe pas je een verandertraject toe?

1. Neem de tijd
   Soms vereist het project een nieuwe werkwijze van je collega's, besteed hier veel tijd en aandacht aan en begin op tijd. Gedrag is lastig te veranderen, maar het is niet onmogelijk. Het helpt om het je collega's zo makkelijk mogelijk te maken de nieuwe werkwijze toe te passen.
2. Maak werkafspraken
   Welke oplossing(en) biedt het systeem en welke afspraken moet je met elkaar maken? Schrijf ze op en bespreek ze met de gebruikers.
3. Begeleiding en training
   Wat verandert er en voor wie? Zorg ervoor dat je dit inzichtelijk hebt zodat je goede begeleiding en training kunt geven aan de gebruikers.
4. Zorg voor de juiste communicatie met eindgebruikers
   Hoe communiceer je met de eindgebruikers? Bekijk hoe je het beste met gebruikers kunt communiceren, in overleggen, per mail en/of via de manager.
5. Verandering is ook vooral individueel, houd daar rekening mee
   Verandering is niet alleen een collectief proces, het is (vooral) ook individueel. Houd daar rekening mee, ook met verschillen in aanleg en persoonlijkheid. Is iemand een early adopter of juist een late volger? Gebruik bijvoorbeeld de ADKAR theorie (hierover straks meer) om iedereen in je project te bewegen naar de nieuwe werkwijze en situatie.

Wat is de ADKAR theorie, en hoe kan die je helpen bij verandertrajecten?

Om het veranderproces te begeleiden (en het voor de groep die niet makkelijk ‘adopteert’ makkelijker te maken), kun je het proces opsplitsen in fases. De ADKAR theorie helpt daarbij. De ADKAR theorie komt van veranderingsmanagementbureau Prosci. Het is een veranderingstheorie die de fases van adoptie beschrijft: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement.

Hoe werkt de ADKAR theorie precies?

De ADKAR theorie is bedacht door Prosci oprichter Jeff Hiatt, die zich afvroeg waarom sommige verandertrajecten slagen en andere niet. Na het onderzoeken van honderden van deze trajecten, concludeerde hij dat je nog zulke mooie veranderingen kunt bedenken, de menselijke acceptatie en adoptie ervan geven de doorslag voor het slagen.

De ADKAR theorie richt zich dan ook op de menselijke kant van het veranderen. Wat is er voor nodig om daadwerkelijk structureel met een nieuw product (in dit geval een digitaal project) te gaan werken.

Zou je deze fases niet doorlopen, dan begrijpen mensen niet waarom het project er is, krijgen ze geen verlangen het te gebruiken, ontbreekt (de behoefte aan) kennis, kan/wil men zich niet bekwamen in het gebruik, of valt men terug in oud gedrag.

Door onderstaande ADKAR fases mee te nemen in het implementeren van je project, geef je bewust aandacht aan alle stappen die een gebruiker moet doorlopen om ervoor te zorgen dat het een succes wordt. 

 

Hoe pas ik het ADKAR-model toe in mijn project?

In het voorbeeld projectplan staan een paar onderdelen van het ADKAR-model opgenomen. Dit kun je verder uitwerken voor je eigen project. Weet dat een verander- en projectplan eigenlijk het beste samen 1 plan kunnen vormen. Je kan immers niet zonder het een of het ander.

De mens en de technische kant van projecten

Met elk project wil je iets veranderen, je beweegt van de huidige manier van werken naar een toekomstige werkwijze. De weg daar naartoe noemen we de 'transitie'. Deze transitie begeleid je door het project goed aan te sturen (technische kant) en de mensen die op een andere manier gaan werken te informeren en te trainen (menskant).

Zie de afbeelding hieronder.

De succesformule: de Veranderdriehoek

Volgens Prosci is er een soort succesformule voor het lanceren van een project. Dit wordt de Veranderdriehoek genoemd. Deze is als volgt (overigens past ADKAR bij punt 4):

Digitale projecten vragen dus niet alleen om een goed ingericht systeem, maar ook om aandacht voor de mensen die ermee gaan werken.

Een voorbeeld van hoe je je organisatie succesvol door een verandering heen helpt? Lees in dit artikel meer over hoe het Joods Cultureel Kwartier dit heeft aangepakt. (opent in nieuw tabblad)