Een digitale projectplanning opstellen: stap voor stap
Een digitale projectplanning geeft overzicht en grip op de verschillende stappen van je project. Het helpt je tijd, middelen en scope in balans te houden, en maakt duidelijk waar je kunt bijsturen als dingen veranderen.
In dit artikel leggen we uit hoe een planning in een digitaal project is opgebouwd, welke factoren je moet meenemen en hoe je rekening houdt met interne en externe teamleden. Daarnaast delen we een interactieve pdf waarmee je zelf een realistische planning kunt opstellen, inclusief ruimte voor aanpassingen en iteraties.
Hoe zit een planning in elkaar?
In een digitaal project zijn er qua planning drie onderdelen die elkaar beïnvloeden:
- Tijd (de hoeveelheid tijd die er is/die je vrij kunt maken)
- Scope (wat je maakt)
- De middelen (techniek, mensen)
Dit wordt de zogeheten scope driehoek genoemd.
Als je één van de drie verandert, heeft dat bijna altijd invloed op de andere twee. In een ideale wereld zijn tijd, scope en middelen altijd met elkaar in balans. In de praktijk zijn er vaak één of twee die de doorslag geven. Houd er dus rekening mee dat er één of twee van dit soort zwaartepunten in je project die invloed hebben op je planning.
Waarvan is je planning nog meer afhankelijk?
Als je samen met een leverancier een product ontwikkelt, hoeft de ontwikkeling zelf niet altijd ingewikkeld te zijn, maar bepaalde onderdelen kosten wel veel tijd, zoals het testen van onderdelen door collega’s binnen je organisatie. Bespreek dit van tevoren met de technische partner waar je mee samenwerkt; hoeveel tijd gaat dat kosten (en hoeveel ruimte krijgen je collega’s daarvoor)?
Maak een realistische planning en bouw hierop voort in overleg met interne en externe teamleden. Al vroeg een gedetailleerde planning maken geeft je de knoppen waar je aan kan draaien. Meer tijd? Dan kan X Y Z wel. Minder tijd? Dan is er misschien alleen tijd voor X en Y.
We delen een interactieve pdf voor het inzichtelijk maken van een planning.
Vergeet niet de interne planning!
Een briefing maken betekent ook nadenken over de interne planning. Een digitaal project vraagt niet alleen tijd van de opdrachtnemer, maar ook van jullie. Probeer het project daarom eerst bij jullie intern in te plannen. Wie leidt het project? Welke collega’s moeten feedback geven? En zijn er cruciale teamleden die straks op vakantie zijn?
Hoe stel ik een realistische planning op als de scope/eisen nog kunnen veranderen (scope creep)?
Projecten hebben regelmatig ‘last’ van een scope creep: het feit dat eisen of behoeften tijdens het project nog kunnen veranderen en de werkzaamheden oplopen. Dit kan invloed hebben op de planning (en ook op het budget).
Bepaal van tevoren welke punten niet kunnen veranderen. Deze eisen vormen de basis van een realistische planning (je weet nog wel: je MVP, minimal viable product). Should haves en Could haves kunnen nog veranderen, maar deze mogen de deadline niet in gevaar brengen.
Hoe houd ik ruimte voor aanpassingen/iteratie zonder de deadline uit het oog te verliezen?
Maak aan het begin van jouw project onderscheid tussen eisen (zonder deze elementen kan het project niet van start), wensen (streven op de lange termijn, maar eerste fase van het project nog niet mogelijk) en Nice-to-haves (fijn om te hebben, maar niet essentieel.)
Houd tijdens de bouw van het product goed bij wat de minimale eisen zijn voor oplevering: jullie Minimum Viable Product (MVP). Toets tijdens een project continu of een beslissing leidt tot jullie MVP.
Projectplanning om mee aan de slag te gaan
We delen hieronder een ingevuld voorbeeld van een pdf van een projectplanning met de verschillende projectfases.
Belangrijk aandachtspunt, is dat je rekening houdt met zowel de technische als de menselijke kant van het project. Het digitale project geeft waarschijnlijk een verandering bij gebruikers. Let erop dat je hier ook genoeg aandacht aan geeft en gebruikers goed betrekt bij het project. We gaan hier dieper op in het hoofdstuk: Gebruikers meenemen in verandermanagement.
In de werkbladen vind je een lege projectplanning. Gebruik dit document om uit te werken wat je in welke fase van het project verwacht.
Ga nu aan de slag met een digitale projectplanning!
Een digitale projectplanning biedt inzicht en controle over alle fases van je project. Het helpt je tijd, middelen en projectomvang in balans te houden, en maakt duidelijk waar je kunt bijsturen als dingen veranderen. Start nu met het maken van een digitale projectplanning met onze interactieve pdf.
