De planning van een digitaal project opstellen

Hoe zit een planning in elkaar?

In een digitaal project zijn er qua planning drie onderdelen die elkaar beïnvloeden:

• Tijd (de hoeveelheid tijd die er is/die je vrij kunt maken)
• Scope (wat je maakt)
• De middelen (techniek, mensen)

Dit wordt de zogeheten scope driehoek genoemd.

Als je één van de drie verandert, heeft dat bijna altijd invloed op de andere twee. In een ideale wereld zijn tijd, scope en middelen altijd met elkaar in balans. In de praktijk zijn er vaak één of twee die de doorslag geven. Houd er dus rekening mee dat er één of twee van dit soort zwaartepunten in je project die invloed hebben op je planning.

Waarvan is je planning nog meer afhankelijk?

Als je samen met een leverancier een product ontwikkelt, hoeft de ontwikkeling zelf niet altijd ingewikkeld te zijn, maar bepaalde onderdelen kosten wel veel tijd, zoals het testen van onderdelen door collega’s binnen je organisatie. Bespreek dit van tevoren met de technische partner waar je mee samenwerkt; hoeveel tijd gaat dat kosten (en hoeveel ruimte krijgen je collega’s daarvoor)?

Maak een realistische planning en bouw hierop voort in overleg met interne en externe teamleden. Al vroeg een gedetailleerde planning maken geeft je de knoppen waar je aan kan draaien. Meer tijd? Dan kan X Y Z wel. Minder tijd? Dan is er misschien alleen tijd voor X en Y.

Vergeet niet de interne planning!

Een briefing maken betekent ook nadenken over de interne planning. Een digitaal project vraagt niet alleen tijd van de opdrachtnemer, maar ook van jullie. Probeer het project daarom eerst bij jullie intern in te plannen. Wie leidt het project? Welke collega’s moeten feedback geven? En zijn er cruciale teamleden die straks op vakantie zijn?

Scope creep: Hoe stel ik een realistische planning op als de scope/eisen nog kunnen veranderen?

Projecten hebben regelmatig ‘last’ van een scope creep: het feit dat eisen of behoeften tijdens het project nog kunnen veranderen en de werkzaamheden oplopen. Dit kan invloed hebben op de planning (en ook op het budget).

Bepaal van tevoren welke punten niet kunnen veranderen. Deze eisen vormen de basis van een realistische planning (je weet nog wel: je MVP, minimal viable product). Should haves en Could haves kunnen nog veranderen, maar deze mogen de deadline niet in gevaar brengen.

Hoe houd ik ruimte voor aanpassingen zonder de deadline uit het oog te verliezen?

Maak aan het begin van jouw project onderscheid tussen eisen (zonder deze elementen kan het project niet van start), wensen (streven op de lange termijn, maar eerste fase van het project nog niet mogelijk) en Nice-to-haves (fijn om te hebben, maar niet essentieel.)

Houd tijdens de bouw van het product goed bij wat de minimale eisen zijn voor oplevering: jullie Minimum Viable Product (MVP). Toets tijdens een project continu of een beslissing leidt tot jullie MVP.

Projectplanning om mee aan de slag te gaan

Belangrijk aandachtspunt, is dat je rekening houdt met zowel de technische als de menselijke kant van het project. Het digitale project geeft waarschijnlijk een verandering bij gebruikers. Let erop dat je hier ook genoeg aandacht aan geeft en gebruikers goed betrekt bij het project. We gaan hier dieper op in het hoofdstuk: Gebruikers meenemen in verandermanagement.