Welke informatie wordt bij jouw organisatie opgeslagen? Welke informatie wil je bewaren? Is al je materiaal de moeite waard om te bewaren of te delen met anderen? Registraties van voorstellingen, 3D-objecten, scripts, foto’s, bladmuziek, e-mails en flyers, het valt allemaal onder de noemer ‘informatie’. Met informatiebeleid legt de rol van digitaliseren en het gebruik van technologie vast, zodat je weloverwogen keuzes kan maken die altijd bijdragen aan je organisatiedoelstellingen.
Informatiebeleid beschrijft de manier waarop je organisatie wil omgaan met het verzamelen, hebben en delen van informatie. Je maakt informatiebeleid voor financiers, partners en je publieksdoelgroepen. Hiermee maak je transparant waar je voor staat, wat ze van je kunnen verwachten en hoe ze daaraan kunnen bijdragen.
Drie redenen om informatiebeleid te maken
- Beleid is een onderdeel van het organiseren volgens de Deming-cycle (plan, do, check, act) die vaak wordt gehanteerd bij digitaliseringsprojecten. Het biedt houvast om de projecten structuur te geven.
- De voortgaande digitalisering en vernetwerking veranderen de maatschappij aanzienlijk. Informatie en het gebruik van technologie zijn steeds belangrijkere onderdelen in het succesvol managen van organisaties. Informatiebeleid is daarom in een informatierijke sector als cultuur minstens zo belangrijk als personeels- en financieel beleid.
- Informatiebeleid maakt duidelijk hoe je digitalisering wilt inzetten om je doelstellingen als organisatie te halen. Het maakt voor externe partijen duidelijk welke richting je daarbij opgaat en hoe ze daaraan kunnen bijdragen. Dit creëert een groter draagvlak en meer kansen voor betrokkenheid.
Aan de slag met informatiebeleid
Je documenteert je informatiebeleid voor een meerjarige periode. Je beschrijft allereerst de visie van je organisatie. Van daaruit definieer je doelen, waar je concrete doelstellingen en acties aan verbindt. Bij het vastleggen van informatiebeleid denk je ook na over wat je geleerd hebt van de uitvoering van voorgaande plannen, hoe je successen kunt herhalen en fouten kunt verbeteren.
Maar het formuleren en vastleggen van het informatiebeleid van je instelling alleen is niet genoeg. Het beleid moet ook onderdeel worden van de dagelijkse gang van zaken in de organisatie, zodat er daadwerkelijk mensen en middelen worden ingezet om het gekozen beleid uit te voeren. Maak dus afspraken voor het uitvoeren van de acties met mensen binnen en buiten je organisatie. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen op tijd beschikbaar zijn. Tenslotte bedenk je hoe je regelmatig evalueert in hoeverre de gestelde doelen zijn behaald en wanneer je het beleid zelf evalueert en zo nodig vernieuwt.
Focusmodel
Digitalisering heeft, mits goed ingezet, een positief effect op de effectiviteit en maatschappelijke relevantie van culturele instellingen. Dit vraagt om een digitale strategie waarbij alle aspecten van de organisatie meegenomen worden en waarmee de maatschappelijke impact vergroot wordt. Om deze geïntegreerde aanpak voor culturele instellingen en individuele makers inzichtelijk te maken heeft DEN een eerste versie van een focusmodel ontwikkeld. De komende tijd zal DEN dit model samen met het veld verder gaan uitwerken. Lees meer over het focusmodel
Evalueren en vernieuwen van je beleid
Cultuur is een historisch proces. Daarom is de informatieoverdracht en de mogelijkheid van hergebruik in de toekomst een aandachtspunt voor het beleid van culturele instellingen. Goed informatiebeleid herijk je met enige regelmaat - minimaal elke 5 jaar -, ook vanwege de snelle technologische ontwikkelingen. Bij het vernieuwen van je informatiebeleid verwerk je ervaringen van digitaliseringsactiviteiten van jezelf en anderen.
Businessmodelinnovatie
Om te helpen bij het opstellen van je informatiebeleid, kun je je huidige organisatiemodel of businessmodel eens onder de loep nemen. Digitale vernieuwing kan dit businessmodel verbeteren. Met het stappenplan van BMICE (Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed) kun je zelf met je organisatie of partners aan de slag om de kans van slagen van nieuwe ideeën voor digitale diensten of producten zo groot mogelijk te maken. Daarbij kijk je zowel naar de doelgroepen als naar de organisatie die de producten en diensten wil leveren. Je leest meer over BMICE op onze pagina 'Aan de slag met businessmodellen'.
Aan het begin van 2020 is DEN samen met Cultuur+Ondernemen en New Nodes gestart met het project Digitaal DNA. In vier bijeenkomsten met deelnemers uit de cultuursector verkenden wij de mogelijkheden van digitale innovatie om nieuwe verdienmodellen in de cultuursector te ontdekken en ontwikkelen. Lees nu de opbrengsten van het project op de pagina over Digitaal DNA.