Digitaliseren met beleid

Informatiebeleid beschrijft de manier waarop je organisatie wil omgaan met het verzamelen, hebben en delen van informatie. Je maakt informatiebeleid voor financiers, partners en je publieksdoelgroepen. Hiermee maak je transparant waar je voor staat, wat ze van je kunnen verwachten en hoe ze daaraan kunnen bijdragen.

Drie redenen om informatiebeleid te maken

1. Beleid is een onderdeel van het organiseren volgens de Deming-cycle (plan, do, check, act) die vaak wordt gehanteerd bij digitaliseringsprojecten. Het biedt houvast om de projecten structuur te geven.
2. De voortgaande digitalisering en vernetwerking veranderen de maatschappij aanzienlijk. Informatie en het gebruik van technologie zijn steeds belangrijkere onderdelen in het succesvol managen van organisaties. Informatiebeleid is daarom in een informatierijke sector als cultuur minstens zo belangrijk als personeels- en financieel beleid.
3. Informatiebeleid maakt duidelijk hoe je digitalisering wilt inzetten om je doelstellingen als organisatie te halen. Het maakt voor externe partijen duidelijk welke richting je daarbij opgaat en hoe ze daaraan kunnen bijdragen. Dit creëert een groter draagvlak en meer kansen voor betrokkenheid.

Aan de slag met informatiebeleid

Je documenteert je informatiebeleid voor een meerjarige periode. Je beschrijft allereerst de visie van je organisatie. Van daaruit definieer je doelen, waar je concrete doelstellingen en acties aan verbindt. Bij het vastleggen van informatiebeleid denk je ook na over wat je geleerd hebt van de uitvoering van voorgaande plannen, hoe je successen kunt herhalen en fouten kunt verbeteren.

Maar het formuleren en vastleggen van het informatiebeleid van je instelling alleen is niet genoeg. Het beleid moet ook onderdeel worden van de dagelijkse gang van zaken in de organisatie, zodat er daadwerkelijk mensen en middelen worden ingezet om het gekozen beleid uit te voeren. Maak dus afspraken voor het uitvoeren van de acties met mensen binnen en buiten je organisatie. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen op tijd beschikbaar zijn. Tenslotte bedenk je hoe je regelmatig evalueert in hoeverre de gestelde doelen zijn behaald en wanneer je het beleid zelf evalueert en zo nodig vernieuwt.

Evalueren en vernieuwen van je beleid

Cultuur is een historisch proces. Daarom is de informatieoverdracht en de mogelijkheid van hergebruik in de toekomst een aandachtspunt voor het beleid van culturele instellingen. Goed informatiebeleid herijk je met enige regelmaat - minimaal elke 5 jaar -, ook vanwege de snelle technologische ontwikkelingen. Bij het vernieuwen van je informatiebeleid verwerk je ervaringen van digitaliseringsactiviteiten van jezelf en anderen.