Vacature: Office Assistent (tijdelijk)

Als office assistent ontferm je je over een aantal administratieve taken op HR- en financieel gebied. Je bent eerste aanspreekpunt voor DEN, contactpersoon naar onze IT-partner en de IT vragen, helpt in- en externe afspraken te organiseren en zorgt voor een gezellig en goed functionerende kantooromgeving.  

Bij DEN signaleren we digitale trends, ondersteunen innovatie, ontwikkelen kennis en bieden dit in tools en trainingen aan. We werken aan de vertaling hiervan voor de cultuursector. Zodat de sector direct aan de slag kan met het ontwikkelen van een digitale strategie en voorbereid is op het publiek van de toekomst.  

Wat ga je doen?

Als Office Assistent ben jij een belangrijke schakel binnen DEN. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt en dat collega’s, bezoekers en partners zich welkom en goed geholpen voelen. Je houdt overzicht, regelt wat nodig is en schakelt makkelijk tussen verschillende vragen en werkzaamheden. Geen dag is precies hetzelfde en juist die afwisseling past bij jou. 

Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Afspraken en bijeenkomsten: je organiseert in- en externe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten, in samenwerking met de directieassistent.
• Communicatie en ontvangst: je beheert de algemene mailbox(en), post en telefoon en bent een toegankelijk eerste aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers.
• IT: je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over hardware en software en onderhoudt contact met onze IT-partner.
• HR en Finance: je ondersteunt bij verschillende administratieve werkzaamheden op het gebied van HR en Finance.
• Kantoor en faciliteiten: je zorgt ervoor dat het kantoor goed draait en dat onze werk- en vergaderruimtes op orde zijn. Van het ontvangen van bezoekers tot het regelen van praktische zaken: jij zorgt dat het goed komt.

Dit ben jij!

Jij bent een energieke en georganiseerde aanpakker die het leuk vindt om veel verschillende dingen tegelijk te doen. Je houdt van structuur, maar raakt niet van de wijs als de planning ineens verandert. Je weet wat er moet gebeuren, neemt initiatief en vindt het vanzelfsprekend om anderen te helpen.

Je herkent jezelf in het volgende:

• je bent een nauwkeurige, resultaatgerichte planner met drive en enthousiasme;
• je hebt kennis van en werk graag met alle microsoft 365 producten;
• ervaring met projectmatig werken, operationele bedrijfsvoering en werkzaamheden rondom secretariaat;
• je hebt een proactieve houding en oog voor verbeteringen;
• kennis van HR en verlofregistratie systemen is een pré;
• je communiceert transparant en prettig met verschillende mensen;
• je bent servicegericht en vindt het leuk om voor collega’s en bezoekers een fijne werkomgeving te creëren;
• en als het even tegenzit? Dan houd jij het hoofd koel en weet je met een gezonde dosis humor de klus alsnog te klaren.

Wat bieden wij jou?

• Salaris tussen €3.100,- en €4.100,- (o.b.v. 40 uur CAO-OI), afhankelijk van ervaring. 

• Een tijdelijk dienstverband voor de duur van de waarneming.

• Een vakantietoelage van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,33%, deelname ABP pensioenregeling.   

• Een warme, open werkcultuur in een betrokken, groeiend team van circa 25 collega’s.  

• Een werkplek waar digitale innovatie, cultuur en maatschappelijke impact samenkomen.
• En natuurlijk collega’s die het belangrijk vinden om samen te werken én het gezellig te hebben.

Enthousiast geworden?

Zie jij jezelf al rondlopen bij DEN en ervoor zorgen dat alles achter de schermen op rolletjes loopt? Dan maken we graag kennis met je!

Stuur voor 6 augustus een korte en bondige motivatie en je cv naar Natasja Frederiks, hr@den.nl. We kijken uit naar je reactie.