Alle processen via één systeem bij Holland Festival
Voor de schermen staat Holland Festival bekend om het innovatieve programma. Achter de schermen konden processen juist wel wat vernieuwing gebruiken. Holland Festival bundelde zoveel mogelijk processen in één digitaal systeem om de werkwijze efficiënter te maken en publiek beter te bereiken. Lees meer over hun aanpak en de succesfactoren.
Holland Festival innoveert met een nieuw digitaal systeem. Van de shortlists voor het festivalprogramma tot het archief, dit digitaliseringstraject verbetert bijna alle bedrijfsprocessen. “Als kleine organisatie wil je vooroplopen en vooruitstrevend zijn. Dit project past in die lijn,” vertellen Norbert Bode en Emily Ansenk
Een organisatiebrede, digitale vernieuwing
Het nieuwe, digitale systeem brengt alle afdelingen samen. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de foutmarge. Het project begon als zoektocht naar een nieuwe, meer geavanceerde marketingdatabase. Al snel zagen medewerkers een kans om meerdere processen binnen de organisatie te stroomlijnen. Zo groeide het project tot een organisatiebrede, digitale vernieuwing waar iedereen bij betrokken is.
Alles in één geeft inzicht
Holland Festival bracht het hele bedrijfsproces naar één platform. Daardoor fungeert het als planningssysteem, CRM, CMS, roosterpakket, registratiesysteem, developmentpakket en archiveringsmodule. Alles in één dus.
Ook het ticketsysteem werd gekoppeld. Zo krijgt het festival groter inzicht in de verkoopgeschiedenis van bezoekers. Deze informatie is goud waard, want hierdoor kunnen bezoekers beter bediend en persoonlijk benaderd worden.
Krijg inzicht in jouw bezoekers. Bekijk ons stappenplan publieksdata en ga aan de slag.
Het platform als archief voor content
De software doet ook dienst als CMS en legt de basis voor duurzame archivering. Alle gegevens over voorstellingen worden opgeslagen, van promotiefoto’s tot technische plannen. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden in promotiemateriaal of bij nieuwe opvoeringen.
Iedereen betrokken
Aan de hand van de wensen van alle medewerkers stelde Holland Festival hun plan op. Dit schept duidelijke kaders en geeft houvast bij beslissingen. Daarnaast kreeg het hierdoor intern draagvlak. Een flexibele instelling helpt hierbij. “Als festivalorganisatie zijn we flexibel. Snel kunnen schakelen en openstaan voor verandering zijn vaardigheden die we in grote mate aanwezig zijn onder onze medewerkers,” zegt Emily Ansenk, directeur van Holland Festival.
Stel de gebruiker centraal en ga stapsgewijs te werk
Holland Festival verdeelde het project in fases. Hierdoor konden steeds nieuwe onderdelen van de software worden ontwikkeld en getest. Holland Festival past hiermee onderdelen uit de design thinking methode toe: ze gaan oplossingsgericht en iteratief te werk waarbij de gebruiker centraal staat. Ook het werken met een multidisciplinair projectteam helpt om in elke fase de juiste expertise te betrekken.
Een kostenefficiënte oplossing
Een nieuw systeem kost niet per definitie meer dan je oude werkwijze. Door alle bestaande softwarepakketten te vangen in één systeem, kunnen de kosten zelfs minder zijn. Bovendien heeft de hele organisatie baat bij de mogelijkheden van een centraal systeem, in werktijd en efficiëntie bespaar je dus.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Emily Ansenk en Norbert Bode van Holland Festival.