Het programma van de DEN Academie inspireerde een samenwerking. Hierdoor konden Peter, Edric en Zetsia de collecties van de Nationale Bibliotheek en het Nationaal Archief van Aruba verder digitaliseren.

Van probleem naar oplossing

Binnen hun instellingen bleef het wachten op beschikbare budgetten, meer personeel of middelen om digitale projecten te realiseren. Het programma inspireerde Zetsia, Edric en Peter tot een samenwerking om zelf tot een oplossing te komen.

“Als je er concreet over nadenkt dan realiseer je je dat het probleem zich niet vanzelf oplost of dat er niet snel vanuit de overheid oplossingen zullen komen. De trainingen zorgden ervoor dat we meer oplossingsgericht gingen nadenken hoe we door samenwerkingen verder konden komen”, stelt Peter Scholing die in zijn rol bij de Nationale Bibliotheek van Aruba (BNA) verantwoordelijk is voor de digitale collectie en digitalisering van de instelling.

Verandering in denkwijze

De workshops van de DEN Academie lieten de Nationale Bibliotheek van Aruba (Opent een externe link) (BNA) en het Nationaal Archief (Opent een externe link) (ANA) nadenken over hoe zij de beschikbare middelen konden inzetten om zo de twee grootste collecties op het eiland digitaal te koppelen. “We gingen kijken wat we zelf konden oplossen, waar onze beperkingen lagen, maar ook waar we met andere instellingen konden samenwerken als er kennis of ervaring ontbrak om onze doelstellingen te halen”, legt Peter uit.

"De digitale transformatie zorgde ook voor een omslag in ons denken. We zetten onze samenwerkingen om in een netwerkstructuur, daarmee behouden we kennis voor de toekomst"
Peter Scholing

Edric Croes, hoofd van de afdeling Beheer en Behoud van het Nationaal Archief beaamt de transformatie in denkwijze. “Deze digitale transformatie komt op het juiste moment, we zien nu een verschuiving waarbij de oudere generatie ruimte maakt voor de nieuwe generatie waardoor wij anders omgaan met de huidige uitdagingen.” Een herkenbaar knelpunt waar beide instellingen tegenaan liepen is dat men fysiek aanwezig moest zijn om de collectie te kunnen bekijken. “Sinds ik ben afgestudeerd, was ik op zoek naar de volgende stap om de collectie toegankelijker te maken. Peter heeft dat voor de bibliotheek kunnen oplossen en wij konden mooi daarop aansluiten”, zegt Edric.

De sessies zorgden er ook voor dat Zetsia Ponson, informatiespecialist en hoofd van de afdeling Arubiana/Caribiana van de bibliotheek nadacht hoe zij haar creativiteit in kon zetten zodat er meer deuren opengaan. “We willen Aruba laten zien wat we te bieden hebben, zo proberen we het publiek nu ook te bereiken door middel van podcasts.”

— Zetsia Ponson digitaliseert archiefmateriaal

Samenwerken en samenkomen

Het cultureel erfgoed van Aruba is erg gefragmenteerd, bepaalde documenten zijn bij de bibliotheek te vinden of bij het nationaal archief, maar ook in Willemstad, Londen en Nederland is er informatie te vinden. Samenwerken werd daardoor ook een manier om de bronnen op één plek te verzamelen.

De samenwerking leidt daarnaast tot groter bereik, vindt Zetsia: “Ik beheer de fysieke collectie van de Arubiana/Caribiana afdeling. We willen het bereik vergroten zodat de bevolking beter geïnformeerd is over wat wij te bieden hebben en ons weet te vinden.” Voorheen werd er bij de instellingen weinig aandacht aan marketing besteed, Zetsia hoopt nu het tij te keren en die drempel weg te halen. Peter voegt toe dat het om een wisselwerking gaat: hoe meer drempels de bibliotheek en het archief kunnen weghalen, hoe groter de interesse vanuit de bevolking voor de collecties.

Zorg ook dat jouw publiek je in de toekomst ook kan vinden. En hou hun interesse vast. Duik in het publiek van de toekomst

Gebruikmaken van je netwerk

Struikelblokken die ze tegenkomen proberen ze nu via hun netwerk op te lossen. “Andere Arubaanse instellingen willen ook gebruik maken van het platform om hun materiaal online te plaatsen en willen onderdeel worden van ons netwerk. Zo behouden we niet alleen het cultureel erfgoed maar is het ook een platform voor informatie”, legt Edric uit. “In de regio zijn we vooruitstrevend en wordt er naar ons gekeken omdat wij al iets gevorderd zijn met digitalisering, maar internationaal gezien zijn we best laat gestart met dit proces”, vertelt Peter. Een inhaalslag van 20 jaar blijft een uitdaging, maar het voordeel is ook dat de instellingen gebruik kunnen maken van bestaande kennis.

We zetten samenwerkingen om in een netwerkstructuur, dan behouden we kennis voor de toekomst
Peter Scholing

Zij hopen dat andere instellingen ook meegaan in deze digitale transformatie. “We zien nu al de tastbare vruchten van digitalisering. Kijk maar naar de bijdragen op Wikimedia, het heeft dus ook een spin-off effect. We zetten samenwerkingen om in een netwerkstructuur, dan behouden we kennis voor de toekomst”, aldus Peter. Ook Zetsia is geïnspireerd om door te pakken: “De resultaten van de workshops zullen zeker geweldig zijn. We hebben goede voorbeelden meegekregen hoe wij onze doelgroep, de Arubaanse bevolking, kunnen bereiken en ook hoe we beter kunnen samenwerken om meer te bereiken.”