Veel werkzaamheden zijn repetitief. Wanneer je daar AI bij gebruikt, moet je telkens de context, gewenste tone of voice, doelgroep en andere wensen specificeren om tot een goed resultaat te komen. Dat kan makkelijker. AI-chatbots, ook wel AI-assistenten, zijn een hulpmiddel voor herhalende, specifieke taken. Een chatbot geef je vaste regels en instructies mee die je telkens opnieuw kunt gebruiken. Laat je bijvoorbeeld inspireren door de cultuur chatbots (Opent een externe link) van DEN. In dit artikel bespreken we drie functionaliteiten van generatieve AI-tools, geven we voorbeelden van taken waarvoor je AI-chatbots kunt gebruiken en delen we tips om zelf aan de slag te gaan.

Drie manieren om generatieve AI te gebruiken

Om te begrijpen wat een AI-chatbot is, helpt het om drie manieren van het gebruik van generatieve AI-tools te vergelijken.

Losse chats
Dit is de manier die de meeste mensen kennen. Je stelt een vraag aan een AI-tool en krijgt een antwoord. Je bouwt niet voort op eerdere gesprekken en er zijn geen vaste regels of instructies. Deze manier werkt het best voor snelle, eenmalige taken. Denk aan het genereren van ideeën (brainstormen), opzoeken van informatie, of het eenmalig laten schrijven van een tekst.
Projectomgevingen
Sommige generatieve AI-tools (ChatGPT en Claude) bieden een project-functie. In een project kun je meerdere documenten uploaden, langer in dezelfde context werken en voortbouwen op eerdere gesprekken. De project-functie is handig wanneer je meerdere taken wil uitvoeren waarbij dezelfde context (documenten) nuttig zijn. Bijvoorbeeld brainstormen over een evenement, een projectplan uitwerken voor een van de ideeën, sprekers zoeken voor het evenement, een websitetekst schrijven over het evenement, etc. Of het schrijven van een subsidieaanvraag.

Maar een projectomgeving is nog géén AI-chatbot op maat.
AI-chatbot op maat
AI-chatbots zijn een hulpmiddel voor herhalende en specifieke taken. Je stelt eenmalig de instructie in: de rol, het doel, de context, doelgroep, tone of voice, gewenste output, etc. Daarnaast kun je relevante documenten toevoegen. Vervolgens kun je deze taak oneindig vaak herhalen. Doordat de chatbot altijd dezelfde instructie mee krijgt, zijn de antwoorden consistenter. Dat is heel handig als je bijvoorbeeld altijd dezelfde schrijfstijl wil hanteren vanuit je organisatie of als je altijd dezelfde structuur wil aanbrengen in een projectplan.

	Losse chats	Projectomgeving
Gebruik	Eenmalige vragen of taken	Meerdere taken binnen hetzelfde project; voortbouwen op eerdere chats
Toegevoegde bestanden	Een of enkele bestanden die nuttig zijn voor de specifieke taak	Een of enkele bestanden die voor elke taak nuttig zijn
Resultaat	Variabel	Flexibel en consistent

Wat kun je met een AI-chatbot op maat?

AI-chatbots zijn in veel situaties inzetbaar. Hieronder staan enkele voorbeelden ter inspiratie:

Communicatie en marketing – teksten (her)schrijven in de eigen huisstijl, vereenvoudigen naar B1-niveau, teksten SEO en GEO-proof maken of controleren op leesbaarheid.
Educatie – lesmateriaal maken over de collectie, of educatieve formats hergebruiken met nieuwe inhoud of content aanpassen voor tieners.
Beleid en projecten – projectplannen structureren volgens vast format, of jaarverslag herschrijven en samenvattingen maken van notulen.
Data en evaluatie –enquêteresultaten samenvatten, bezoekersfeedback verwerken en evaluaties analyseren.
Doelgroepen testen – communicatie of concepten toetsen door vragen te stellen vanuit een beschreven doelgroep/persona. Geen vervanging van echt testpanel, maar een goede eerste check.

Welke tools kun je gebruiken?

Niet elke AI-tool biedt de mogelijkheid om chatbots te maken en je hebt hiervoor altijd een betaald account nodig. Hieronder een overzicht van de belangrijkste opties.

Aanbieder	Product	Chatbots	Toelichting
OpenAI	ChatGPT	CustomGPT’s	Met een gratis account kun je CustomGPT’s van anderen gebruiken. Eigen CustomGPT’s kun je alleen maken met een betaald account.
Microsoft	Copilot	Agents	Werkt goed binnen Microsoft 365. Copilot Agents zijn niet hetzelfde als AI-agents.
Google	Gemini	Gems	Integratie met Google Workspace mogelijk.

Op het moment van schrijven, bieden andere (meer verantwoorde) AI-tools deze functionaliteit niet aan of is het veel complexer om dit doen.

Zo bouw je zelf een AI-chatbot op maat

Wil je zelf je eerste AI-chatbot maken? Volg van de volgende stappen! Er zijn ook veel instructievideo’s te vinden over hoe je een AI chatbot maakt. Bijvoorbeeld de volgende voor CustomGPT’s (Opent een externe link), Copilot Agents (Opent een externe link) of Google Gems (Opent een externe link).

— Stop Repeating Yourself: How to Create a Custom GPT - Simpletivity

Stap 1 – Kies één concreet werkproces

Begin met één duidelijk afgebakende taak. Bijvoorbeeld: teksten herschrijven voor je doelgroep, een projectplan structureren of een van de andere genoemde voorbeelden. Hoe concreter je taak, hoe beter en consistenter het resultaat.

Stap 2 – Schrijf een duidelijke basisinstructie

Een goede instructie beschrijft de rol, de context (wat moet de AI weten over jouw organisatie, rol of taak), de taken (wat mag de AI doen en wat niet?), de doelgroep (voor wie doe je iets?), de stijl (welke toon en taalniveau?) en de gewenste output (artikel, samenvatting, 10 ideeën). Gebruik hiervoor onze vijf tips voor prompting en vraag AI om jouw prompt te verbeteren. Vraag daarnaast aan AI om jouw prompt te verbeteren.

Voorbeeld simpele basisinstructie: “Deze AI helpt bij het herschrijven van informatie voor museumbezoekers. Het taalniveau is B1. De teksten zijn informatief, neutraal en begrijpelijk. Voeg geen nieuwe informatie toe aan het artikel.”

Stap 3 – Upload relevante documenten

Bepaal welke verdere informatie nodig is om de taak goed uit te kunnen voeren. Denk bijvoorbeeld aan de schrijf- of huisstijl, beleidsplannen, projectomschrijvingen, educatieve formats, of eerdere subsidieaanvragen. Upload alleen wat nodig is voor de taak.

Stap 4 – Test met echte voorbeelden

Gebruik voorbeelden uit de praktijk en controleer: klopt de output? Blijft de agent binnen de regels? Is de toon consistent? Is de kwaliteit goed (genoeg)? Door met echte voorbeelden te werken, zie je snel wat goed gaat en wat bijgestuurd moet worden.

Stap 5 – Verbeter en implementeer

Maak instructies scherper op basis van je tests, voeg documenten toe of verwijder ze. Deel de chatbots vervolgens binnen de werkruimte van je AI-tool met collega’s en beschrijf duidelijk waarvoor je de chatbot kunt gebruiken en waarvoor niet.

Verdiep je in de risico’s van AI

Het gebruik van AI is niet zonder risico’s. Zorg ervoor dat jij en jouw collega’s de juiste kennis en vaardigheden hebben om de chatbot te gebruiken. Maak afspraken over hoe je omgaat met AI in een AI-beleid voor jouw organisatie.

Het maken van een AI-chatbot is niet ingewikkeld. Bekijk in de chatgeschiedenis van je AI-tool welke taken jij vaak herhaalt, begin met een van deze taken. Met een heldere instructie en de juiste documenten kom je al een heel eind. Zo creëer jij je eigen “assistent” die jouw werkwijze kent, je helpt om tijd te besparen én met je meedenkt wanneer dat nodig is.

AI-chatbots, custom GPT’s en AI-agents: wat is het verschil?

Een AI-chatbot is een algemene term voor een digitale assistent waarmee je kunt chatten om taken uit te voeren, zoals teksten schrijven of informatie samenvatten. Een chatbot op maat (bijvoorbeeld een custom GPT) stel je zelf in met vaste instructies, zodat je dezelfde taak steeds opnieuw kunt uitvoeren met consistente resultaten. In ChatGPT heten deze chatbots Custom GPT’s, in Microsoft Copilot Agents en in Google Gemini Gems. Een AI-agent gaat een stap verder: die kan meerdere stappen uitvoeren en soms zelfstandig acties ondernemen in andere systemen. In dit artikel gaat het vooral over chatbots op maat voor herhalende taken.