Denk je bij digitaliseren aan een pc, een scanner en een stapel papieren ernaast? Wat betekent digitalisering voor erfgoed en cultuurmakers? Niet alleen het bewaren van materiaal van vroeger, maar ook nadenken over hoe je dit nú en voor de toekomst goed inricht.

In het archief van je organisatie heb je misschien nog programmaboekjes uit de jaren ’80 of VHS videobanden van oude repetities. Schreef je vroeger aantekeningen in de kantlijn op papier, tegenwoordig gaat alles voor een groot deel digitaal. Dat geldt voor het werkproces in je organisatie en voor het maakproces van een voorstelling of product. 

Digitaliseren kan allereerst betekenen het omzetten van een fysieke bron (een tekening, foto, schilderij of tekst) naar een digitaal bestand. Om dit bestand goed te kunnen bewaren en terugvinden, heeft het vervolgens context nodig. Een duidelijke beschrijving of in erfgoedtermen: metadata. Dit geeft informatie over wie heeft het gemaakt, wanneer is het gemaakt, berust er auteursrecht of beeldrecht op, wie mag het gebruiken, et cetera. Die beschrijvingen en het digitale bestand moeten op een logische plek worden opgeslagen en aan elkaar gekoppeld.

 

Digitaliseren is een proces

Bij dit proces van fysieke bron naar digitaal bestand krijg je te maken met allerlei vragen. Wil je een gescande tekst doorzoekbaar maken? Is het bestand vindbaar en toegankelijk in een digitale omgeving zoals internet? Kunnen medewerkers in je organisatie het bestand terugvinden en het eventueel bewerken? Is het ook voor de toekomst duurzaam opgeslagen? Wat doe je met het originele bronbestand of object? Kortom, digitaliseren omvat ook een heel proces van digitaal beschikbaar stellen van culturele erfgoed informatie.

 

Born digital

Daarnaast bestaat er nog een derde vorm van digitalisering. Een bestand kan namelijk ook helemaal geen fysieke bron hebben. Dat geldt voor veel hedendaags materiaal bij uitstek: we schrijven geen brieven meer, maar mailen en appen, we maken foto’s, video’s en geluidsopnames op in digitaal formaat, we ontwerpen met een software programma en voor een kunstwerk hebben we ook niet per se een schildersdoek nodig. Materiaal dat zonder fysieke bron ontstaat noemen we born digital. Ook dit materiaal wil je op een goede manier kunnen bewaren en beschrijven, toegankelijk maken of hergebruiken.

 

Welke materialen kun je dan digitaliseren?

Begin eens met het spreekwoordelijke archief op zolder. Toneelscripts, brieven, fotomateriaal, audio- en video-registraties van voorstellingen, posters en aankondigingen, films en tv-opnames. Dit kun je allemaal naar een digitaal bestand omzetten. Maar ook bestanden als contracten en materiaal dat tijdens het maakproces ontstaat, zoals aantekeningen en opnames van oefensessies, zijn onderdeel van het culturele erfgoed van je organisatie. Kostuums, decors, ontwerpen, bladmuziek, videokunst; dit behoort ook tot materiaal dat je kan digitaliseren.

 

Het materiaal in je organisatie dat al digitaal bestaat, heeft met het oog op de toekomst ook aandacht nodig. Het bestand zelf of de drager verouderen. Een dvd kun je over enige tijd nergens meer op afspelen, een harde schijf kan beschadigen. In een duurzaam digitaliseringsproces neem je deze aandachtpunten mee.

 

Wat we níet bedoelen met digitaliseren

Digitaliseren waar wij het steeds over hebben gaat om het produceren, gebruiken en behouden van digitale culturele informatie (zowel born digital als gedigitaliseerd vanuit een fysieke bron). Alle andere vormen van digitalisering waar je als cultuur- of erfgoedinstelling ook mee te maken hebt, vallen buiten het werkterrein van DEN. Het gaat dus niet over kantoorautomatisering of crm-systemen.

 

Is het echt nodig om te digitaliseren of maakt dat voor onze organisatie niet zoveel uit? Wat heb ik eraan en moet ik er dan eigenlijk wel wat mee?
Heb je digitaal materiaal en een archief op orde, dan biedt dat veel mogelijkheden:
  • Het materiaal is bestendig voor de toekomst, een toekomst waarin de digitale en fysieke wereld steeds meer in elkaar overloopt
  • Informatie is makkelijker en sneller terug te vinden
  • Bovendien kun je de informatie hergebruiken in een andere context; denk aan crossmediale producties
  • Het inspireert nieuwe creaties en producties
  • Binnen je organisatie kun je je digitale materiaal koppelen aan andere informatie, waarmee verrijking van data ontstaat. Deze informatie kun je weer inzetten voor verschillende doeleinden. Denk aan educatie, marketing, publieksbereik.
  • Aansluiting bij andere projecten of opname in een groter geheel kan je een groter bereik opleveren. Het kan meer waarde geven aan je materiaal en aan je organisatie in de samenleving.
  • Met aansprekende digitale voorbeelden uit je eigen collectie of archief laat je zien wat je in huis hebt aan een groter, anders, diverser, internationaler publiek, afhankelijk van de doelstellingen van je organisatie

Digitalisering is een onmisbaar instrument geworden om cultuur en cultureel erfgoed voor iedereen beschikbaar te maken, nu en in de toekomst. Om goed te kunnen digitaliseren moeten cultuurinstellingen beleid ontwikkelen en investeren in kennis over ICT en de wijze waarop hun doelgroepen digitale media gebruiken. DEN biedt themadossiers die je verder op weg helpen.

 

De mogelijkheden tot digitaal duurzaam bewaren worden al bepaald bij de creatie van digitale bestanden. Daarom stelt DEN richtlijnen voor cultuurproducerende instellingen op en uitdragen ten behoeve van samenwerking op het gebied van houdbare, bruikbare en zichtbare digitale cultuurproducten.

 

Thema's
Deel dit artikel