Wat leg je vast op een projectcanvas?

Canvas betekent letterlijk: een leeg oppervlak dat je opvult met inhoud: fysiek, visueel of conceptueel. Op een projectcanvas breng je alle ideeën en de 'problemen' die je wil oplossen met jouw digitale project samen in één document. Dit projectcanvas gebruik je om meer inzichtelijk te maken waar je nog informatie mist, of waar je juist al heel veel weet.

Welke informatie heb je nodig om een projectcanvas in te vullen?

Waarom begin je dit digitale project? In welke bestaande (of nieuwe) behoefte voorziet het? Is het project nodig en zo ja, waarom is het nodig? Kortom: wat is de kernreden voor het ontwikkelen dit product?

Een eindgebruiker is de persoon die het digitale product dat je maakt zal gebruiken. Bij een CRM zijn dit interne medewerkers, bij een nieuwe website zijn dit twee groepen: je publiek die de website bezoekt én de medewerker die de site vult en bijhoudt. Zij hebben beide eisen en wensen voor het gebruik van het nieuwe digitale product.

Als je start met een digitaal project, is het belangrijk om de behoeften op te halen binnen je organisatie en van (andere) eindgebruikers. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar vooral de externe eindgebruikers worden nog weleens vergeten.

Tip: een goede manier om de behoeften van eindgebruikers vast te leggen (in het projectcanvas), is het gebruik van user stories. Leer meer over user stories.

Welke bestaande problemen ga jij oplossen met dit digitale project? Het klinkt vaak wat negatief om iets als 'problemen' te benoemen, maar gebruik het uitvragen van problemen om mensen mee te nemen in de aanloop naar deze nieuwe digitale oplossing, enthousiasmeer ze: dit gaat iets voor je oplossen (hier heb je later profijt van: mensen voelen zich meer betrokken)! Het uitschrijven helpt je eisen en wensen te onderscheiden waardoor je een goede basis hebt om aan de slag te gaan.

Hoe vertaal je de behoeften naar doelen waarvan je naderhand ook kunt zeggen: het is gelukt? ‘Meten is weten’ is niet voor niets een gevleugelde uitspraak: vertaal behoeften naar SMART-doelen.

SMART:

Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden

Kijk eerst naar je organisatiestrategie, welke rol willen jullie vervullen? Welk probleem of welke kans ligt eraan ten grondslag en hoe draagt het digitale project bij aan de missie van jullie organisatie?

Een goede en relevante vraag is: hoe zit het eigenlijk überhaupt met jullie digitale strategie en past dit erin? Hoe kijken jullie naar digitaal in (de toekomst van) jullie organisatie?

Nog geen digitale strategie? Hoog tijd om die te ontwikkelen. Vanuit de doelen van je organisatie kijk je bij zo’n digitale strategie naar de digitale middelen die je nu hebt, de behoeften en de kansen die er liggen. DEN biedt een e-learning (zelfstudie) en InCompany workshop (intern voor meeerdere personen in jouw organisatie) voor digitale strategie.

Het laatste onderdeel van het projectcanvas is het noteren van voorwaarden om het project tot een succes te kunnen maken. Denk aan dingen als: heldere doelen en een duidelijke link met jullie missie, voldoende budget een planning die realistisch is, een heldere governance en duidelijke afspraken over beheer, ondersteuning om het product ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken voor mensen binnen jullie organisatie, een goede samenwerking met de externe partij, enzovoort. Kom je er niet uit? Draai het om: wat kan ervoor zorgen dat dit project juist níet lukt? Dit, dan weer omgekeerd naar positieve verwoordingen, zijn de voorwaarden.

Voorbeeld van een projectcanvas

We delen twee projectcanvassen met je. Eén voorbeeld is een canvas dat al is ingevuld met een fictief project. Zo kun je zien hoe een projectcanvas eruit kán zien. Daarnaast een interactief projectcanvas dat je kunt invullen met je eigen digitale project.

In het volgende hoofdstuk gaan we in op het werken met user stories, iets wat vaak wordt toegepast in (o.a.) het projectcanvas.