Hoe organiseer je een succesvol digitaal project?
In deze longread met templates gaan we je helpen om een digitaal project op te zetten binnen de culturele sector. Alle stappen komen aan de orde. We vertellen je wat een digitaal project ís, uit welke fases het bestaat én wat er precies voor nodig is om een digitaal project te laten slagen. Kortom: we praten je er helemaal doorheen, van begin tot eind (en daarna!).
Wat is een digitaal project?
Om een digitaal project op te zetten, moet je natuurlijk eerst weten wat we onder een digitaal project verstaan. Eigenlijk is het antwoord daarop vrij simpel. Zodra het ‘eindproduct’ van jouw project een element in zich heeft dat digitaal is, is het al een digitaal project. We delen digitale projecten over het algemeen op in twee varianten: basis dienstverlening en innovatie. Maar… wat is het verschil nu precies? Dat leggen we hieronder uit.
Welke soorten digitale projecten zijn er?
Met basis dienstverlening bedoelen we de terugkerende, structurele dienstverlening die hoort bij de kern van je organisatie, bijvoorbeeld het implementeren van bestaande interne systemen of het vernieuwen van bestaande digitale middelen.
Dit betekent dat een digitaal project bijvoorbeeld een nieuw softwaresysteem kan zijn, online documentenbeheer, een samenwerkingsomgeving, een nieuwe (corporate) website of een administratiesysteem (planningsysteem, boekhoudsysteem, enzovoort).
Voor een digitaal project als onderdeel van je basis dienstverlening kun je goed vooraf omschrijven welke uitkomst je nastreeft en welke impact het project heeft op de organisatie.
Innovatie, of innovatieve digitale projecten, dat zijn producten die nog niet bestaan. Iets vernieuwends, dat er nog niet was en dat vanaf het begin bedacht, uitgedacht en ontwikkeld moet worden (dus bijvoorbeeld niet iets wat alleen verbeterd moet worden). Zoals games, een app of augmented reality of werken met nieuwe toepassingen van AI.
Een innovatieproject begint door het ‘nieuw’-aspect vaak met veel aannames en onzekerheden. Het proces verloopt ook anders dan bij een project voor je basis dienstverlening: bij innovatieprojecten is de exact gewenste uitkomst vaak nog niet helemaal bekend.
In deze cursus gaan we vooral focussen op digitale projecten binnen de basis dienstverlening. Dit omdat daarin de stappen redelijk algemeen en daarmee te voorspellen en uit te leggen zijn.
Digitaal project voor je basis dienstverlening
Om een digitaal project goed aan te pakken, moet je standaard drie fases doorlopen. Dit zijn de 3 fases van een digitaal project:
- De voorbereiding
- De uitvoering
- Het vervolg
Dit klinkt heel logisch: natúúrlijk begin je met voorbereiding, ga je daarna over tot uitvoering en komt er tot slot een vervolg. Maar welke kleinere stappen zijn er nodig bij elke fase? We beginnen met de voorbereiding.
Hoe bereid je een digitaal project voor?
Zoals we aangaven, begint elk digitaal project met de voorbereidingsfase. Want hoewel je altijd onverwachte dingen zult tegenkomen tijdens het realiseren (en opvolgen) van je project, kan een goede voorbereiding je veel kopzorgen schelen; een goede voorbereiding scheelt het halve werk! De voorbereiding begint met het uitpluizen waarom je dit digitaal project wil doen.
Waarom start je een digitaal project?
De allereerste vraag die je jezelf moet stellen, als je een digitaal project wil opzetten, nog vóór alle andere vragen, is: waarom willen jullie dit? Dit is een strategische vraag, bestaande uit de volgende subvragen:
- Waar lopen jullie nu tegenaan, waarbij het digitale project mogelijk (een deel van) de oplossing is
- Wát is concreet het probleem dat je oplost of de behoefte waarin wordt voorzien?
- Voor wie?
- (Waaróm) is het een probleem?
- Wat draagt digitaal bij aan de oplossing?
- Hóe draagt digitaal bij aan de oplossing?
- Hoe past dit binnen ons aanbod?
Deze vragen gaan we zo beantwoorden in een projectcanvas.
Gebruikers meenemen met verandermanagement
Wist je dat maar 16% van werknemers nieuwe initiatieven en werkwijzen zonder hulp adopteren? Dat betekent dat 84% dit dus niet doet!
Gebruikers meenemen met verandermanagement
Wist je dat maar 16% van werknemers nieuwe initiatieven en werkwijzen zonder hulp adopteren? Dat betekent dat 84% dit dus niet doet!
Het realiseren van een nieuw systeem heeft best wat voeten in de aarde. Want je kunt het wel maken, maar het moet ook echt worden gebruikt. Hoe zorg je daarvoor? En hoe verminder of voorkom je weerstand bij een digitaal project? Verandermanagement kan helpen. Verandermanagement is het punt waarop je actief iedereen gaat betrekken die op welke manier ook wordt geraakt door het digitale traject. We nemen je stap voor stap mee in de Prosci-methode voor verandermanagement zodat jouw digitaal project goed landt bij al jouw gebruikers.
Waarom start je een digitaal project?
Behoeften vastleggen in een projectcanvas
Een projectcanvas kun je zien als een compacte visuele weergave van een project, waarbij je belangrijke elementen snel en duidelijk structureert. Dat is handig voor het bedenken, bespreken en plannen van je digitale project. Hier staan we uitgebreid bij stil in het artikel Wat zet ik in een projectcanvas [link naar verdiepend artikel]. Dit is de perfecte start van jouw digitale project.
De briefing
Voor nagenoeg alle digitale projecten heb je een externe partij nodig. Een project canvas is meestal te summier om een gesprek over aan te gaan – dat is meer een strategische samenvatting. Daarom is het belangrijk om een duidelijke briefing op te stellen vóór je op zoek gaat naar een tech partij. Daarin geef je aan wat je verwacht, maak je een schatting van het budget, benoem je een grove deadline en geef je aan wie er intern betrokken moeten worden. In het artikel over het opstellen van een briefing leggen we dit stap voor stap uit en vind je een bijbehorende template.
Hoe kies ik de juiste technische partij voor mijn digitale project?
Welk technisch bureau zou passen bij jullie digitale project? Stel jezelf de volgende vragen bij de oriëntatie: is dit bedrijf bekend met jouw sector en hebben ze al eens een soortgelijk product (door)ontwikkeld? Past hun manier van werken bij jullie organisatie? Is hun wijze van projecten opzetten ook kloppend voor jullie? Past een groot of klein bureau bij jullie?
Je kunt natuurlijk werken met een bureau dat je al kent, maar kennismaken met nieuwe kanshebbers óf een pitch uitschrijven. Hoe je het beste een techpartij kiest, leggen we uit in dit artikel.
Je hebt je tech partij gekozen, en dan?
Je hebt je bureau. En dan? Vaak kijken jullie eerst of jullie voor een bestaande of nieuwe oplossing gaan. De eerste stap is beslissen of je gaat voor een bestaande oplossing (mogelijk met aanpassingen) of een nieuw product; meestal zul je tegenkomen dat de werkmethode wordt bepaald door het bureau waarmee je samenwerkt.
Zij hebben ervaring met het bouwen van het product en kunnen dus bepalen of het goed werkt in de context waarin jullie het willen gebruiken. Samen met je tech-partij bepaal je uiteindelijk: definitieve werkmethoden, uiteindelijke begroting, planning en het projectteam.
De fases van een bestaande oplossing
Als je voor een bestaande oplossing in de markt kiest, kun je vaak eerst een pilot afspreken met je technisch leverancier. Dat is een soort proefperiode. Je hoeft de oplossing dan niet meteen te kopen of een licentie aan te schaffen voor een lange periode, maar je maakt bijvoorbeeld drie maanden gebruik van de software om te proberen. Daarna kun je vaak tweaken en customizen (aanpassen dus) om tot het optimale resultaat te komen.
De fases van een nieuw digitaal product
Bouwen jullie een nieuw digitaal product? Dan doorloop je eigenlijk altijd vier fases: verkennen, ontwikkelen, testen en implementeren. Maar: er is een vijfde! Aanpassen en updaten. Dit wordt weleens vergeten, maar is integraal onderdeel van je digitale product.
Per fase is het belangrijk om meetpunten en besluitmomenten in te plannen. Je kunt dit vastleggen in een werkplan of roadmap.
Wat zijn de fases van uitvoering van een digitaal project?
In de verkenningsfase verzamel je informatie, breng je de doelgroep en eisen in kaart, probeer de probleemdefinitie scherp te krijgen en verken je mogelijke oplossingsrichtingen. Een groot deel daarvan heb je natuurlijk al gedaan in het project canvas en de briefing, dus vooral het verkennen van de mogelijke oplossingsrichtingen is relevant.
Dat doe je door bijvoorbeeld: onderzoeken, interviews, brainstorms, bestaande oplossingen analyseren.
Tijdens deze fase worden er concepten uitgewerkt en eerste versies gebouwd. Samen met de tech partij kijk je naar de functionaliteiten en de structuur. Dat doe je door bijvoorbeeld: wireframes te maken, technische ontwerpen op te stellen, prototypes bouwen.
Tijdens de testfase verzamel je feedback van je toekomstige gebruikers. Je brengt problemen en verbeterpunten in beeld en valideert aannames. Dat doe je door bijvoorbeeld: gebruikerstests, A/B tests, feedbacksessies, technische tests.
Tijdens deze fase nemen jullie het product daadwerkelijk in gebruik. Mensen worden getraind om het te gebruiken. Let op: dit lijkt de eindfase, maar erna zul je vaak in de praktijk nog te maken hebben met tweaks (aanpassingen) en bugs (‘fouten’). Dat doe je door bijvoorbeeld: lanceren van de software, handleiding en trainingen bieden, uitvoeren van iteraties en interventies, ondersteuning bieden.
Als je klaar bent, ben je níet klaar. Je zult altijd merken dat er toch nog dingen anders moeten omdat bijvoorbeeld behoeften veranderen of techniek verandert. Ook moeten gebouwde systemen regelmatig worden geüpdatet, ingericht worden op nóg betere functionaliteiten en worden onderhouden. Neem dit mee in je budget.
Welke verschillende projectmethodieken zijn er (en wat is scrum)?
Bij de Waterval methode worden een aantal fases één voor één doorlopen (lineair). Dat wil zeggen: stap voor stap, in één richting. Vandaar ook de naam Watervalmethode; omdat een waterval omlaag stroomt. Dat houdt in dat elke fase grondig en uitputtend alle vereisten worden geïnventariseerd en uitgewerkt. Pas daarna kun je door naar de volgende stap. Dit betekent ook dat het product pas aan het eind beschikbaar is, wanneer het helemaal af is, en dus nooit deelproducten.
In een statische wereld werkt dat uitstekend. De watervalmethode is dan ook het beste te gebruiken bij omgevingen die niet of nauwelijks veranderen: je bepaalt aan het begin heel goed je doel en gaat er vervolgens heel gericht en efficiënt op af. Maar vaak werkt het in de (digitale) praktijk niet zo.
Bij de watervalmethode moet je aan het begin van het projectgericht inschattingen maken. In een veranderende omgeving brengt deze methode het risico met zich mee dat de oorspronkelijke scope niet meer klopt; markt, klanten, wensen, enzovoort, kunnen veranderen terwijl je aan het ontwikkelen was.
Heel simpel gezegd merk je tijdens het werken aan een digitaal project vaak dat er nog dingen anders moeten. Hierbij past ‘iteratief werken’: telkens kijken of er iets toch anders of beter moet.
Iteratief, ofwel agile (in het Engels) werken, is ontstaan vanuit de behoefte om beter en sneller op de veranderende markt en veranderende behoeften en wensen in te kunnen spelen. Agile betekent letterlijk lenigheid, wendbaarheid. Als je werkt vanuit de agile methodiek, ben je ervan bewust dat omstandigheden veranderen. De methodiek maakt hier ruimte voor en stimuleert juist het testen van deeloplossingen. Geen groot masterplan dat stapsgewijs tot uitvoering wordt gebracht, maar kleinere projecten die bouwen aan een groot doel waarvan je aan het begin van de rit alleen de contouren hebt afgesproken. Bij iteratief/agile werk je vaak in kleine ‘sprints’ of rondes, dit heet de scrum methode.
Bij agile werken staat een aantal zaken centraal:
- De wereld om ons heen verandert, dus omgevingsfactoren die ons product raken veranderen ook
- De wensen van stakeholders zullen tijdens de looptijd van een project veranderen
- Om goed te kunnen inspelen op veranderingen, toets je continu of het werk dat je voor de komende tijd verricht nog steeds het meest waardevolle werk is
- Om vaak te kunnen toetsen, breng je ook vaker (deel)producten uit
- Tíjdens het ontwikkelen wordt er al getoetst, getest en gekeken wat werkt en wat niet, maar ook: nieuwe inzichten die worden opgedaan worden meteen meegenomen.
Hybride is een tussenvorm van meer traditionele vormen als waterval in combinatie met agile: zowel een vast lineair proces als ‘bewegende onderdelen’ en korte spurts.
In onze ervaring geldt dat voor de meeste digitale projecten in de cultuursector een hybride werkmethode goed werkt. Sommige dingen kun je namelijk wél voorspellen en bieden houvast, terwijl bij andere onderdelen de wendbaarheid en het verwerken van nieuwe inzichten centraal staat. Zo kan je ‘lenig’ blijven tijdens het project, maar ook realistisch werken binnen de organisatiestructuren die er vaak zijn in culturele organisaties.
Bron: Agile VS Waterval
Binnen agile werken en hybride werken wordt er vaak gebruik gemaakt van de scrum methode.
Simpel gezegd is scrum:
- Maak een lijst met wat er moet worden gebouwd
- Beslis wat je deze periode gaat doen (de sprint)
- Overleg elke dag en werk samen
- Laat aan het eind zien wat je hebt gemaakt
- Bedenk hoe het beter kan bij de volgende scrum ronde
- En begin weer bij punt 1
Bron: Agile VS Waterval
Wat als mijn externe leverancier agile/scrum wil, maar mijn organisatie traditionele planning gewend is?
Bespreek met jouw leverancier wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn voor jouw organisatie. Laat je informeren over de verwachtingen die de leverancier van jou heeft in een agile/scrum traject. Ervaring leert dat een mix-vorm vaak heel goed werkt, dus waterval in jouw organisatie en scrum bij het ontwerpbedrijf kan prima, zolang het proces vooraf maar goed besproken is en de verwachtingen over en weer helder zijn. Leg dit vooral ook vast, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Hoe bepaal ik het budget van mijn digitale project?
De stap hierna is de definitieve budgetbepaling. Hoeveel kost een digitaal project? Vaak helpt het bij een digitaal project om het om te draaien en ervoor te zorgen dat je vraag niet eindeloos groot en ingewikkeld wordt. Dan wordt de vraag dus: hoe groot is dit digitale project voor jouw organisatie, hoeveel budget én tijd van het team kun je ervoor vrijmaken? Met deze vraag in de hand is het al een stuk makkelijker om tot een budget te komen, omdat het de vraag concreter maakt en uitgaat van de beschikbare middelen.
Stappenplan om jouw budget te bepalen
De MoScoW methode bespraken we al: Must have, Should have, Could have, Won’t have (for now). Tijdens het opstellen van je budget voor het project, zijn de Musthaves (onmisbaar) en Should haves (zou je moeten hebben) natuurlijk leidend. Deze zet je dus bovenaan. De Could haves (mooi, maar niet noodzakelijk) zijn afhankelijk van zowel budget als prioriteit. De Won’t haves zijn iets wat nú geen prioriteit heeft en wat je laat liggen. Dit zijn belangrijke ingrediënten om te bepalen wat er minimaal in je digitale project moet worden opgenomen (MVP: minimal viable product). Maar wat moet er nog meer worden bepaald?
De budgetbepaling is vervolgens afhankelijk van de volgende belangrijke dingen.
- Kernfunctionaliteiten
- Designbehoeften
- Platformen
- Integraties (koppeling van systemen)
- Is er contentcreatie nodig? (en wie doet dat: wordt dat intern of extern?)
- De doorontwikkeling en onderhoud
Daarnaast zijn er nog wat vragen die je moet overleggen met je technische partij/externe bureau:
- Werken we met een fixed price? Of bepalen we het per stap?
- Welke rollen moeten er worden vervuld (die lichten we toe in het hoofdstuk: Stel je projectteam samen), wat zijn de benodigde uren en wat zijn de kosten daarvan? (let op: interne uren moeten ook worden berekend en externe uren zijn vaak kostbaar)
- Gaan we voor maatwerk (en in hoeverre) of niet?
- Zijn er licenties nodig die moeten worden betaald?
- Hoeveel kosten hosting, support, updates, doorontwikkeling na lancering? (en andere lange termijn kosten?)
LET OP: er zijn altijd onvoorziene kosten. Deze liggen meestal tussen de 10% en 30%. Een realistische schatting is meestal 20% bovenop het totaalbudget.
Naast budget voor het ontwikkelen van jouw digitale project is het ook belangrijk om budget vrij te maken voor onderhoud en doorontwikkeling. Dit wordt nog weleens vergeten – projecten worden nogal eens gezien als eindproducten, terwijl ze dit maar deels zijn, want de wereld staat niet stil. Het eindproduct is dus niet het eindproduct.
Voor een succesvolle doorontwikkeling van jouw project is het belangrijk voldoende tijd en budget toe te kennen voor technisch onderhoud én voor nieuwe inzichten.
Vaak ligt dat hoger dan je misschien vooraf verwacht, ga hierover al vroeg in gesprek met jouw technisch partner.
Een goede vuistregel om aan te houden is om minstens 20% van het startbudget te reserveren om de jaren erna (per jaar!) te kunnen besteden aan doorontwikkeling. Bij een projectbudget van bijvoorbeeld 25.000 euro betekent dit een jaarlijks budget van 5.000 euro. Het exacte bedrag is sterk afhankelijk van welke producten je hebt ingericht en welke kennis je inhuurt en al in huis hebt. Vooral afspreken wat je als team zelf kan doen en waarvoor je de technische partner nodig hebt is belangrijk te bespreken, dit heeft een grote invloed op budget.
De berekening die je uiteindelijk krijgt op basis van alle input:
Uren per rol x uurtarief.
Kosten licentie en/of tools
=
Budget
+
Risico/buffer (20% van budget)
Doorontwikkeling en onderhoud (20% van budget)
=
Totaalbudget ontwikkeling digitaal project
LET OP: doorontwikkeling en onderhoud bereken je met deze berekening voor één jaar. Elk jaar komt daar opnieuw de 20% van het oorspronkelijke budgetbedrag bij dat je in eerste instantie berekende!
Planning
Hoe zit een planning in elkaar? In een digitaal project zijn er qua planning drie onderdelen die elkaar beïnvloeden:
- Tijd (de hoeveelheid tijd die er is/die je vrij kunt maken)
- Scope (wat je maakt)
- De middelen (techniek, mensen)
Dit wordt de zogeheten scope driehoek genoemd.
Als je één van de drie verandert, heeft dat bijna altijd invloed op de andere twee. In een ideale wereld zijn tijd, scope en middelen altijd met elkaar in balans. In de praktijk zijn er vaak één of twee die de doorslag geven. Houd er dus rekening mee dat er één of twee van dit soort zwaartepunten in je project die invloed hebben op je planning. Leer in dit artikel hoe je een planning maakt (inclusief handige template).
Stel je projectteam samen
Hoe stel je een projectteam samen voor je digitale project? Bij digitale projecten is er bijna altijd sprake van een projectteam dat zich binnen én buiten de organisatie bevindt. We leggen uit hoe je bepaalt wie je binnen en wie je buiten de organisatie nodig hebt. In elk geval moeten de rollen van product owner, UX/UI designer, ontwikkelaar, contentspecialist en tester altijd vertegenwoordigd zijn.
Welke rollen zijn er binnen een digitaal project?
Bepaalt de richting en prioriteiten binnen het project en bewaakt de doelen en inhoud. Intern of extern: bij voorkeur intern, soms allebei.
Zorgt er bij agile projecten voor dat het proces goed loopt en haalt eventuele obstakels tijdens het proces weg. Intern of extern: kan allebei, maar is meestal extern, afhankelijk van de afspraken die jullie maken.
Ontwerpt het digitale product en is verantwoordelijk voor het visuele design. Intern of extern: meestal extern.
Bouwt de technische oplossing. Intern of extern: extern.
Levert tekst en beeld (soms worden deze rollen verdeeld of is er een coördinator die dit beheert). Intern of extern: meestal intern, in elk geval moet e.e.a. intern gecontroleerd.
Checkt de functionaliteiten, kwaliteit en de gebruiksvriendelijkheid van het digitale product. Intern of extern: allebei, wat betreft intern vaak in kleine teams
TIP: We hebben enkele rollen in een agile digitaal project voor je samengebracht in een artikel. Als je samenwerkt met een technische partner is het handig deze begrippen alvast te kennen.
Jouw project is ‘live’ – en dan?
Je digitale project is gebouwd, getest en de gebruikers kunnen ermee gaan werken. Het eerste wat je doet na het live gaan van je digitale project? Successen vieren! Sta stil bij wat er is bereikt en wat er positief gaat veranderen.
Er staat nu een mooi nieuw systeem dat jullie verder gaat helpen in het proces van digitale transformatie. Het is belangrijk om het einde van de uitvoeringsperiode niet te zien als het eindstation. Er zijn daarom een aantal stappen die je kunt (en moet) zetten.
Richt je organisatie goed in om systemen te beheren én te optimaliseren. Technisch beheer, een innovatieve werkgroep en kennisopbouw zijn belangrijk.
Weke stappen zet je na livegang?
Na de livegang is het belangrijk dat collega’s weten waar ze met vragen terechtkunnen. Dit gaat niet alleen om technische ondersteuning, maar ook om vragen over de nieuwe manier van werken. Richt daarom een duidelijk aanspreekpunt of team in dat verantwoordelijk is voor verschillende soorten vragen. Interne collega’s kunnen bijvoorbeeld functionele vragen beantwoorden, terwijl technische vragen eventueel bij een externe helpdesk terechtkomen. Het belangrijkste is dat iedereen weet bij wie welk type vraag hoort, zodat vragen snel en helder worden opgepakt. IT-systemen kunnen dit ondersteunen, maar vormen slechts een hulpmiddel; de kern is een overzichtelijke organisatiestructuur voor support.
Er zijn verschillende manieren waarop je feedback van gebruikers kunt verzamelen. Kijk vooral bij wat er past bij jouw organisatie en kijk naar de grootte van de groep waar je feedback van wilt.
Een kleine groep?
Hoe kleiner de groep, hoe beter het is om dit mondeling in een meeting te doen. Bereid je vragen van tevoren voor. Om te zorgen dat iedereen aan bod komt, kun je werken met een mentimeter (www.mentimeter.com).
Een grote groep?
Is de groep groot? Je kunt dan werken met een online enquête en/of door het inzetten van key-users of ambassadeurs: dit zijn afgevaardigde collega’s die feedback ophalen bij
Beheer en optimalisatie
Een digitaal project is eigenlijk nooit af. Je moet een project niet alleen technisch onderhouden (vergelijking: je telefoon heeft ook regelmatig een update) maar daarnaast moet je ook ruimte maken om door te ontwikkelen. Behoeften en mogelijkheden zullen veranderen.
Welke drie aspecten houd je in het oog voor beheer en optimalisatie?
Technisch beheer gaat over het dagelijks functioneren van jullie digitale product. Dingen als monitoren, het bewaken van de performance, de updates van beveiliging, het oplossen van bugs. Als er een goed technisch beheer is van jullie digitale product, blijft deze stabiel, veilig en betrouwbaar. Het is een noodzakelijk onderdeel van de voortgang. Technisch beheer kun je eventueel intern beleggen, als de juiste kennis aanwezig is. Je kunt het ook uitbesteden bij de leverancier, in dat geval maak je goede afspraken, voor een langere periode. Hoe dan ook zul je het systeem altijd moeten blijven beheren, technisch onderhouden en willen aanpassen.
Een innovatie werkgroep houdt zich bezig met toekomstige ontwikkelingen. Het signaleert kansen, zorgt voor de verzameling van ideeën en kijkt of nieuwe functionaliteiten interessant zijn. Deze groep experimenteert ook, om te onderzoeken of technologische ontwikkelingen kunnen bijdragen aan veranderende gebruikersbehoeften. Een innovatieve werkgroep kan zowel intern als extern zijn, maar de meest succesvolle vorm is meestal hybride: een combinatie van beide.
Kennisopbouw zorgt ervoor dat informatie over het product duurzaam wordt vastgelegd en gedeeld, zodat het niet versnipperd raakt. Denk aan documentatie, trainingsmateriaal, best practices en lessons learned. Dit voorkomt dat belangrijke kennis bij een klein aantal mensen blijft hangen en maakt teams wendbaarder en maakt onboarding makkelijker. Deze kennis wordt zowel extern als intern opgebouwd, maar zorg in elk geval dat de kennis ook intern wordt gedeeld en bewaard.
Jouw digitale project is onderdeel van een transformatie
Je digitale project is nu live — goed werk! Maar dit is zelden het einde van de digitale reis. Digitale projecten dragen bij aan een groter, continu proces binnen je organisatie: digitale transformatie. Die transformatie komt niet vanzelf tot stand; het is een veranderproces waarin je steeds opnieuw keuzes maakt, leert en bijstuurt.
Digitale transformatie vraagt om een gezamenlijke visie, waarin projecten een plek krijgen binnen een bredere digitale strategie. Door concrete doelen te formuleren en samen te werken aan verandering, creëer je niet alleen waarde voor je publiek, maar ook voor de manier waarop je organisatie werkt. Het verbinden van projecten aan deze strategie helpt je organisatie om veerkrachtig en toekomstbestendig te blijven in een continu veranderende digitale wereld.
Hoe meet ik de impact van mijn digitale project?
Het is logisch dat je je afvraagt wat de impact is van digitale activiteiten; hoe het bijdraagt aan maatschappelijke, educatieve of artistieke doelen. Ook dit is onderdeel van je digitale strategie. Je formuleert je van tevoren de impactdoelen voor jouw project of organisatie.
Vervolgens bepaal je welke (digitale) activiteiten daaraan bijdragen. Je meet deze impact door na implementatie van de nieuwe systemen je aannames te toetsen. Verzamel data over je publiek, zowel kwalitatief als kwantitatief. Bijvoorbeeld leeftijdscategorieën én reacties van mensen over hun beleving. Zo krijg je inzicht in wat echt werkt in de praktijk. Op basis van die inzichten kun je strategische keuzes onderbouwen, bijsturen en middelen in de toekomst doelgerichter inzetten.
