This is how to approach a digital project properly

What is a digital project?

To set up a digital project, you first need to understand what we mean by a digital project. The answer is actually quite simple. As soon as the 'end product' of your project includes an element that is digital, it is already a digital project. This ranges from digital basic facilities, such as a website or CRM system, to innovative applications like a digital exhibition or app.

In this 'longread', we cover all the steps involved in a digital project within basic services. By this, we mean the recurring, structural services that are part of the core of your organization, such as implementing existing internal systems or renewing existing digital tools.

This means that a digital project could, for example, be a new software system, online document management, a collaboration environment, a new (corporate) website, or an administrative system (planning system, accounting system, etc.).

For a digital project as part of your basic services, you can clearly define in advance what outcome you aim for and what impact the project will have on the organization.

Setting up a digital project for your basic services

To properly approach a digital project, you must go through three standard phases: preparation, execution, and follow-up.

Preparation includes, among other things, clearly articulating the "why" and creating a project canvas. You can think of this as a compact visual representation of a project, where you quickly and clearly structure key elements. This is useful for brainstorming, discussing, and planning your digital project. A project canvas can help you consider the questions you need to answer before starting your digital project.

1. Preparation

Go directly to Execution and Live

a. The project canvas as a tool for a digital project

Such a project canvas is a tool and a precursor to the briefing you eventually communicate to a technical partner. It’s a kind of preliminary research. In a project canvas, you answer questions like: why do you want this digital project, what problems are you solving with the digital project, and who is the digital project intended for? With DEN's project canvas template and step-by-step plan, you can structure these questions and their answers. This gives you a clear starting point for a digital project.

b. How can user stories help me further?

In a project canvas, you often work with user stories. A user story is literally: a user’s story. A user story is a short description of a user’s need in the form of a brief narrative. User stories help you to understand in advance what exactly you are solving for whom and why with your digital project. Use our template for user stories within a digital project.

c. How do I determine what is important within my digital project?

The MoSCoW method

While creating your project canvas and working with user stories, you will need to prioritize: what is important and what is not? To prioritize well within a digital project, you need to list: which elements are nice to have but not necessary? What is desirable but currently at the bottom of the priority list? And what will we (consciously) leave aside for the time being?

There is a simple method to distinguish all these things: the MoSCoW method. This method distinguishes Must-have (mandatory), Should have (ideally), Could have (nice but not essential now), and Won’t have (we’ll leave it for now). This is the difference between the four.

Must have

The Must-have list includes elements that are crucial to start the project. For example, hardware or privacy-preserving software.

Should have

The wish list includes items you want to deliver in the medium to long term. These points are not yet necessary for the first phase of the project (in the short term). For example, using a Large Language Model trained only with your data.

Could have

A list of Could haves says: this is nice to have but perhaps something for later. For example, a new CRM system that can ‘communicate’ with the CMS.

Won’t have

That’s clear: (for now) not needed. By distinguishing between these four, you have a clear view of priorities and know what is mandatory and what is optional. This list also helps you in a concrete discussion later with your future technical partner.

d. Change management: how to involve users in a digital project?

One of the ways to make change easier and more successful is the Prosci method*, a well-known change management method. We guide you step by step through the Prosci method for change management.

Implementing a new system can be quite challenging. You can create it, but it also needs to be used. How do you ensure that? And how do you reduce or prevent resistance in a digital project? Change management can help. Change management is the point where you actively involve everyone who is in some way affected by the digital process. We guide you step by step through the Prosci method for change management so that your digital project is well-received by all your users.

*Prosci is a globally leading methodology for change management, focused on the human side of change. It uses the well-known ADKAR model (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) to guide individuals and organizations through transformations.

e. Hoe schrijf je een goede briefing?

Voor nagenoeg alle digitale projecten heb je een externe partij nodig. Een project canvas is meestal te summier om een gesprek over aan te gaan – dat is meer een strategische samenvatting. Daarom is het belangrijk om een duidelijke briefing op te stellen vóór je op zoek gaat naar een tech partij. Daarin geef je aan wat je verwacht, maak je een schatting van het budget, benoem je een grove deadline en geef je aan wie er intern betrokken moeten worden.

f. Hoe kies ik de juiste technische partij voor mijn digitale project?

Welk technisch bureau zou passen bij jullie digitale project? Stel jezelf de volgende vragen bij de oriëntatie: is dit bedrijf bekend met jouw sector en hebben ze al eens een soortgelijk product (door)ontwikkeld? Past hun manier van werken bij jullie organisatie? Is hun wijze van projecten opzetten ook kloppend voor jullie? Past een groot of klein bureau bij jullie?

Je kunt natuurlijk werken met een bureau dat je al kent, maar kennismaken met nieuwe kanshebbers óf een pitch uitschrijven.

Je hebt je tech partij gekozen, en dan?

Je hebt je bureau. En dan? Vaak kijken jullie eerst of jullie voor een bestaande of nieuwe oplossing gaan. De eerste stap is beslissen of je gaat voor een bestaande oplossing (mogelijk met aanpassingen) of een nieuw product; meestal zul je tegenkomen dat de werkmethode wordt bepaald door het bureau waarmee je samenwerkt.

Zij hebben ervaring met het bouwen van het product en kunnen dus bepalen of het goed werkt in de context waarin jullie het willen gebruiken. Samen met je tech-partij bepaal je uiteindelijk: definitieve werkmethoden, uiteindelijke begroting, planning en het projectteam.

• De fases van een bestaande oplossing

Als je voor een bestaande oplossing in de markt kiest, kun je vaak eerst een pilot afspreken met je technisch leverancier. Dat is een soort proefperiode. Je hoeft de oplossing dan niet meteen te kopen of een licentie aan te schaffen voor een lange periode, maar je maakt bijvoorbeeld drie maanden gebruik van de software om te proberen. Daarna kun je vaak tweaken en customizen (aanpassen dus) om tot het optimale resultaat te komen.

• De fases van een nieuw digitaal product

Bouwen jullie een nieuw digitaal product? Dan doorloop je eigenlijk altijd vier fases: verkennen, ontwikkelen, testen en implementeren. Maar: er is een vijfde! Aanpassen en updaten. Dit wordt weleens vergeten, maar is integraal onderdeel van je digitale product.

Per fase is het belangrijk om meetpunten en besluitmomenten in te plannen. Je kunt dit vastleggen in een werkplan of roadmap. 

2. Uitvoering

Ga direct naar fase: live

Je hebt de juiste technische partner gekozen, de briefing scherp en de voorbereiding afgerond — tijd om écht aan de slag te gaan. In de uitvoeringsfase komt alles samen: plannen worden tastbare stappen, ideeën worden gebouwd en je samenwerking krijgt vorm. Samen met je techpartij definieer je niet alleen wat er gebouwd wordt, maar ook hoe je gaat werken, met welk team, welk budget, en in welke tijd. In de komende secties nemen we je stap voor stap mee door dit proces, zodat je heldere keuzes maakt én grip houdt op wat er onderweg gebeurt.

a. Wat zijn de fases van uitvoering van een digitaal project?

b. Bepaal je werkmethode

Als je verder gaat met je digitale project, moet je natuurlijk bepalen hóe je wilt werken. Er zijn verschillende projectmethodieken voor je digitale project. Je kunt bijvoorbeeld werken met de watervalmethode, met agile/scrum of hybride.

Welke verschillende projectmethodieken zijn er (en wat is scrum)?

Wat als mijn externe leverancier agile/scrum wil, maar mijn organisatie traditionele planning gewend is?

Bespreek met jouw leverancier wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn voor jouw organisatie. Laat je informeren over de verwachtingen die de leverancier van jou heeft in een agile/scrum traject. Ervaring leert dat een mix-vorm vaak heel goed werkt, dus waterval in jouw organisatie en scrum bij het ontwerpbedrijf kan prima, zolang het proces vooraf maar goed besproken is en de verwachtingen over en weer helder zijn. Leg dit vooral ook vast, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.

c. Hoe bepaal ik het budget van mijn digitale project?

De stap hierna is de definitieve budgetbepaling. Hoeveel kost een digitaal project? Vaak helpt het bij een digitaal project om het om te draaien en ervoor te zorgen dat je vraag niet eindeloos groot en ingewikkeld wordt. Dan wordt de vraag dus: hoe groot is dit digitale project voor jouw organisatie, hoeveel budget én tijd van het team kun je ervoor vrijmaken? Met deze vraag in de hand is het al een stuk makkelijker om tot een budget te komen, omdat het de vraag concreter maakt en uitgaat van de beschikbare middelen.

Stappenplan om jouw budget te bepalen

d. Planning

Hoe zit een planning in elkaar? In een digitaal project zijn er qua planning drie onderdelen die elkaar beïnvloeden:

1. Tijd (de hoeveelheid tijd die er is/die je vrij kunt maken)
2. Scope (wat je maakt)
3. De middelen (techniek, mensen)

Dit wordt de zogeheten scope driehoek genoemd.

Als je één van de drie verandert, heeft dat bijna altijd invloed op de andere twee. In een ideale wereld zijn tijd, scope en middelen altijd met elkaar in balans. In de praktijk zijn er vaak één of twee die de doorslag geven. Houd er dus rekening mee dat er één of twee van dit soort zwaartepunten in je project die invloed hebben op je planning.

e. Stel je projectteam samen

Hoe stel je een projectteam samen voor je digitale project? Bij digitale projecten is er bijna altijd sprake van een projectteam dat zich binnen én buiten de organisatie bevindt. We leggen uit hoe je bepaalt wie je binnen en wie je buiten de organisatie nodig hebt. In elk geval moeten de rollen van product owner, UX/UI designer, ontwikkelaar, contentspecialist en tester altijd vertegenwoordigd zijn.

Welke rollen zijn er binnen een digitaal project?

3. Live

Je digitale project is gebouwd, getest en de gebruikers kunnen ermee gaan werken. Het eerste wat je doet na het live gaan van je digitale project? Successen vieren! Sta stil bij wat er is bereikt en wat er positief gaat veranderen.

Er staat nu een mooi nieuw systeem dat jullie verder gaat helpen in het proces van digitale transformatie. Het is belangrijk om het einde van de uitvoeringsperiode niet te zien als het eindstation. Er zijn daarom een aantal stappen die je kunt (en moet) zetten.

Richt je organisatie goed in om systemen te beheren én te optimaliseren. Technisch beheer, een innovatieve werkgroep en kennisopbouw zijn belangrijk.

a. Zet een supportsysteem op voor gebruikers

Als je digitale project live is, is het belangrijk dat collega’s weten waar ze met vragen terechtkunnen. Niet alleen voor technische ondersteuning, maar ook over de nieuwe manier van werken. Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt of team dat dit soort vragen beantwoordt. Denk aan: interne collega’s voor het beantwoorden van functionele vragen en een externe helpdesk voor technische vragen. Het belangrijkste is dat mensen weten bij wie ze terechtkunnen met welke vraag. IT-systemen kunnen dit ondersteunen, maar vormen slechts een hulpmiddel; de kern is een overzichtelijke organisatiestructuur voor support.

TIP: zet online een lijst met FAQ (veelgestelde vragen) waarbij antwoord wordt gegeven op veelgestelde vragen én duidelijk wordt bij wie je met welke vraag moet zijn als je er niet uitkomt.

b. Verzamel feedback van gebruikers na livegang

Er zijn verschillende manieren waarop je feedback van gebruikers kunt verzamelen. Kijk vooral bij wat er past bij jouw organisatie en kijk naar de grootte van de groep waar je feedback van wilt.

Een kleine groep?

Hoe kleiner de groep, hoe beter het is om dit mondeling in een meeting te doen. Bereid je vragen van tevoren voor. Om te zorgen dat iedereen aan bod komt, kun je werken met een mentimeter (www.mentimeter.com).

Een grote groep?

Is de groep groot? Je kunt dan werken met een online enquête en/of door het inzetten van key-users of ambassadeurs: dit zijn afgevaardigde collega’s die feedback ophalen bij

c. Further development, management, and optimization 

A digital project is actually never finished. You not only need to maintain a project technically (comparison: your phone also regularly receives updates) but also need to make room for further development. Needs and possibilities will change.

Which three aspects should you keep in mind for management and optimization?

d. A digital project as part of digital transformation and digital strategy

Your digital project is now live — great work! But of course, this is not the end of your cultural organization’s digital journey. Digital projects contribute to a larger, continuous process: digital transformation. Digital transformation is a process of change where you continuously make choices, learn, and adjust.

Digital transformation means a vision in which digital projects fit within a broader digital strategy. A good digital strategy has concrete goals that contribute to change valuable to both the audience and the organization. With a good digital strategy, your cultural organization becomes resilient and future-proof in an ever-changing digital landscape.
 

e. How do I measure the impact of my digital project?

It’s understandable that you wonder about the impact of digital activities; how they contribute to societal, educational, or artistic goals. This too is part of your digital strategy. You define the impact goals for your project or organization in advance.

You then determine which (digital) activities contribute to those goals. You measure this impact by testing your assumptions after implementing the new systems. Collect data about your audience, both qualitative and quantitative. For example, age categories and reactions from people about their experience. This gives you insight into what really works in practice. Based on those insights, you can substantiate strategic choices, adjust, and allocate resources more effectively in the future.