Eén digitale ambitie voor de hele organisatie
Hoe zet je digitale middelen in om je erfgoedcollectie op een aantrekkelijke manier onder de aandacht te brengen van je publiek? Met die vraag ging Archeologiemuseum Huis van Hilde, het archeologiedepot van Noord-Holland, aan de slag tijdens een begeleidingstraject van DEN. Zo ontwikkelde de organisatie een digitale strategie, die helpt de komende jaren keuzes te maken.
Huis van Hilde volgde workshop digitale strategie.
Archeologiemuseum Huis van Hilde is een bijzondere culturele organisatie: het museum is sinds 2022 onderdeel van de provincie. Het museum heeft een belangrijke wettelijke taak in het delen van kennis op het gebied van erfgoed. Denk bijvoorbeeld aan het onderzoeken van voorwerpen die eerder zijn opgegraven.
Die positie als overheidsinstelling maakt digitaal innoveren meteen ook een stukje ingewikkelder. ‘Aan de ene kant kan Huis van Hilde leunen op algemene afspraken van de overheid, aan de andere kant zorgt dat soms ook voor beperkingen,’ vertelt directeur Rylana Seelen. ‘Toch vinden we het belangrijk dat we zelf onze koers bepalen. Daarvoor hadden we inzicht nodig in hoe we er nu voor staan. Ook wilden we onze eigen wensen in kaart brengen.’
Basis van het werk
In de incompanyworkshop digitale strategie ging DEN met deze wensen aan de slag. Een eerste ontdekking: de behoefte aan een digitale strategie leeft bij iedereen. ‘Het is geen wens, het is de basis voor ons werk,’ aldus Seelen. ‘Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor deze strategie, en heeft zo zijn eigen wensen. Dankzij goede gesprekken konden we die samenbrengen in één digitale ambitie.’
Huis van Hilde bleek al redelijk vergevorderd te zijn op digitaal gebied. Er werd al veel gewerkt met open data en de collectie was al voor een groot deel beschikbaar. Ook werd al onderzocht of augmented reality kon worden gebruikt om een rondleiding voor bezoekers te verrijken met extra informatie.
Tegelijkertijd waren er ook nog mogelijkheden voor verbetering, vooral in het bereiken en informeren van het publiek via digitale routes. Zo heeft Huis van Hilde een groot depot, maar dat is in het museum nog niet goed zichtbaar. Daarin kunnen digitale oplossingen een helpende hand bieden, bijvoorbeeld in de vorm van virtual reality.
Toekomstbestendig blijven
Zulke stappen werden tot nu toe niet altijd gezet vanwege een gebrek aan tijd en geld en de afhankelijkheid van externe partijen. ‘Wij zijn vaak afhankelijk van de systemen die ons vanuit de overheid worden opgelegd,’ legt Seelen uit. ‘Dat helpt ons niet altijd om snel stappen te zetten. Onze collectie heeft zoveel verhalen in zich, die willen we graag delen met ons publiek. Zo willen we de nieuwsgierigheid aanwakkeren over het verleden van Noord-Holland.’
De conclusie van de workshop: om als museum toekomstbestendig te blijven, is het belangrijk dat de collectie op een inspirerende manier tot leven komt. Daarin kan digitale technologie veel betekenen: voorafgaand aan het museumbezoek, maar ook tijdens het bezoek én na afloop.
Het formuleren van die conclusie heeft geholpen om digitale innovaties versneld in gang te zetten. ‘Zo’n ambitie helpt om de neuzen dezelfde kant op te krijgen,’ aldus Seelen. ‘Deze stappen zijn onderdeel van een grotere wens om veranderingen in onze organisatie aan te brengen.’
Systemen onder de loep
Een uitdaging bij het uitrollen van al deze ambities is het werken met vrijwilligers, vaak met een hogere leeftijd. ‘Zij weten niet altijd hoe nieuwe technologie werkt. Dat bleek bijvoorbeeld lastig toen we overgingen op SharePoint: het was lastig ze die werkwijze aan te leren. Betaalde krachten kun je aanspreken op hun functioneren, maar bij vrijwillige krachten is dat moeilijker.’
De komende tijd wil Seelen de handvatten van DEN omzetten in een meerjarenplan, dat een vast onderdeel moet worden van het beleid. ‘We gaan per jaar focuspunten vaststellen. Dit jaar nemen we de verschillende systemen die we gebruiken onder de loep: helpen ze ons nog wel genoeg?’
Steeds belangrijker
Die stappen had Huis van Hilde zonder DEN niet kunnen zetten. ‘We hebben intern niet altijd alle kennis in huis, bijvoorbeeld op het gebied van trends in het digitale veld. We zijn allemaal heel gemotiveerd, maar we hebben niet altijd de tijd om erover na te denken. De workshop van DEN hielp ons om even stil te staan en samen te kijken waar we staan en waar we naartoe willen. Een digitale strategie is heel belangrijk, en dat belang wordt de komende jaren alleen nog maar groter.’
Hiermee samen aan de slag gaan zorgt voor eenheid, merkte Seelen ook. ‘Deze digitale strategie gaat ons allemaal aan: met deze ambities in de hand kunnen we bepalen wat we wel doen en wat juist niet. Dit lijken misschien kleine stappen, maar ze helpen ons ons werk de hele dag beter te kunnen uitvoeren. De kennis en persoonlijke benadering van DEN zijn voor ons van grote meerwaarde geweest.’
Een digitale strategie is heel belangrijk, en dat belang wordt de komende jaren alleen nog maar groter.
Steeds belangrijker
Die stappen had Huis van Hilde zonder DEN niet kunnen zetten. ‘We hebben intern niet altijd alle kennis in huis, bijvoorbeeld op het gebied van trends in het digitale veld. We zijn allemaal heel gemotiveerd, maar we hebben niet altijd de tijd om erover na te denken. De workshop van DEN hielp ons om even stil te staan en samen te kijken waar we staan en waar we naartoe willen. Een digitale strategie is heel belangrijk, en dat belang wordt de komende jaren alleen nog maar groter.’
Hiermee samen aan de slag gaan zorgt voor eenheid, merkte Seelen ook. ‘Deze digitale strategie gaat ons allemaal aan: met deze ambities in de hand kunnen we bepalen wat we wel doen en wat juist niet. Dit lijken misschien kleine stappen, maar ze helpen ons ons werk de hele dag beter te kunnen uitvoeren. De kennis en persoonlijke benadering van DEN zijn voor ons van grote meerwaarde geweest.’
Auteur: Anne van den Dool
