Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Bezoekersgegevens uitwisselen met theaters

Om meer inzicht te krijgen in je publiek kan je gebruikmaken van bezoekersgegevens, bijvoorbeeld door deze uit te wisselen met andere partijen. Door de AVG zijn er echter ook beperkingen op wat je wel en niet mag doen om de privacy van je bezoekers te beschermen. Op 17 september organiseerde DEN een virtuele workshop over gegevensuitwisseling en de AVG. In de workshop keken we onder leiding van Arvid van Bokhorst wat je allemaal wel en niet mag in het kader van de AVG en hoe je toch op een verantwoorde manier meer informatie over je publiek kunt verzamelen. Hieronder volgt een kort verslag van de workshop met enkele tips.

AVG in het kort

De AVG is sinds mei 2018 van toepassing en geldt voor alle instellingen en bedrijven die persoonsgegevens verzamelen. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn naar nog levende personen, zoals een naam of een adres of gegevens die iets zeggen over een specifiek persoon, zoals bijvoorbeeld medische gegevens of religie. Je mag die gegevens alleen maar verzamelen als je aan de voorwaarden van de AVG voldoet.  Bovendien mogen je bezoekers of klanten altijd vragen om inzicht in welke gegevens je van hen hebt opgeslagen of gebruikt en ze mogen altijd vragen om deze gegevens te verwijderen. In de AVG wordt ook aangegeven of je de gegevens dan inderdaad moet verwijderen. Soms is het wettelijk wel verplicht om bepaalde gegevens te bewaren. Meer informatie hierover kun je lezen op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook heeft DEN in het verleden een aantal studiemiddagen georganiseerd waarin gekeken is naar persoonsgegevens in collecties en archieven. Je kunt daarover meer teruglezen in het verslag van 2018 en 2019.

De AVG en publieksgegevens

Voor veel gezelschappen kan publieksdata helpen om voorstellingen te verkopen of om op andere manieren hun publiek beter te bedienen. Die data is vaak in het bezit van de theaters zelf die de voorstellingen programmeren. Zij mogen die data niet zomaar afgeven of delen. Daarbij is de cruciale vraag: wie doet de verkoop van de tickets? Is dat het kassasysteem van het theater zelf, dan mogen zij binnen de AVG noodzakelijke data verzamelen en bewaren (met een redelijke termijn) om ervoor te zorgen dat de transacties op een goede manier verlopen. Wel kunnen theaters toestemming vragen aan de bezoekers of ze de data mogen delen met het theatergezelschap dat de betreffende voorstelling maakt. Doen ze dit zomaar zonder toestemming, dan is er sprake van een overtreding van de AVG. 

Wat kun je wel doen

Kortom, het delen van persoonsgegevens tussen instellingen is lastig, zo niet wettelijk verboden, zonder dat bezoekers daar expliciete toestemming voor geven. Je kunt natuurlijk wel met de zaal in onderhandeling gaan om te vragen of zij zo’n toestemming kunnen invoegen bij het bestelformulier van de kaarten. Of een theater dat vervolgens kan of wil is afhankelijk van de flexibiliteit van een kassasysteem en of er iemand is die ook in de gaten kan houden dat de data op de juiste manier wordt gedeeld. Deze afspraken moet je vastleggen in een verwerkingsovereenkomst.

Tip van Arvid: maak in een zo’n vroeg mogelijk stadium goede afspraken over het uitwisselen van gegevens en het vragen van toestemming, in ieder geval voordat de kaartverkoop start.

Een andere manier om toch meer inzicht te krijgen in de achtergrond van je bezoekers is het gebruik van geanonimiseerde data. Zodra gegevens niet meer herleidbaar zijn tot een specifiek persoon, zijn het geen persoonsgegevens meer en vallen deze data niet meer onder de AVG. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen van postcodes, zonder dat je weet wie bij welke postcode hoort of leeftijd van je bezoekers. Op basis van dat soort bulkgegevens kun je toch bezoekersprofielen maken die je vervolgens weer kunt gebruiken voor je marketing.

Tip van Arvid: Denk na over welke gegevens je nodig hebt en waarmee je toch iets kunt zonder dat deze in strijd zijn met de AVG en vraag aan een theater waarmee ze je wel kunnen helpen.

Ook voor deze tip geldt dat een goede relatie met de zaal waar je speelt, heel belangrijk is. Ga daarom op tijd met ze in gesprek om te bespreken welke data ze mogen verzamelen, welke ze daarvan kunnen verzamelen en hoe ze die vervolgens anoniem kunnen aanleveren. Een terugkerende vraag in de workshop was of gezelschappen pr-materiaal (drukwerk of digitaal) aan theaters mogen geven om die te versturen aan hun klantenbestand. Volgens Arvid is dat mogelijk, maar wel onder strikte voorwaarden. In de eerste plaats moet het voor de ontvanger duidelijk zijn dat het pr-materiaal afkomstig is van het theater dat de gegevens mag bewaren en niet van een derde partij (in dit geval het gezelschap) en het theater moet ook al toestemming hebben gevraagd aan die bezoeker of ze dit soort materiaal mogen versturen.

In feite komt het steeds neer op de volgende vragen:

  • Mag ik deze gegevens verzamelen en hoe lang mag ik deze bewaren?
  • Waarvoor mag ik deze gegevens gebruiken?
  • Wat wil ik gaan doen met de gegevens en heb ik daar dan extra toestemming van mijn bezoekers voor nodig?

Door de AVG is het lastiger geworden voor gezelschappen om bezoekersgegevens van theaters te krijgen. Uit deze workshop bleek echter ook dat er meer mogelijk is als je creatiever omgaat met geanonimiseerde gegevens en als je in het begin van het proces afspraken maakt met het theater en met ze in gesprek blijft.

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.