Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Een goed georganiseerd, toegankelijk archief? Het kan met archivering by design

Podiumkunstgezelschappen willen hun publiek graag in het theater ontmoeten, maar kunnen hun kunsten ook online aanbieden. Er zijn nog zo veel meer verhalen te vertellen over de eigen geschiedenis, of over het maakproces en wat er achter de schermen gebeurt. Deze verhalen kun je bijvoorbeeld brengen door de inzet van digitale technologie en goede content. Maar hoe doe je dat? Het begint bij een goed georganiseerd en toegankelijk archief.

DEN ontwikkelt in samenwerking met diverse podiumkunstinstellingen de nodige kennis en ondersteunt de sector met kennis en handvatten rond archivering en gegevensmanagement. Archivering by design biedt een praktische insteek voor het inrichten van ICT-oplossingen die de reguliere werkprocessen van de instellingen ondersteunen. Het duurzaam toegankelijk maken van de informatie staat hierbij centraal.

Waarom archiveren?

Over archiveren doen de nodige negatieve denkbeelden de ronde. Archiveren zou iets stoffigs zijn, een kwestie van afgedane zaken opbergen in dozen. Maar archiveren is juist iets voor de toekomst; het gaat om het duurzaam toegankelijk maken van alle informatie, voor gebruik nu en later. Het draait dan ook om gegevensmanagement dat werkprocessen ondersteunt. Gegevensmanagement is het integraal en beheerst verwerken van gegevens in een organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. Daarmee wordt de bedrijfsvoering efficiënter, maar kunnen podiumkunstgezelschappen ook hun eigen zichtbaarheid vergroten en positionering bepalen, door de kennis en verhalen over de eigen geschiedenis en over het artistieke- en productieproces op nieuwe manieren te delen met het publiek. Maar ook door materialen voor educatieve doeleinden en onderzoek beschikbaar te maken.

Behoud en beheer van erfgoed in de cultuursector draait globaal op twee sporen. Het eerste spoor is retroarchivering: op basis van een inventarisatie archiveer je materialen die je in huis hebt. Archiveren van dit materiaal bestaat vaak uit het ordenen van fysieke materialen en de digitale materialen die je als losse documenten op de server hebt staan. Met het archiefdoorlichtingstraject biedt DEN podiumkunstinstellingen handvatten om deze stromen in kaart te brengen. Daarbij is de uiteindelijke gebruiker van dit materiaal het uitgangspunt.

Het tweede spoor sluit goed aan bij de werkpraktijk van podiumkunstproducenten. Het spoor is volledig digitaal en gericht op het digitale archief van de toekomst. Met de groeiende hoeveelheden informatie die je als ook als kunstinstelling produceert en de constante ontwikkeling in informatietechnologieën, verdient gegevensmanagement (of archivering) constante aandacht binnen de organisatie. Dit is het 'archiving by design'-principe.

Maar in de praktijk wordt de vraag “Waarom archiveren we?” bij producerende podiumkunstinstellingen nog niet zo vaak gesteld. Soms heeft dat tot gevolg dat de binnen de organisatie geproduceerde informatie slecht gestructureerd is. In de podiumkunsten kennen we een grote diversiteit aan materialen, zoals uit onderstaande inventarisatie blijkt. Dat maakt het structureren niet altijd makkelijker.

Bron: Digitalisering cultuurproducerende instellingen (Panteia in opdracht van OCW, 2016). Bij 96% van de ondervraagde podiumkunstinstellingen maken contracten deel uit van het archief van de instelling. Bij 71% worden er geluidsontwerpen bewaard.

Er wordt niet altijd voldoende nagedacht over later (her)gebruik van archiefmateriaal, met tot gevolg dat materialen dan moeilijk terug te vinden zijn. En dat terwijl deze informatieobjecten van waarde zijn, bijvoorbeeld met het oog op:

  1. het efficiënt uitvoeren van reguliere werkzaamheden,
  2. het kunnen hernemen van een productie,
  3. het beschikbaar maken van materialen en informatie voor collega’s en onderzoekers (pers, kunstvakopleidingen en universiteit),
  4. kennis over de eigen geschiedenis en verhalen voor bijvoorbeeld een jubileum paraat hebben,
  5. het actief betrekken van een trouwe schare volgers, vrijwilligers of anderszins relevante doelgroepen, die gewoon meer willen weten of inspiratie zoeken.

Archiveren kan door de informatie vanuit de werksystemen te verplaatsen naar een speciaal daarvoor ingericht archiveringssysteem, zoals een documentmanagementsysteem of een e-depot. Doorgaans is dit een intensief en foutgevoelig traject. Maar anders dan binnen de erfgoedsector maken podiumkunstinstellingen meestal geen gebruik van collectiebeheersystemen of andere archiveringssystemen. Vanuit het oogpunt van het bewaren en ontsluiten van digitaal cultureel erfgoed, verdient bij de podiumkunsten de ICT-inrichting van de eigen werkomgeving daarom extra aandacht.

Duurzaam toegankelijk maken

Het Nationaal Archief heeft het concept archivering by design in Nederland verder ontwikkeld. Met archivering by design houd je al rekening met duurzame toegankelijkheid bij het ontwerpen van de informatiesystemen die het werkproces ondersteunen. Kortom: digitale informatie uit het werkproces duurzaam toegankelijk maken, zonder dure maatregelen achteraf. Volgens het Nationaal Archief is toegankelijke informatie:

  • Vindbaar
    De gebruiker kan snel en eenvoudig relevante informatie vinden tussen alle bewaarde informatie. Bij voorkeur op één plaats en met de gebruikelijke zoekfuncties.

  • Beschikbaar
    De gebruiker kan de informatie snel en eenvoudig verkrijgen. Bij voorkeur op elk tijdstip, vanaf elke plaats en zonder kosten.

  • Leesbaar
    De gebruiker kan de informatie tot zich nemen en verwerken. Bij voorkeur vanaf zijn eigen werkplek zonder daarvoor speciale applicaties te moeten installeren.

  • Interpreteerbaar
    Het is voor de gebruiker duidelijk wat de betekenis van de informatie was binnen het werkproces waar het is ontvangen of gemaakt. Het is bijvoorbeeld bekend wanneer de informatie is gemaakt, door wie, waar zij betrekking op heeft en wat de status is.

  • Betrouwbaar
    De gebruiker kan erop vertrouwen dat de informatie volledig en correct is. Bijvoorbeeld dat de informatie daadwerkelijk opgeslagen is op het moment en door de instantie zoals aangegeven, en dat er daarna niets in is gewijzigd of verwijderd.

Duurzaam toegankelijke informatie is niet alleen nu toegankelijk, maar ook na mogelijke veranderingen in de toekomst over 5 of 10 jaar. Door nieuwe gebruikerswensen of door veranderingen in techniek, bijvoorbeeld veroudering van bestandsformaten, software of informatiedragers. Maar ook als gevolg van een reorganisatie of het vertrek van medewerkers.

Archivering by design in de podiumkunsten

Maar hoe werkt dat dan in de praktijk? Hoe kan het werksysteem voldoen aan de eisen van archivering en duurzaam toegankelijk maken? Adviseurs van Het Nationaal Archief hebben hun lessons learned gebundeld tot zeven aandachtspunten. Archivering by design is een procesmatige aanpak om in samenwerking met diverse stakeholders tot inventarisaties, keuzes en oplossingen te komen. DEN gaat de toepasbaarheid van deze zeven aandachtpunten toetsen binnen de podiumkunsten.

DEN wil daarmee handvatten bieden, zodat de ICT-oplossingen in de dagelijkse werkpraktijk van podiumkunstinstellingen duurzame toegankelijkheid gaan bieden. Maar ook kijkt DEN alvast naar een groter geheel, dat van een netwerk waarin materialen in erfgoedcollecties duurzaam toegankelijk kunnen worden gemaakt en met elkaar gedeeld kunnen worden. In het DEN-project Samenwerking Sectorbrede Digitale Infrastructuur Podiumkunsten gaan we met een aantal podiumkunstinstellingen in op de vraag “waarom archiveren?”. Zo hebben we verschillende gebruikersproposities van dit soort archieven onderzocht. We brachten de gebruikerswensen van de medewerkers binnen de diverse afdelingen van een producerend gezelschap of festival in beeld. Daarnaast kijken we naar mogelijke de informatiebehoeftes van externe gebruikers binnen een groter netwerk, zoals onder vakgenoten en professionele collega’s, onderzoekers (pers, kunstvakopleidingen en universiteiten) en de verschillende doelgroepen onder het publiek. Verder willen we komen tot meer standaardisering van metadata rond documenten en de zogenaamde credits bij producties en AV-registraties: Wie werkten er allemaal mee aan een bepaalde voorstelling en wat is ieders rol of professionele inbreng?

DEN ziet dat archivering by design ook verdere handvatten biedt om te komen tot een gedeelde digitale infrastructuur voor de podiumkunsten, waarin ook collecties van erfgoedbeherende instellingen kunnen aansluiten. Zo kun je als gezelschap bijvoorbeeld nu al nadenken ofje je AV-registraties of fotocollecties bij een erfgoedbeherende instelling als Beeld en Geluid of een stadsarchief onder kunt brengen. Op deze manier worden de materialen niet alleen duurzaam geconserveerd, maar blijven ze ook direct toegankelijk voor medewerkers uit je organisatie voor (her)gebruik binnen de reguliere, lopende werkprocessen. De inzichten die DEN zo samen met de sector zelf opdoet, dragen bij aan de werking van een netwerk- en platformfunctie voor behoud en beheer van de podiumkunstensector, waarbij principes uit de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed leidend zijn.

Archiveren. Dat doe je toch alleen maar zodat je informatie over dertig of vijftig jaar nog eens kunt raadplegen? Nee, informatie moet ook nu toegankelijk zijn. Erik Saaman, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief, vertelt waarom archiveren juist voor de dagelijkse uitvoering van taken belangrijk is. “Niet goed archiveren kan grote gevolgen hebben. Dat moet je als organisatie niet willen. Door goede archivering direct bij het ontstaan van informatie, voorkom je problemen op dat gebied.

- Erik Saaman (Bron: iBestuur)

Concrete cases rond podiumkunstinstellingen

Archivering by Design lijkt in eerste instantie ontwikkeld voor informatiesystemen voor overheidsorganisaties. Maar de principes van Archivering by Design kunnen net zo goed als leidraad dienen wanneer een cultuurproducerende instelling de informatiehuishouding wil verbeteren. Of dat nu gaat om de inzet van kantoorautomatisering, de aanschaf van technische software of het inrichten en beheren van een nieuwe website. Ook bij podiumkunsteninstellingen die een cloud-oplossing overwegen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Office 365 en Sharepoint, speelt altijd de vraag: hoe dit in te richten? En wat spreek je met elkaar eigenlijk af over het gebruik van diverse mail- en social media-applicaties en het archiveren daarvan? Hoe hou je met elkaar nog het overzicht over alle documenten, versiebeheer en rechten? De principes uit Archivering by Design helpen je bij het maken van keuzes rond de aanschaf en bij inrichting van een nieuw informatiesysteem,en ondersteunen je als organisatie om tot procedures te komen en om met je medewerkers tot een breed gedragen implementatie te komen.

DEN start na de zomer met een pilot rond archivering by design, waarbij we twee podiumkunstinstellingen gaan volgen. Welke stappen nemen ze nemen rond de ontwikkeling, inrichting en implementatie van hun informatiesystemen? Hoe werkt dat denken over duurzame toegankelijkheid in de praktijk en wat kunnen andere gezelschapppen daarvan leren? DEN doet dit in samenwerking met Erik Saaman, strategisch adviseur en projectleider digitale archivering bij het Nationaal Archief. Erik heeft diverse erfgoedinstellingen begeleid en als expert publiceert hij geregeld over archivering by design.

Samenwerking met Het Nieuwe Instituut

De principes van archivering by design kunnen ook worden toegepast bij de inrichting van archieven in andere domeinen zoals de architectuur, ontwerpsector en de digitale cultuur. Het Nieuwe Instituut ziet de relevantie van deze aanpak en wil het onderwerp verder verkennen met DEN. Dit in aanloop naar het Netwerk Archieven Design en Digitale Cultuur, die Het Nieuwe Instituut in 2021-2024 gaat coördineren. DEN en Het Nieuwe Instituut willen dan ook graag met elkaar samenwerken en blijven uitwisselen over dit onderwerp.

Meer lezen:

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.