Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Verslag van een deelnemer: jubileum Nederlandse Bachvereniging en duurzaam beleid

Werken aan een jubileum is natuurlijk hét moment om naar je archief te kijken. Maar hoe zorg je ervoor dat je niet elke keer vanaf nul moet beginnen? In seizoen 2020-21 viert de Nederlandse Bachvereniging haar 100-jarig bestaan. Voor dit jubileum zijn ze hun rijke archief weer ingedoken. Welk materiaal konden ze vinden om een tijdlijn van 100 jaar op te stellen? Deze zoektocht leidde tot mooie vondsten, maar ging ook gepaard met een uitdaging. Hoe vertaal je de inzichten uit de zoektocht naar een duurzaam beleid?

Het archiefdoorlichtingstraject

De Nederlandse Bachvereniging was een van de veertien deelnemers van het archiefdoorlichtingstraject dit jaar. Ben je benieuwd naar de ervaringen en lessen van de andere deelnemers? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogs.

© Eduardus Lee – beeld van Trauerode, begin maart 2020

Oude muziek levend en relevant houden

De Nederlandse Bachvereniging is opgericht in 1921 en ziet het als haar taak om oude muziek levend en relevant te houden. Ze stellen als doel om in hun omgang met muziek impact te hebben en aansluiting te blijven vinden bij de leefwereld van hun huidige en toekomstige publiek. Een beschikbaar archief kan daar een belangrijke rol in spelen. Sinds 2018 is Shunske Sato artistiek leider van het ensemble.

Centraal bij de Nederlandse Bachvereniging staat, zoals de naam aangeeft, het werk van Johann Sebastian Bach. De Nederlandse Bachvereniging werpt nieuw licht op eeuwenoude partituren vanuit een open, nieuwsgierige en onderzoekende houding, en schuwt daarbij het experiment niet.

Deelnemen aan het archieftraject diende voor de Nederlandse Bachvereniging twee doelen. Ze wilden advies ontvangen op hun manier van werken om daarmee het werk dat ze al uitvoeren verder te professionaliseren. Ook waren ze op zoek naar handvatten om hun huidige activiteiten te archiveren en te ontsluiten. Zo kan het publiek ook in de toekomst nog van de Nederlandse Bachvereniging genieten. Coach Sarah van Vuuren was hiervoor een geschikte sparringpartner. Zij werkte namelijk aan het 75-jarige jubileum van het Scapino Ballet en kon geleerde lessen weer delen.

Het archieftraject biedt ons de juiste handvatten om ervoor te zorgen dat wij onze activiteiten anno nu zodanig borgen en bewaren dat de generaties na ons daar in de komende honderd jaar de vruchten van kunnen plukken. - Annelie Bulsing

Penvriendschappen en tijdloze klachten

Annelie Bulsing, hoofd marketing en communicatie, en Jan Pieter Lanooy, archief-, bibliotheek- en kantoor assistent, namen deel aan het traject. Tijdens hun zoektocht werd al snel duidelijk dat er in het verleden een duidelijke structuur was gehanteerd. De Nederlandse Bachvereniging heeft een collega gehad die het archief bij hield, en daar plukken ze nu de vruchten van. Dit scheelde hen een hoop werk omdat er geen directe noodzaak was om een basisstructuur te ontwikkelen.

De materialen die ze terug vonden waren divers, van oude programmaboekjes tot briefwisselingen tussen internationale partners. Deze nog handgeschreven papieren tonen een fascinerend inzicht in het verleden. Niet alleen komen er praktische zaken naar boven, ook is te zien hoe de relatie tussen de correspondenten zich ontwikkelden tot professionele vriendschappen. De brieven zijn een teken van hun tijd en bevatten waardevolle cultuurhistorische informatie. Vondsten zoals deze brieven spreken tot de verbeelding en de anekdotische kracht maakt hen erg geschikt voor een jubileum.

Er zijn ook brieven gevonden van de leden van de vereniging en het publiek. Daaruit blijkt dat sommige zaken tijdloos zijn. Een aantal klachten in deze brieven klinken gezelschappen vandaag ook erg bekend in de oren.

Voorbeeld van gevonden materiaal uit het archief

Delen met de achterban

Regelmatig komen deelnemers aan het archieftraject dubbele exemplaren tegen. Bij de Nederlandse Bachvereniging vonden ze bijvoorbeeld een verzameling oude programmaboekjes. Wat moeten ze hiermee doen? Want om dozen met dezelfde programmaboekjes te bewaren is zonde van de ruimte. Maar alles zomaar weg doen is ook verspilling.

Om er voor te zorgen dat waardevol materiaal niet verdwijnt, is het verstandig een handvol exemplaren in je eigen archief te bewaren. Wat dan nog overblijft, daar kun je creatieve dingen mee doen.

De Nederlandse Bachvereniging koos ervoor om de oude programmaboekjes te veilen onder de achterban. Op deze manier kan de vereniging iets teruggeven aan hun publiek, en krijgt de achterban iets in ruil voor een financiële ondersteuning van de vereniging.

Wat bewaar je wel en wat niet?

In principe bewaar je geen dubbele exemplaren als deze geen toegevoegde waarde hebben. Ook verouderde versies van bestanden kun je beter niet bewaren. Zo houd je je archief overzichtelijk. En als het om fysiek materiaal gaat, bespaar je er ook opslagruimte mee.

Project TRACKS biedt een aantal richtlijnen aan voor het omgaan met dubbels.

Niet alleen projectmatig aan de slag

Het werken aan een jubileum biedt vaak de (financiële) ruimte om met het archief bezig te zijn. Maar in zo'n projectmatige aanpak schuilt het gevaar dat het archief na afronding ook weer wordt vergeten. Wat als de huidige werkzaamheden zo kunnen worden ingericht dat het archiveren hierin wordt meegenomen? Dan zullen toekomstige activiteiten beter bewaard worden en wordt het makkelijker om dit weer beschikbaar te maken. Je werkt dan aan een duurzaam beleid voor je archief. Je archief is ook in de toekomst makkelijk vindbaar, beschikbaar, en leesbaar.

Duurzaam beleid

Je kunt niet zomaar je archief gaan ordenen. Want op basis waarvan maak je keuzes wat je wel of niet bewaard? En hoe je dat bewaard? Archiveren gaat gepaard met beleid en visie. Denk tijdens het vaststellen van je beleid ook aan duurzaamheid. Hoe kun je je werkzaamheden zo inrichten dat je archief in de toekomst ook makkelijk doorzoekbaar is?

Allemaal op één duurzame lijn

De Nederlandse Bachvereniging werkt nu aan een duurzaam beleid voor het omgaan met hun archief. Het beleid stellen ze op naar aanleiding van hun ervaringen tijdens het archieftraject en de adviezen van hun coach. Dit beleid nemen ze mee in een instructieblad dat zij schrijven voor hun collega’s en vrijwilligers. Zo weet iedereen hoe ze te werk moeten gaan, en wordt toekomstig extra werk voorkomen.

Thema's
Deel dit artikel