Werk samen met het gemeentearchief

Nederland telt een verscheidenheid aan archieven. Je hoeft echter niet altijd alleen voor je archief te zorgen. In veel gevallen kun je samenwerken met het gemeentearchief.

In Boekman #110 wordt een belangrijke constatering gedaan:
Nederland beschikt over een rijk, maar gefragmenteerd cultureel geheugen, dat bestaat uit een grote verscheidenheid aan archieven en collecties. Hun aantal neemt toe nu er, door het overlijden van de talloze na-oorlogse culturele vernieuwers, veel archieven vrijkomen. Dit geldt ook voor de cultuurmakers in de podiumkunsten.

Het gemeentearchief is de bewaarplaats van informatie over een stad, een  gemeente en de bewoners. Een archief stelt zich tot taak de informatie voor de toekomst te beheren en te behouden. Een gemeentearchief beheert niet alleen de archieven van de gemeentelijke overheid (en haar voorgangers) maar ook archieven van particuliere organisaties van lokaal of regionaal belang.

Met de archieven van particuliere instellingen, bijzondere personen, verenigingen, bedrijven, politieke partijen, en andere organisatiesis het de taak van een gemeentearchief om een bestand van archieven en collecties op te bouwen waarmee de samenleving in die gemeente in heden en verleden kan worden onderzocht en gereconstrueerd. Archieven van culturele instellingen behoren daar vanzelfsprekend ook toe. Soms zoekt het gemeentearchief zelf contact met de instelling of je neemt zelf contact met ze op.

Zo stelt bijvoorbeeld Het Utrechts Archief zich nadrukkelijk ten doel ook de particuliere archieven in de collectie onder te brengen. Hoewel dit buiten de archief-wettelijke taak van de instelling valt, is zo’n 53% van de collecties van particuliere herkomst.

Het opbouwen van een zodanig representatieve collectie van archieven dat individuen, maatschappelijke groeperingen en de samenleving met behulp daarvan in staat zijn te ontdekken wat hun geschiedenis is. Het gaat hierbij dan niet alleen om waardering en selectie van overheidsarchieven maar ook die van particuliere archieven.

- Besteladvies Gewaardeerd Verleden, Commissie Waardering en Selectie / Nationaal Archief (2007)

Wanneer is een archief interessant voor opname?

De meeste archieven hanteren een aantal thema’s die als representatief zijn aangemerkt voor de eigen gemeenschap. Deze liggen vaak op het gebied van sport, cultuur, economisch leven, democratie & burgerschap, onderwijs , maar ook bijvoorbeeld de Tweede Wereldoorlog of lokale thema´s, zoals in Den Haag de koloniale tijden. Ook archieven van culturele instellingen met lokale subsidie zijn interessant voor opname. Niet alles kan bewaard worden. Bespreek daarom met het gemeentearchief wat wel en niet interessant is en op welke manier dit bewaard moet worden. Dat zorgt ervoor dat je archief straks daadwerkelijk overgedragen kan worden. Het Utrechts Archief acquireert en beheert met name 2-dimensionale documenten (zoals papieren, perkamenten, audiovisuele en machinaal leesbare informatiedragers, negatieven en dia’s), maar geen 3-dimensionale objecten (zoals schilderijen, maquettes, parafernalia en andere museale voorwerpen). Omwille van behoudsredenen worden zoals ook gangbaar is bij andere archieven de 3D-objecten zoveel mogelijk doorverwezen naar het Centraal Museum, of een andere daartoe aangewezen instelling.

Het Haags Gemeentearchief beschikt over een grote affiche-afdeling en is actief met het ontsluiten van audiovisuele materialen. Het Residentieorkest heeft een groot deel van haar archief hier ondergebracht, waaronder een grote collectie van de in eigen beheer uitgegeven CD-opnames. Het Nationale Toneel levert van elke productie een affiche aan het Haags Gemeentearchief. Het Haags Gemeentearchief heeft een digitaal dienstverleningssysteem: Digitalisering op Verzoek. Je hoeft daarmee niet meer naar de studiezaal van het Haags Gemeentearchief te komen als je voor een onderzoek een bepaald archiefstuk nodig hebt. Materialen zijn nu online aan te vragen en het archief verzorgt een gratis digitale scan van het gewenste inventarisnummer. Via een e-mail wordje geïnformeerd over de status van je aanvraag en krijg je een link om deze scan te downloaden.

Met tientallen kilometers archieven, een half miljoen foto’s, films, tekeningen en prenten en een omvangrijke bibliotheek is Het Utrechts Archief het geheugen van de stad en provincie.

- Geheugen van Utrecht

Wat moet je er zelf voor doen?

Zoek contact met het archief om afspraken te maken hoe het archief aangeleverd moet worden. Ze kunnen je ook advies geven bij het opschonen en het maken van een inventarislijst. Verder moet de rechtenstatus van de archiefstukken duidelijk zijn en afspraken met rechthebbenden zijn gemaakt over het wel of niet tonen van bepaalde stukken.

Soms kun je online al aangeven dat je materialen zou willen aanleveren bij een archief. Het Utrechts Archief neemt particuliere archieven van instellingen op als ze aan het profiel voldoen en als ze aan bepaalde eisen voldoen: als het “in goede, geordende en toegankelijke staat” is. Oftewel: ontdaan van dubbelen, beschreven, etcetera. Acquisitie van particuliere archieven vindt bij Het Utrechts Archief op dit moment nog veel in een passieve vorm plaats. Archiefvormers melden zich en Het Utrechts Archief bekijkt vervolgens of het aangebodene geschikt is om op te nemen in de collectie. Bij archieven groter dan 0,5 meter strekkende planklengte eist Het Utrechts Archief een zekere mate van toegankelijkheid. De voorwaarden staan beschreven in de archiefregeling.

Nummer 110 van Boekman, het tijdschrift van de Boekmanstichting, staat in het teken van culturele archieven. Het nummer kwam tot stand in samenspraak met DEN en andere bekende cultuur- en erfgoedinstellingen.
Een mogelijke aanpak

Alle archieven fysiek bij elkaar brengen is niet meer van deze tijd, en digitalisering is niet de enige oplossing. Maar wat dan? De Boekman Stichting signaleert vier strategieën om de aanwas van particuliere archieven in goede banen te leiden:

  1. Digitalisering en ontsluiting van analoge materialen, wat wel nieuwe uitdagingen creëert rond digitale duurzaamheid en digital born archieven
  2. Keuzes maken. Wat bewaar je als eigenaar, en wat acquireer je als beheerinstelling? Weten wat er aan particuliere archieven beschikbaar is.
  3. Samenwerking met archiefvormers en gebruikers. Dit om de particuliere archieven op te sporen en te beschrijven en ook om de gebruikswaarde vast te stellen.
  4. Voorlichten van archiefvormers . Wat behoort er eigenlijk in een (kunstenaars)archief? Hoe moet het werk worden geordend en bewaard? Hoe maak je een digitale oeuvre catalogus?
Meer weten?

Wil je meer weten over archieven in Nederland?

  • Een eerste ingang naar de Nederlandse archieven: archiefwiki.org
  • Via archieven.nl kun je opzoeken welke archieven er in de diverse gemeente- en provinciale archieven zijn ondergebracht.

-

Foto header: Ontwerp: Zecc Architecten / Beeld: Stijnstijl

Thema's
Deel dit artikel