Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Archieftraject podiumkunsten 2020: Ambities van de aanmeldingen

In maart startte DEN het archieftraject voor podiumkusten. In de voorbereiding verzamelden we veel vragen en ambities van podiumkunstinstellingen. Projectleider Guido Jansen deelt zijn observaties.

Met het archieftraject ondersteunt DEN veertien podiumkunstinstellingen bij het in kaart brengen, organiseren en ontsluiten van het archief. In januari stuurde DEN een persbericht het veld in om podiumkunstinstellingen uit te nodigen voor dit traject. Uiteindelijk ontving DEN 23 aanmeldingen van uiteenlopende instellingen: niet alleen festivals en theatergezelschappen, maar ook plekken voor talentontwikkeling hadden interesse voor deelname aan het traject.

Ambities

Nadat een instelling zich meldde nam ik als projectleider contact op om kennis te maken en de ambities voor het archieftraject te bespreken. Zo kreeg ik een goed overzicht van de verschillende vragen en ambities die er liggen bij de instellingen.

Waar te beginnen?

Een aantal van de aanmelders zit al langere tijd met een archief. Ergens zijn er nog een aantal dozen die uitgezocht moeten worden. Maar hoe begin je hieraan? Het archiefdoorlichtingstraject is voor hen een aanleiding om eens echt te gaan beginnen en het dan ook gelijk goed te doen. Juist voor de vraag waar te beginnen biedt Project TRACKS handvatten. TRACKS is ontworpen door de Vlaamse instellingen PACKED vzw en CEMPER en vormt de hoeksteen van het archiefdoorlichtingstraject. Onder begeleiding van coaches gaan deelnemers hun archief aanpakken volgens de hulpmiddelen van TRACKS.

Waar is mijn archief eigenlijk?

Veel archieven zijn verspreid over meerdere locaties. Denk bijvoorbeeld aan depots met decorstukken naast het papieren en digitale archief op kantoor. Of archiefmateriaal van een vorige rechtsvoorganger dat is overgedragen aan een gemeente- of stadsarchief. Een eerste stap is dan om inzicht te krijgen in de omvang en de locatie van het materiaal. Heeft de scenograaf decor in eigen opslag? En bestond de instelling vroeger misschien onder een andere naam? Waar is dat archief heen gegaan? Ook voor deze vragen biedt Project TRACKS richtlijnen.

Hoe presenteer ik mijn archief voor een jubileum?

Een deel van de instellingen kwam bij het archieftraject terecht vanwege een aankomend jubileum.

De grootte van de archieven verschilt nogal. Een instelling die toewerkt naar zijn 20-jarige jubileum werkt voornamelijk met digitaal materiaal, terwijl een instelling die een 100-jarig jubileum voorbereidt een veel groter en deels analoog archief heeft om in te duiken. Gelukkig staat zo’n instelling meestal niet helemaal aan het begin van het archief-werk. Delen van het archief zijn al in kaart gebracht en georganiseerd. De ambitie is dan ook om het oudere, analoge archief goed te gaan bewaren, te digitaliseren en te ontsluiten. Maar hoe pak je dat aan? Hoe bewaar je kwetsbaar materiaal goed? Hoe zorg je ervoor dat gedigitaliseerd materiaal goed vindbaar is in het digitale archief? En hoe maak je de keuze welke parels van de 100 jaar je naar buiten brengt? Op de website van DEN vind je praktijkvoorbeelden zoals Het Holland Festival en het Rotterdams Philharmonisch orkest ter inspiratie.

De coaches geven vanuit eigen ervaring advies. Coach Sarah van Vuuren werkt bijvoorbeeld aan het archief bij Scapino Ballet waar zij onder andere zorg draagt voor het goed bewaren van oude foto’s en posters en heeft meegewerkt aan hun 75-jarige jubileum.

Welke kennis hebben we in huis, en hoe maken we die beschikbaar?

Niet alle instellingen binnen de podiumkunsten produceren voorstellingen. Plekken voor talentontwikkeling bieden bijvoorbeeld ruimte voor de ontwikkeling van jonge makers. Bij hen ligt dan ook een net wat andere vraag. Met zoveel talent dat binnenkomt en doorstroomt naar het veld -vaak met uiteenlopende achtergronden en maakprocessen- zijn plekken voor talentontwikkeling vooral geïnteresseerd in hoe ze de ontwikkelde kennis kunnen vastleggen en weer kunnen delen. Welke vorm is daarvoor nodig? En hoe breng je dat vervolgens weer naar buiten? Om met deze vragen aan de slag te gaan moet er eerst goed inzicht zijn welk materiaal er al aanwezig is, en of dat volstaat voor de kennis die ze willen delen. Senior adviseur van DEN Marcus Cohen, die ook als coach deelneemt aan dit traject, denkt vanuit zijn kennis van het veld en netwerk mee over aansluiting bij bestaande platforms.

Welke kennis heeft een medewerker? En hoe leg ik die vast?

Kennis vind je terug in allerlei vormen en - niet te vergeten - in personen. Veel kennis of expertise van een instelling ligt juist besloten in de mensen die betrokken zijn. Maar hoe achterhaal je welke kennis dit is? En hoe zorg je ervoor dat bij vertrek van een medewerker de kennis wordt overgedragen? Met een pensioen in het vooruitzicht van een kernmedewerker kwam een aanmelding binnen die zich specifiek richt op deze vraag. Onze Vlaamse collega’s bij FARO schreven hier de handleiding Help, mijn collega vertrekt?! voor.

Hoe ga ik te werk als ik alleen een digitaal archief heb?

Een laatste groep deelnemers zijn de wat jongere instellingen. Ze beheren met name Born digital informatie. Al het materiaal is digitaal gemaakt en op clouddiensten onderling gedeeld. Eén deelnemer is daar bovenop ook nog eens nomadisch, dat wil zeggen dat de instelling geen vaste fysieke plek heeft. Waar bestaat je archief dan uit? En hoe stroomlijn je het aanmaken en delen van digitale documenten als iedereen vanuit zijn eigen huis of kantoor werkt? Het archiefdoorlichtingstraject biedt de ruimte om na te denken over hoe je je archief organiseert met het gebruik daarvan in je achterhoofd. Welke richtlijnen zet je daarvoor op? En hoe breng je hier iedereen van op de hoogte? Coach Arvid van Bokhorst, met ervaring in digitale structuren binnen podiumkunstinstellingen is een goede gesprekspartner om hierover mee te denken.

Hoe blijft mijn digitale archief toegankelijk?

"Zo, alles staat op de server. Dan hoeven we ons daar geen zorgen meer over te maken?" Niets is minder waar. Een van de risico’s van het digitale archief is dat het gemak van bestanden aanmaken en opslaan gepaard gaat met een stapel van dubbelingen, versies 2.3.5defdef en waardevolle materialen die tien mappen diep verstopt zijn. Juist bij het werken met digitale archieven is digitale duurzaamheid belangrijk. Hoe richt je het archief overzichtelijk in? En hoe zorg je ervoor dat belangrijke bestanden ook in de toekomst makkelijk en snel terug te vinden zijn? DEN verdiepte zich in digitale duurzaamheid en verzamelde acht handige tips om te bouwen aan een duurzaam digitaal archief. Ook bij het Netwerk Digitaal Erfgoed kan je terecht voor een aantal tips over digitale duurzaamheid.

Deelnemers

Met 23 aanmeldingen in een kleine maand tijd is het duidelijk dat er meer dan genoeg behoefte is aan begeleiding bij de archieven. De ambities variëren van een goede start willen maken tot het archief duurzamer willen inrichten of actief willen nadenken over het gebruik en de ontsluiting.

In maart zijn vijf deelnemers begonnen aan het traject. De Dansers (Utrecht), de Nederlandse Bachvereniging (Utrecht), VIA ZUID (Limburg), STEIM (Amsterdam) en Don’t Hit Mama (Amsterdam) werken elk aan de eigen ambities. In de komende blogs delen we de inzichten en ervaringen die ontstaan vanuit hun deelname. In het najaar van 2020 volgt een tweede editie van het archiefdoorlichtingstraject

Heb je vragen over het archiefdoorlichtingstraject? Of heb je vragen over je eigen archief? Stuur dan gerust een mail naar Guido Jansen.

Guido Jansen

Guido Jansen

Projectleider en coach Archiefdoorlichtingstraject

Guido werkt als zzp'er aan het archiefdoorlichtingstraject bij DEN. Daarnaast organiseert hij contextprogramma’s voor SPRING Performing Arts Festival en het IMPAKT Festival en werkt hij als dramaturg voor makers en choreografen. Hierdoor staat hij tussen de velden van performance en digitale media. Hij is docent geweest bij Media en Cultuur Studies aan de Universiteit Utrecht en geeft nu les op de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht bij de opleiding Interactive Performance Design.

Thema's
Deel dit artikel