Op bezoek bij Vlaams archieftraject voor podiumkunsten

DEN'er Marcus liep mee bij het archiefdoorlichtingstraject voor podiumkunstinstellingen van onze Vlaamse collega's van PACKED/Firmament. Kunnen wij in Nederland ook en dergelijk project opzetten?

Onze Vlaamse collega's van PACKED/Firmament organiseren geregeld een zogenaamd archiefdoorlichtingstraject speciaal voor podiumkunstinstellingen. Deelnemende organisaties worden in dit traject begeleid bij het evalueren van hun archiefwerking, met als resultaat een actieplan voor de zorg voor het eigen archief. Bij de laatste editie mocht ik meelopen met mijn Vlaamse collega's om te bekijken of DEN ook zo'n traject in Nederland kan gaan organiseren.

 

Archiefwerking

Bij toneelgezelschappen is het niet vreemd dat de archieven zich vaak verspreid over diverse ruimtes op diverse locaties bevinden. Er is bijvoorbeeld een loods voor de opslag van decors, de affiches liggen op zolder (al dan niet netjes opgeborgen in een ladekast of opgerold in kartonnen kokers). Een deel van het zakelijk archief is misschien ondergebracht bij de gemeente. Maar is er ook een goed overzicht beschikbaar van wat er van welke productie bewaard is en waar je dit dan kunt vinden?

Archief Kopergietery © Het Firmament

Ook bij cultuurmakers zijn steeds meer materialen born digital, zoals scripts, drukwerk, foto's, video's, planning, recensies en tourschema's. Daarnaast wordt er steeds meer met freelancers gewerkt, digitaal gecommuniceerd en in de cloud gewerkt. Dit heeft mogelijk consequenties voor de werkprocessen en hoe je bijvoorbeeld de mappenstructuur inricht op je server. Dit raakt meteen aan enkele belangrijke vragen: wat doe je aan het eind van het seizoen? Wat wil je eigenlijk van elke gespeelde productie bewaren? Moet je alle werkdocumenten bewaren, of kun je een selectie maken? In een praktijk die vaak gericht is op het produceren kunnen dergelijke vraagstukken blijven liggen.

Deelname aan het archiefdoorlichtingstraject biedt een format om daadwerkelijk concrete stappen te zetten en maakt een aantal vragen duidelijk die voor de organisatie relevant zijn, zoals: wat doe je met materialen van eventuele rechtsvoorgangers? Beschikken we wel over alle rechten? Zijn er wel goede back-upvoorzieningen? Het beantwoorden van deze vragen kan het begin zijn om intern beleid te ontwikkelen (instructies en afspraken) en plannen te maken (ambities, wat gaan we wanneer aanpakken, digitaliseren).

 

Waarom kijken in de Vlaamse keuken

In Vlaanderen geldt voor culturele en erfgoedinstellingen die subsidie ontvangen dat er iets aan archief- en/of collectiezorgbeheer moet worden gedaan. Als instelling moet je in je plannen en jaarverslagen een paragraaf opnemen waarin je toelicht wat je als instelling doet rond het bewaren, archiveren en digitaliseren van materialen. Om instellingen hierbij op weg te helpen is TRACKS ontwikkeld: een set van minimale richtlijnen. TRACKS staat voor Toolbox & Richtlijnen voor Archief- & Collectiezorg in de Kunstensector (in Vlaanderen).

In september 2017 heeft DEN een workshop georganiseerd, waarbij TRACKS centraal stond. Dit leverde veel positieve reacties op. Dit sterkte ons in het idee om te bekijken of we zo'n leergang ook in Nederland zouden kunnen organiseren. PACKED/Het Firmament boden aan dat ik mee mocht lopen in zo´n archiefdoorlichtingstraject met mijn ervaren collega's Nastasia Vanderperren (PACKED) en Eline De Lepeleire (het Firmament).

 

Opzet van een leergang archiefdoorlichtingstraject

De richtlijnen van TRACKS vormen de basis voor deze korte leergang. Het archiefdoorlichtingstraject bestaat uit:

  • twee collectieve bijeenkomsten met alle deelnemers,
  • het zelf uitvoeren van een interne inventarisatieopdracht, 
  • begeleiding en individuele werkbezoeken.

Het traject wordt opgestart met een introductiesessie, waarin de opzet van TRACKS en de opdracht worden toegelicht. Vervolgens gaan de deelnemers zelf aan de slag om een inventarisatie van hun archief uit te voeren. Aan de hand van de richtlijnen uit TRACKS kiest een deelnemende instelling een aantal werkpunten uit. De deelnemers evalueren vervolgens hoe goed zij scoren op die richtlijnen. Gedurende het traject krijgt elke deelnemer in twee à drie rondes steeds feedback op deze inventarisatie van de adviseurs van PACKED vzw, Het Firmament en DEN. Ook krijgen ze aanbevelingen over hoe de archiefwerking van de deelnemers verbeterd kan worden. Er wordt vervolgens een individuele afspraak gemaakt, waarbij een medewerker van PACKED/ Firmament/DEN een bezoek op locatie aflegt en helpt de rapportage verder aan te scherpen.

Voor deze opdracht is een goed format uitgewerkt dat leidt tot een goede eindrapportage over de stand van zaken, voorzien van adviezen en concrete suggesties van mogelijk te ondernemen vervolgacties.

Bij de tweede bijeenkomst presenteren de deelnemende organisaties hun belangrijkste actiepunten. Er wordt ook een college gegeven over een onderwerp dat voor in de praktijk van de deelnemers relevant kan zijn. Deze keer werd stilgestaan bij webarchivering. Géén van de deelnemers bleek over een kopie te beschikken van een eerdere editie van hun website. Wat kun je in zo´n geval terugvinden in The Internet Archive? En kun je met freeware tools misschien zelf een kopie van je website maken?

Over een paar maanden zullen we nog een vervolgafspraak maken om te kijken in hoeverre de voornemens ook zijn uitgevoerd.

 

Leermomenten

Het blijft een aparte gewaarwording dat het hele digitale archief van een gezelschap over tien jaar roemrijke historie bewaard kan worden op een enkele hard disk. Bij een archiefbezoek toverde een van de deelnemers een externe pocket drive tevoorschijn uit de rugzak en legde deze trots voor ons op tafel neer. Maar het wordt bijna een relikwie als bij navraag blijkt dat dit beestje al acht jaar oud is en hoe kwetsbaar dit eigenlijk is. Zeker toen duidelijk werd dat dit echt de enige kopie betreft van het digitale archief omdat er nog geen verdere back-upvoorziening beschikbaar was. En als je dan als archiefdoorlichtingsdeskundige in je onhandigheid bijna een kop koffie omstoot, breekt je echt het zweet uit...

DEN wil ook een dergelijk traject in Nederland gaan starten. Mocht je interesse hebben om aan een archiefdoorlichtingstraject deel te nemen, laat het ons weten!

Bij het doorlichtingstraject was voor het eerst ook een Nederlands gezelschap als deelnemer aanwezig, Theater Utrecht.

5 vragen aan Maaike Oude Luttikhuis van Theater Utrecht over haar ervaringen: 
Heb je nog een leuke ontdekking gedaan of iets teruggevonden wat vermist was?

Een deel van ons archief ligt al bij het Utrechts Archief, dit is door de jaren heen daar aangeleverd door meerdere personen. Ik ben er met een collega geweest om te kijken wat er allemaal ligt en we zijn erachter gekomen dat het archief niet bij 1986 begint, zoals we dachten, maar dat de eerste stukken zelfs al uit eind jaren ‘70 komen.

Wat heeft deelname jou als bureaumanager opgeleverd, zowel praktisch als aan inzichten?

Toen ik begon met het traject, was ik nog maar een paar maanden werkzaam bij Theater Utrecht. Ik had nog helemaal geen inzicht in het archief. Door deel te nemen aan het traject weet ik nu wat er is en waar het is. Het heeft mij handvaten gegeven waar ik mee aan de slag kan, heeft mij een visie op het archief helpen ontwikkelen en heeft ervoor gezorgd dat ik er structureel - ook al is het maar een uur of twee per week - aandacht aan besteed.

Wat vind je van Tracks?

Tracks biedt veel informatie met betrekking tot archivering en het fijne ervan is dat het ook de kunsten gericht is. Het geeft veel handige tips over hoe je de verschillende aspecten aan kunt pakken rondom archivering en waar je op moet letten.

Wat gaat Theater Utrecht nu (anders) doen?

Theater Utrecht gaat nu structureel aandacht besteden aan archiveren. Er gaat een beleid komen rondom het archiveren, zodat alle collega’s weten wat er in het archief terecht moet komen. Het archiveren moet een natuurlijk onderdeel worden van de werkzaamheden in plaats van iets wat we later nog wel een keer doen. Daarnaast zal dit archiveren, op drukwerk na, niet meer op papier gebeuren, maar digitaal. Dit scheelt niet alleen papier en opbergruimte, maar dit maakt het uiteindelijk ook makkelijker om archiveren een verantwoordelijkheid van iedereen in de organisatie te maken. Daarnaast wordt het hierdoor ook eenvoudiger om stukken uit het archief te delen met externen.

Waarom zou je deelname aan een collega aanraden?

Archivering staat op niemands prioriteitenlijst en tijd hebben we er ook niet voor. Ik had zelf geen idee waar ik moest beginnen. Door deel te nemen aan het traject krijg je meer inzicht, ga je zelf inzien wat er belangrijk is voor het archief en doe je kennis op waarmee je aan de slag kunt. Het is een kleine tijdsinvestering die je een stok achter de deur geeft.

Auteur: Marcus Cohen

Adviseur

Neem contact op met Marcus:


070 314 03 56
Thema's
Deel dit artikel