"Je kunt een archief niet los zien van de context en doelstellingen van een organisatie"

Henrik Lillin begon als stagiair bij Nationale Opera & Ballet met het opschonen van het archief. Uiteindelijk werd hij de eerste archivaris met een vast contract bij een theaterinstelling. Hij vertelt over zijn taken en de uitdagingen die nog open liggen.

Henrik Lillin kwam tijdens een onderzoek voor zijn masterscriptie aan de UvA over de verschillen tussen theaterarchieven in Nederland in aanraking met Nationale Opera & Ballet (NO&B). Al gauw kwam vanuit het gezelschap de vraag of hij als stagiair een begin wilde maken met het opschonen van het archief.

Henrik Lillin

Pionierswerk, want hoewel er in de loop der jaren heel wat materiaal en informatie was verzameld, zoals programmaboekjes, foto’s, theaterstukken en affiches, ontbrak de ordening en structuur. Tot frustratie van afdelingen als marketing en de technische staf, die vaak vele uren kwijt waren bij het zoeken naar historisch materiaal voor ontwikkelen van communicatiemiddelen of nieuwe voorstellingen, of voor het hernemen van oude producties. Inmiddels is onder meer de collectie van ruim 18.000 analoge foto’s van Nationale Opera & Ballet geordend en doorzoekbaar, wordt er in samenwerking met de afdeling ICT hard gewerkt aan de invoering van een organisatiebreed documentatiemanagementsysteem en werd Henrik in de zomer van 2019 gekozen tot Jonge Archivaris van het jaar.

“Het eerste waar ik achter kwam toen ik bij NO&B aan de slag ging, is dat ik voor het aanleggen van een werkbaar archief meer inzicht nodig had in de organisatie. Ik zie een archief als meer dan een verzameling programmaboeken of affiches, het is procesgebonden informatie. Je kunt het niet los zien van de context en de doelstellingen van de organisatie. Een archief heeft alleen meerwaarde als het daaraan kan bijdragen. Goed documentatiemanagement, ook van actieve documenten, is daarin van wezenlijk belang.

Bij het maken van theater hangen de werkzaamheden van alle afdelingen met elkaar samen. Een nieuwe productie vraagt om planningen en de vertaling van de visie van het artistieke team in decors en kostuums. Degene die het lichtplan maakt, moet ook zicht hebben op hoe het decor eruitziet. Het is een proces waar enorm veel mensen bij betrokken zijn en daarmee ook een enorme hoeveelheid documenten. De dagelijks geproduceerde berg documentatie vormt ook je archief. Doorzien hoe dit met werkprocessen samenhangt, is essentieel om te kunnen bepalen wat er bewaard moet blijven; welke informatie gaan we nodig hebben in de toekomst voor hernemingen van voorstellingen of voor internationale gezelschappen om de voorstelling uit te kunnen voeren? Het kan tonnen schelen als dit soort werkinformatie snel beschikbaar is, in plaats dat bij elke productie het wiel opnieuw moet worden uitgevonden."

 

Affiche Giselle & Affiche Sanitair Solitair, © Nationale Opera & Ballet

"Maar het kost heel wat overtuigingskracht. Voor een afdeling als Marketing is het archief van direct belang. Bijvoorbeeld voor het opvragen van bezoekersaantallen uit het verleden, oude affiches en foto’s van voorstellingen. Voor hen betekent het inspiratie en input voor het ontwikkelen van marketingmiddelen. Maar NO&B is een enorm gezelschap en veel afdelingen voelen de relevantie niet voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dan voelt het gestructureerd opbergen van je documenten vooral als extra werk. Maar een slecht toegankelijk archief is een niet-bestaand archief. Dat leidt alleen maar tot frustratie. Ik probeer deze frustraties weg te nemen door zoveel mogelijk achterstanden weg te werken. Ik merk dat daarmee ook het inzicht in het belang van het archief groeit voor ieders dagelijkse werkzaamheden."

Ik zie een archief als meer dan een verzameling programmaboeken of affiches, het is procesgebonden informatie

"Daarnaast probeer ik in de stroom te blijven. Op intranet vertel ik waar ik mee bezig ben en ik zorg dat ik nauw in contact blijf met afdelingen als ICT en Marketing. Bij het opzetten van een documentatie- en informatiemanagementsysteem wil je aansluiten op de behoeftes van een organisatie. Feit blijft wel: je kunt nog zoveel kopjes koffie drinken met collega’s om intern het bewustzijn over het belang van archief te vergroten, je hebt ook steun van de directie nodig. Als organisatie kun je hier alleen maar in groeien vanuit een gedeeld besef dat je op een enorme berg erfgoed zit en dat dit invloed heeft op het theater dat vandaag de dag tot stand komt. Tot mijn grote vreugde erkende de huidige directeur dit belang direct."

 

De archiefkasten © Nationale Opera & Ballet

"Ik zie ik het als mijn primaire taak in de interne en externe vragen om archiefmateriaal te voorzien. Dit is mijn ogen ook waar het vak van archivaris of informatiemanager steeds meer heen gaat. Verzoeken van externe onderzoekers kreeg ik al veel, maar langzamerhand weten ook collega’s mij beter te vinden. Zo kwam er laatst een vraag van een collega over hoe de stapels kostuumbijbels het best geordend bewaard konden worden."

Ik ben nu de eerste archivaris met een vast contract bij een theaterinstelling. Het gaat dus de goede kant op.

"Maar er zijn nog genoeg uitdagingen. Er liggen bijvoorbeeld nog 30.000 analoge inlegvellen met de producties van bijna 60 jaar NO&B. Daar moeten we nog een dataset van bouwen om precies te kunnen zien wie, wanneer wat heeft gedanst. Er moeten nog primaire standaarden worden bepaald, zoals: welke naam geef je een document, welke tekst hang je eraan, hoe sla je het op en waar bewaar je het? Ook wil ik gaan werken met selectielijsten. Hiermee maak je elke afdeling zelf verantwoordelijk voor zijn eigen archief, maar wel volgens bepaalde afspraken. Het doel is aan de ene kant om die informatie en documenten te bewaren die essentieel zijn om een voorstelling opnieuw uit te kunnen voeren, aan de andere kant moeten de documenten bewaard worden vanuit cultuurhistorisch belang. Samen met de archiefvormers stel je de richtlijnen op, zij kennen de inhoud van de documentatie veel beter dan ik. Hiermee kunnen afdelingen dan zelfstandig aan hun eigen archief werken, maar heb je wel gestandaardiseerde documenten die je kunt opnemen in een dataset. Daarin blijven documenten vindbaar, voor iedereen, ook nog over 20 jaar. Dat is een enorme efficiëntieslag in je bedrijfsvoering.

Wat mij enorm helpt bij mijn werkzaamheden zijn mijn vrijwilligers. Daar zit veel inhoudelijke kennis en nog meer enthousiasme. Samen met hen heb ik 50 meter archief geordend in 2,5 jaar tijd. Maar er zijn nog uitdagingen genoeg. Zowel op het gebied van informatiemanagement als in het verwerken van de achterstanden van ruim zestig jaar archiefvorming. Gelukkig geef ik niet snel op en blijf ik altijd positief. Ik ben nu de eerste archivaris met een vast contract bij een theaterinstelling. Het gaat dus de goede kant op.”

-

Tekst & interviews: Saskia Du Bois voor DEN

Thema's
Deel dit artikel