"Het woord archief viel een paar jaar geleden nog niet binnen Scapino"

Vanuit een loods vol met deels beschimmelde objecten maakten Sarah van Vuuren en Hanna Laber een plan van aanpak om orde te scheppen en een archief aan te leggen voor het Scapino Ballet Rotterdam. Letterlijk beginnen vanaf nul, hoe doe je dat?

Hanna Laber en Sarah van Vuuren ontfermen zich samen over het archief van het Scapino Ballet Rotterdam. Sarah sluit ook aan bij het regelmatige overleg dat DEN voert met de vier archivarissen in deze interviewreeks.

Sarah van Vuuren (links) en Hanna Laber (rechts). © Scapino Ballet Rotterdam

Na jaren als balletmeester te hebben gewerkt, is Hanna nu onder andere werkzaam in de functie van artistieke productiebegeleiding. Omdat zij al dagelijks bezig was met de videoregistraties en over veel kennis over de voorstellingen beschikte, kreeg ze een jaar of vier geleden de vraag om orde te scheppen in de enorme stapel opnamebanden. 

Sarah kwam in aanraking met het gezelschap tijdens haar studie Cultureel Erfgoed. Gedurende haar stage deed ze onderzoek naar het fysieke archief. Inmiddels is zij het eerste aanspreekpunt in de geschiedenis van Scapino voor het archief bestaande uit programmaboekjes, foto’s, posters, objecten en zakelijke documenten. Een belangrijke rol, want met het 75-jarige jubileum op komst in 2020, groeit de vraag naar historisch materiaal voor het maken van voorstellingen en andere jubileumproducten.

Sarah: "We begonnen vanaf nul. Het fysieke archief was letterlijk een loods vol oude objecten, sommige waren zelfs flink beschimmeld. Tijdens mijn stage heb ik een plan van aanpak opgeleverd om hier orde in te scheppen. Dat plan heb ik de afgelopen tijd uitgevoerd. Ik heb veel van de kunst afgekeken bij gezelschappen in het buitenland die al verder zijn met het toegankelijk maken van hun archieven. Ook van de aanpak van het Nederlands Danstheater en de Nationale Opera & Ballet heb ik het nodige geleerd. Er is veel onderlinge uitwisseling. Dat is ook nodig, denk ik. Bijna alle gezelschappen stonden de afgelopen jaren nog aan het begin van deze klus."

Hanna: "Het woord archief viel een paar jaar geleden nog niet binnen Scapino. Ik wilde orde scheppen in de enorme verzameling DV-bandjes, VHS-tapes en nog oudere dragers. Dat is heel basaal, praktisch werk. We hebben 1200 banden bekeken en geprobeerd daar een selectie in te maken. Deze selectie hebben we vervolgens systematisch geregistreerd. Ik heb nu een enorm excelbestand met daarin de informatie over wat er op een tape staat: de naam van de productie, de premièredatum, wie het licht doet, wie de dansers zijn. We hebben hele oude dragers, dus het is soms spannend of we ze nog kunnen afspelen. Ik heb het systeem zelf verzonnen, maar het werkt. Het doel is in eerste instantie het totstandbrengen van een intern, bruikbaar archief. We merken nu wat het oplevert, dat is leuk. Ik kan stukken dankzij de doorzoekbare excel snel terugvinden."

Schoenendozen met namen van dansers. © Scapino Ballet Rotterdam

 

Sarah: "Vooral voor video is het inrichten van een geordend archief bij dansgezelschappen heel relevant. Het wordt veel gebruikt door de artistieke staf voor onderzoek voor nieuwe voorstellingen. Wat betreft het fysieke archief zijn we goed op weg, maar het is niet zo dat het al allemaal netjes in dozen geordend zit. Een nieuw archief opbouwen is een enorm proces.

Maar het is goed om te merken dat we steeds beter van dienst kunnen zijn als mensen binnen de organisatie iets zoeken. Daarmee bevorder je de bestaande werkprocessen. Als er intern van een collega een vraag komt, bijvoorbeeld omdat er een danser van vroeger is overleden, en er een foto nodig is voor een bericht, kan ik die binnen een half uur vinden. De volgende stap moet worden om het archief vaker en voor meer personen toegankelijk te maken. Een succesvol initiatief was in dit opzicht de Vriendendag. We hebben toen duplicaten van foto’s uit het archief te koop aangeboden. Vrienden van Scapino konden ervoor geven wat ze wilden. Een goed moment om hen bewuster te maken van de geschiedenis en meteen de rest van de organisatie een inkijkje te geven in wat Hanna en ik doen. Het maakte duidelijk dat je het archief op allerlei manieren kunt inzetten om de rijke geschiedenis van Scapino te vertellen."

Hanna: "Voor nu is mijn droom heel simpel: dat al het bewegend beeld vindbaar is voor iedereen, maar gebruikers het weer ook weer terug kunnen leggen op de juiste plek. Er staat nog heel veel beeldmateriaal op de server. Dat is nu nog ongeordend. Alle repetities worden maar zonder onbenoemd op de server gezet. Het zou mooi zijn als iedereen straks bekend is met de procedure en met het archief kan werken."

Archiefkasten. © Scapino Ballet Rotterdam

Sarah: "Als ik vooruitkijk, denk ik dat een systeem als Adlib ideaal zou kunnen zijn. Als het archief hier blijft en we een ruimte in kunnen richten met mooie depotkasten, zou Adlib daar goed bij passen. Of een systeem waarmee je alle ontsloten informatie binnen de podiumkunstensector kunt delen, onderling en met de buitenwereld. Maar op dit moment bezinnen we nog te veel op de precieze vervolgstappen om zo’n grote reservering te doen. Bovendien is het nu ook nog behapbaar om met excelbestanden te werken."

Hanna: "Omdat ik ook met de artistieke staf werk, zijn onze werkzaamheden voor het archief goed zichtbaar. We weten van elkaar wat er speelt. Lastig is dat collega’s niet altijd beseffen dat archiveren veel tijd kost. Het is vaak handwerk en het is nooit af. Het blijft leven. Toch maak je al stappen als je een structuur hebt gevonden. Dat maakt materiaal vindbaar en geeft een archief waarde voor de hele organisatie."

Sarah: "Het duurt even voordat je vanuit het archief daadwerkelijk kan leveren. Zeker als het nog vanaf de basis moet worden opgebouwd. Maar ik denk dat de organisatie veel profijt kan hebben van het werk dat wij nu verrichten. Uiteindelijk doe je het ook voor de buitenwereld en voor de toekomst. Ik heb zelf ook heel veel aan een uitgave gehad die ooit is verschenen voor het 40-jarige jubileum. Daarin stond heel veel over de geschiedenis en de dansers uit die tijd. Ik gebruik dat bijna dagelijks als bron. Met het 75-jarige jubileum op komst staat het archief bovendien opeens heel erg op de kaart, zowel intern als bij de fondsen. Dat is een luxepositie. We hebben een tijd geleden een aanvraag gedaan voor extra verpakkingsmaterialen voor kwetsbare objecten en deze bijdrage is toegekend door Stichting Stad Rotterdam anno 1720 en Van der Mandele Stichting. Zo hebben we via een omweg ook een deel structureel onderhoud van het archief kunnen financieren terwijl dat vaak lastig is."

Thema's
Deel dit artikel