8 praktische tips om te bouwen aan een duurzaam digitaal archief

Ben je werkzaam in de podiumkunsten en staat je organisatie aan het begin van de professionaliseringsslag in digitalisering en het op orde brengen van het archief? NDT, NO&B, ICK en Scapino delen een aantal waardevolle tips.

1. Begin!

De start kan overweldigend voelen, maar de stapels documenten en materialen hoeven niet in één keer allemaal in een kostbaar of complex documentmanagement- of archiefsysteem te landen. Breng het soort materiaal in kaart waar veel vraag naar is binnen de organisatie zoals foto’s, productieinformatie en videoopnames. Start met het wegwerken van de achterstanden op deze gebieden door een systematiek of structuur te bedenken om dit soort materialen te ordenen. Denk na over zaken als naamgeving van documenten en het inrichten van een heldere mappenstructuur. Hierdoor worden materialen en documenten gemakkelijker vindbaar. Dat neemt frustratie weg en geeft je organisatie inzicht in het belang van het archief: ze kunnen er gebruik van maken! Dit kan al relatief eenvoudig in een excelsheet, of bezoek voor inspiratie de jaarlijkse Archiefdagen met workshops en presentaties van andere (erfgoed)instellingen.

2. Maak keuzes

Archiveren is ook weggooien. Bewaar wat bijdraagt aan de doelstellingen van je organisatie en wat je wettelijk verplicht bent te bewaren, gooi de rest weg. Standaardiseer de procedures voor wat er wordt bewaard. Als je al wat verder op weg bent, kun je eventueel gaan werken met een selectielijst. Dit is een document dat je samenstelt in overleg met de archiefvormers of documenteigenaren in je organisatie. Hierin leggen jullie de afspraken vast over wat iedereen bewaart en ook hoe dat gebeurt. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en is de informatie over twintig jaar ook nog vindbaar.

3. Sluit waar mogelijk aan bij bestaande structuren en processen

Archiveren kost tijd en kan voor afdelingen waarbinnen het belang niet direct zichtbaar is, voelen als een onnodige extra taak. Maar archiveren is niet alleen iets voor achteraf. Idealiter is het een onderdeel van het dagelijkse maakproces en de workflow in je organisatie. Binnen elke organisatie is er een natuurlijke structuur aanwezig waarin documenten en materialen worden bewaard. Probeer in kaart te brengen hoe het archief met de werkprocessen samenhangt. Wat moet er bewaard blijven voor de toekomst en wat niet? Integreer de archiveringswerkzaamheden in de bestaande werkprocessen en digitale strategie. Denk aan een theatertechnicus die na de voorstelling een aantal programmaboekjes voor het archief meegrist uit de lobby tijdens zijn opruimronde. Of een productieleider die de videopnames van een voorstelling onder een afgesproken nummering op een vooraf aangewezen locatie uploadt op de server. Neem ook bij het inrichten van nieuwe (digitale) systemen de archiveringsprocessen en de duurzame toegankelijkheid mee (‘archiving by design’).

4. Maak jezelf en wat je doet zichtbaar

Voor collega’s die vaak met archiefmateriaal werken, heeft het archief een vanzelfsprekend nut. Denk aan een marketingafdeling die historische foto’s gebruikt voor op social media of voor pers of een choreograaf die onderzoek doet voor een nieuwe voorstelling. Niet voor iedereen is de waarde zo vanzelfsprekend.

Allereerst is het belangrijk om de steun van je directie te hebben bij je werkzaamheden. Deze zul je daarom als eerste moeten overtuigen van het belang van jouw werk. Schuif vervolgens aan bij stafoverleggen of andere meetings waarbij stakeholders aanwezig zijn, om te vertellen over je werkzaamheden en waarom deze belangrijk zijn. Blijf dit ook doen. Het loont om hierin tijd te investeren. Zo geef je collega’s inzicht in wat je doet, waar je werkzaamheden aan bijdragen en breng je ze misschien zelfs op ideeën. Je kunt verslag doen van je vorderingen en resultaat op intranet of drink een extra kopje koffie met collega’s.

5. Leer van elkaar

Een aantal instellingen in de podiumkunsten, met name in de dans, heeft de afgelopen jaren flinke stappen gemaakt met het professionaliseren van hun informatiemanagement en het toegankelijk maken van hun archief. DEN heeft al in meerdere gevallen een ondersteunende rol gespeeld, bijvoorbeeld door mee te denken over het plan van aanpak en de presentatie daarvan in fondsaanvragen. DEN en de archivarissen delen deze kennis graag met je. Dit loopt uiteen voor informatie over rechten op foto’s tot het inrichten van een excelsheets of het maken van een archiefplan.

6. Werk met vrijwilligers

Rondom de meeste podiumkunstinstellingen bevindt zich een schil van vaak zeer betrokken personen met een enorme hoeveelheid kennis over de organisatie of het gezelschap. Dat kunnen oud-medewerkers zijn, vriendenverenigingen of liefhebbers. Niet zelden delen zij graag hun kennis. Ook als er nog geen bestaande vrijwilligerspool is in je organisatie loont het de moeite tijd te steken in het werven van deze krachten. Maak wel duidelijke afspraken over wat er van hen wordt verwacht aan inzet. Dit kun je bijvoorbeeld vastleggen in een handleiding.

7. Houd vol, het loont!

Het aanleggen van een archief voelt in het begin wellicht als een tijdrovende bezigheid maar de investering betaalt zich sneller uit dan je denkt met het toenemen van de toegankelijkheid en vindbaarheid van het archiefmateriaal. Dit geldt niet alleen voor de historische documenten die je in de toekomst wellicht nodig hebt. Het ordenen van informatie levert ook nu direct resultaten, denk aan de tijdswinst die een overzichtelijk excelsheet oplevert bij het zoeken naar een bepaalde voorstelling. Of een mappenstructuur, versiebeheer en consequente naamgeving voor het vinden van de juiste actuele documenten. Dit maakt je werk relevant voor nu én duurzaam. Zowel vandaag als over 50 jaar zullen ze blij zijn met jouw noeste arbeid!

8. Zoek partners

Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Veel instellingen delen hun kennis en ervaring graag met je. Ook DEN kan daarin ondersteuning bieden, als sparring partner of met praktische tips. Wil je graag op de hoogte blijven van wat er allemaal gebeurt in de sector? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief van DEN.

-

Tekst & interviews: Saskia Du Bois voor DEN

Thema's
Deel dit artikel