Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Kiezen én delen – hoe Atria open standaarden gebruikt om hun collectie te ontsluiten

Een goed collectiebeheersysteem vormt de fundering voor de werkzaamheden van een erfgoedorganisatie. Het is niet alleen belangrijk voor het registreren van je collectie, maar legt ook de basis voor publieksuitingen zoals verhalen op je website en het faciliteren van onderzoek. Atria, Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis, gaat over op een nieuw, cloud-based collectiebeheersysteem. Een enorm project waarbij de collectiedata worden opgeschoond en alle informatie op een nieuwe manier wordt ontsloten. Hiermee versterkt Atria hun publieksbereik en de toegankelijkheid van de collectie. De geleerde lessen van dit project deelt Atria graag. Bovendien – en dat is uitzonderlijk – willen ze ook het systeem zelf graag delen met andere instellingen.

Atria verzamelt, bewaart en documenteert materiaal over de positie van vrouwen op alle terreinen, in heden en verleden en in binnen- en buitenland. Het archiefmateriaal bestaat onder andere uit tijdschriften, artikelen, foto’s, video’s en Oral History interviews over dit onderwerp.

Atria richt zich op een breed publiek. Zo organiseerde het kennisinstituut in 2019-2020 de  succesvolle interactieve tentoonstelling ‘De straat op!’ over 100 jaar vrouwenkiesrecht. Daarbij was een Virtual Reality-beleving die een demonstratie voor vrouwenkiesrecht in het Amsterdam van 1916 tot leven bracht. Ook maakt Atria een lesprogramma over Dolle Mina en de tweede feministische golf, dat in maart 2021 beschikbaar komt.

Het collectiebeheersysteem dat Atria tot voor kort gebruikte draaide op een oude server en het was tijd voor een nieuwe versie. Dat was een aanleiding voor Atria om de systemen te vernieuwen en te onderzoeken welke oplossing voor hen goed zou werken als collectiebeheersysteem en als manier om de collectie te ontsluiten.

Digitale strategie

Ingrid Oostendorp is coördinator online communicatie en webmaster en daarmee verantwoordelijk voor de digitale strategie bij Atria. Die strategie is gericht op het vergroten van het online bereik. Atria wil een knooppunt zijn voor informatie over emancipatie en vrouwengeschiedenis en meer binnen een netwerk van organisaties en bronnen opereren. Het onderzoek naar systemen die goed konden bijdragen aan deze doelstelling, resulteerde in de keuze voor een nieuw systeem uit Frankrijk: LIMB Gallery.

LIMB Gallery is een digitale bibliotheek bedoeld voor archieven, bibliotheken en andere instellingen die hun collectie online willen delen. Het biedt opslag voor mediabestanden en metadata en heeft een interface voor het ontsluiten van de collectie voor het publiek. Atria bewaart de informatie op een fysieke server met een back-up naar de cloud op een veilige manier. De data worden geüpload naar de cloudservice van Amazon (AWS) onder Europese regelgeving. Het systeem wordt in Nederland weinig gebruikt. Ingrid verwacht dat de collectie hiermee veel toegankelijker wordt voor externe gebruikers zoals onderzoekers en andere geïnteresseerden.

De migratie van de bestanden en metadata naar het nieuwe systeem is een flinke klus. Atria kiest er bovendien voor om de data ook meteen te optimaliseren en standaardiseren. Daarbij is er goed nagedacht over toegankelijkheid en het open delen van informatie. De ingevoegde data voldoen bijvoorbeeld aan internationale standaarden. Zo biedt de oplossing een IIIF-server en image viewer. IIIF staat voor International Image Interoperability Framework, een standaardmethode om beeldmateriaal op het internet aan te bieden. De afbeeldingen worden, voor zover de rechten het toestaan, direct in te zien of zelfs direct downloadbaar vanaf de website van Atria, zodat ze makkelijk beschikbaar komen voor een groot publiek. Hiervoor start Atria na de livegang een project ‘Copyrights’ waardoor er steeds meer materiaal in hoge resolutie beschikbaar zal komen.

Ook voor de metadatering volgt Atria een internationale standaard: Encoded Archival Description (EAD). Dat maakt het mogelijk om de data makkelijker te doorzoeken, machineleesbaar te maken en eventueel te koppelen aan databases van andere instellingen. Ingrid: ‘Een koppeling met Europeana zou bijvoorbeeld een mooie stap zijn in de toekomst.’ Andersom wil Atria de eigen informatie ook graag verrijken met informatie uit externe Thesauri.

© BUROBRAAK (tentoonstellingsontwerp en interactive PDF) en G.J. van Rooij (fotograaf), 2020
Atria’s tentoonstelling De straat op! 100 jaar vrouwenkiesrecht en activisme

Werkprocessen

Tegelijkertijd verbetert Atria de interne processen met behulp van de nieuwe oplossing. Het nieuwe systeem vereist minder handelingen, omdat het verschillende functies combineert: behalve collectiebeheersysteem is het ook doorzoekbaar voor externe gebruikers en biedt het een kant en klare front-end. Dat betekent dat wijzigingen die in de database worden doorgevoerd snel en direct zichtbaar zijn. Bovendien is LIMB Gallery responsive gebouwd en dus op verschillende apparaten te gebruiken, wat voordelen geeft zowel voor als achter de schermen. Ingrid: ‘Er is minder overhevelen van data nodig van onze fysieke server naar een andere fysieke server. Zelfs de viewer is super responsive. Dus archieven kun je straks op je telefoon doornemen.’

De verschillende workflows van de organisatie worden gestroomlijnder dankzij deze oplossing. Ook bij de invoer van de metadata wordt een internationale standaard gebruikt: Dublin Core. In het verleden werkte Atria met veel verschillende labels om materiaal te beschrijven. Zo kon een ‘maker’ worden aangemerkt als ‘auteur’, ‘fotograaf’ of ‘schilder’ en dat stond bovendien niet altijd in dezelfde veldnaam. Ingrid: ‘Dat was onoverzichtelijk en gaf minder grip op onze data. Met de nieuwe standaard weet de gebruiker beter wat die te wachten staat. Bovendien maakt het ook de invoer uniformer, afspraken zijn dus minder brontype afhankelijk en het beheer wordt hierdoor efficiënter’.

Op het gebied van opslagmogelijkheden geeft deze nieuwe oplossing meer flexibiliteit. De hoeveelheid digitale bestanden zal flink groeien, zo is de verwachting. Zoals het nu is ingericht verdient Atria de investering in drie jaar terug, doordat het oude systemen vervangt. De cloudoplossing maakt het schaalbaar en ook goedkoper, omdat Atria kan opschalen wanneer dat nodig is en niet meteen hoeft te investeren in de grootst nodige opslag voor de toekomst.

Omdat het systeem ook een dashboard heeft met analytische gegevens, verwacht Ingrid meer inzicht te krijgen in de gebruikers: ‘Bij ons staat de eindgebruiker centraal, we blijven sturen op het zo goed mogelijk bedienen van ons publiek’. Daarom wil Atria in de toekomst nog verder innoveren en bijvoorbeeld onderzoeken wat er mogelijk is op het gebied van beeldherkenning, automatische transcriptie en verdere verrijking van de metadata door koppeling aan andere digital bronnen.

Delen in een netwerk

Atria is nu druk bezig met de migratie en binnenkort gaat de nieuwe database live. Vervolgens wil Atria graag kijken of het systeem met andere partijen kan worden gedeeld om zo het netwerk van bronnen rondom gender, emancipatie en vrouwengeschiedenis te versterken. Ingrid: ‘Veel kleinere erfgoedinstellingen hebben nog niet dit soort oplossingen, we zouden samen een blok kunnen vormen en een gedeelde investering kunnen doen in bijvoorbeeld opslagmogelijkheden of uitbreiding van een content management systeem’. Samenwerking biedt allerlei kansen en versterkt de verdere verrijking en ontsluiting van erfgoed.

Oproep

Werk je bij een archief, erfgoedinstelling of andere organisatie met een collectie en zie je mogelijkheden om een samenwerking aan te gaan in het ontsluiten van gender-gerelateerd erfgoed? Neem dan contact op met Ingrid Oostendorp via; https://atria.nl/over-atria/medewerkers/ingrid-oostendorp/

 

Verder lezen

Thema's
Deel dit artikel

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.