Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Tryater en de werkgroep archief

Iedere medewerker draagt op zijn eigen manier bij aan het archief van een instelling. Maar niet iedereen ervaart dit zo. Hoe voorkom je dat het archief lastig te doorzoeken is? En hoe creëer je mede-eigenaarschap? Tryater richtte hiervoor de werkgroep archief op.

Fries theater blijven koesteren

Het in 1965 opgerichte Tryater is het enige meertalige BIS theatergezelschap van Nederland. Ze werken en denken vanuit de meertalige context waarin ze leven en maken groot- en kleinschalig theater voor elke leeftijdsgroep. In hun archief zijn beelden en registraties van 55 jaar voorstellingen terug te zien, onder andere in het Fries. Daarmee is het archief ook een bijzondere collectie van cultuurhistorisch materiaal.

Maar niet alleen de registraties en foto’s zijn bewaard gebleven. Eigenlijk draagt elke afdeling bij aan het archief van de instelling. Zo heeft de productieafdeling ook draaiboeken van de voorstelling, vind je bij directie de speellijst terug en bij marketing de recensies.

© Bas de Brouwer
Part Time Paradise

Werkgroep archief

Tineke Fopma nam deel aan het archieftraject en is als directiesecretariaat van Tryater de essentiële spin in het web. Bij haar kun je terecht als je wilt weten of er iets in het archief zit en waar dat te vinden is. En hoewel dit een enorme toevoeging is aan het Tryater-team, schuilt hierin ook een gevaar. Want wanneer zij vertrekt of niet bereikbaar is, dan verliest de rest van het team daarmee de snelle toegang tot het archief.

"De keuze om deel te nemen aan het DEN-traject ligt in het feit dat er over de 55 jaren van ons bestaan een vrij groot archief is opgebouwd, zowel fysiek als digitaal, dat wij willen optimaliseren om het te kunnen blijven koesteren en het zo voor intern en extern te kunnen ontsluiten."

Om hier met vooruitziende blik aan te werken, heeft Tryater besloten om een werkgroep archief op te richten. Elk afdelingshoofd zit hierbij in, alsook de directie en de dramaturg. Zij komen regelmatig samen om te bespreken hoe het met het archief staat. Door elke afdeling te betrekken wordt het mogelijk om samen te bepalen wat werkzame afspraken zijn voor het archief. Het helpt natuurlijk niemand als de directie besluit om het archief op een bepaalde manier bij te houden die voor bijvoorbeeld de marketing afdeling helemaal niet werkt.

Tip: betrek alle afdelingen bij het archief, zodat afspraken over het archief voor iedereen werkbaar zijn.

Afspraken over naamgeving

Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers makkelijk het materiaal kunnen terugvinden, ook bij andere afdelingen, is het goed om afspraken te maken over naamgeving. Je ziet regelmatig dat iedere collega weer een andere structuur aanhoudt. Dit is voor die persoon wel begrijpelijk, maar niet voor alle collega’s. Door afspraken te maken over naamgeving, en dit af en toe te controleren, voorkom je ‘vervuiling’ van je archief. Dat kan veel tijd schelen in het zoeken.

Op TRACKS kun je meer tips lezen over naamgeving.

Mede-eigenaarschap

Door gezamenlijk te bepalen wat de plek is van het archief in de instelling, en te kijken hoe elke afdeling daaraan bijdraagt (of moet dragen), maak je de archiefwerkzaamheden voor iedereen werkbaar. Bovendien creëer je daarmee mede-eigenaarschap over het archief. En dat is belangrijk om goed zorg te kunnen blijven dragen voor het archief. Als de verantwoordelijkheid van de staat van het archief niet bij een persoon ligt, voorkom je dat dit op den duur toch ‘vervuilt’, waardoor materiaal verloren raakt. Of collega’s onnodig veel tijd kwijt zijn met het zoeken naar bestanden. Mede-eigenaarschap is dus belangrijk voor een duurzaam beleid.

Tip: maak collega’s mede-eigenaar, zodat je samen kunt werken aan een duurzaam archief.


Plek van archief

Het archief vormt het hart van een instelling, waar elke afdeling op zijn manier aan bijdraagt. Vanwege deze centrale positie is het van belang dat er mede-eigenaarschap over het archief ontstaat. De werkgroep archief van Tryater heeft het belang van het archief op de kaart gezet. Zo blijft hun archief leven en toegankelijk, ook over een aantal jaar.

Het archiefdoorlichtingstraject

Tryater was een van de veertien deelnemers van het archiefdoorlichtingstraject dit jaar. Ben je benieuwd naar de ervaringen en lessen van de andere deelnemers? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogs.

Thema's
Deel dit artikel

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.