Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Beter digitaal (samen)werken begint met workflowschema's

DEN heeft voor twee theatergezelschappen de processen rond een artistieke werkpraktijk in kaart gebracht. Vanaf het eerste idee voor een productie bij het artistieke team tot en met de afsluiting van het seizoen door de afdeling marketing. Dit onderzoek heeft een aantal workflowschema’s opgeleverd en vormt voor DEN een belangrijke bouwsteen in het traject rondom archivering by design voor podiumkunsten.

We maken steeds meer gebruik van digitale middelen en ook in de cultuursector wordt meer digitaal (samen)gewerkt. Met de groeiende hoeveelheden informatie die je ook als kunstinstelling produceert en de constante ontwikkeling in informatietechnologieën, verdient gegevensmanagement (of archivering) constante aandacht binnen de organisatie. Archivering by design heeft als doel om (digitaal) samenwerken te integreren in de werkpraktijk. Maar hoe werkt dat voor de podiumkunsten?

Archivering by design voor de podiumkunsten

Archivering by design biedt een praktische insteek voor het inrichten van ICT-oplossingen die de reguliere werkprocessen ondersteunen. Het is een aanpak waarbij de ICT-infrastructuur zo wordt ingericht, dat het digitale archief voor de toekomst wordt ingebed in het het reguliere werkproces en achteraf archiveren daarmee verleden tijd is. Maar hoe werkt dat in de praktijk bij podiumkunstinstellingen? DEN ging op onderzoek uit door middel van interviews met diverse medewerkers bij Het Nationale Theater en Het Filiaal.Op basis van deze input zijn voor de werkzaamheden binnen verschillende afdelingen workflowschema’s opgesteld. Daarbij werd duidelijk welke digitale culturele content er in dat werkproces beschikbaar komt dat van waarde is om gestuctureerd te worden en duurzaam op te slaan als basis voor het digitale archief van de toekomst.

Werkprocessen en born digital materiaal in beeld

DEN heeft uitgebreid gesproken met diverse medewerkers over de werkprocessen bij deze twee gezelschappen. Al snel werd duidelijk dat Het Nationale Theater en Het Filiaal ieder weliswaar een eigen aanpak en werkwijze voor het productieproces kennen, maar dat er ook de nodige paralellen te zien zijn.

Die verschillende werkprocessen brengen goed in beeld hoe in verschillende fases van het seizoen door verschillende afdelingen een schat aan ‘born digital’ documenten wordt ontwikkeld. Dat zijn documenten die van origine digitaal zijn en dus nooit een fysieke evenknie hebben gehad. Dit werpt al snel de vraag op: op welke manier wordt er omgegaan met al deze documenten rond de artistieke ideeen, artistieke planning, regieboeken, seizoensagenda, roosters, contracten, marketing, registraties en de website? Hoe en waar worden bestanden opgeslagen en zijn deze daarmee ook voor andere medewerkers, bijvoorbeeld van een andere afdeling, terug te vinden? In de praktijk werken de diverse afdelingen vaak met hun eigen ICT-oplossingen. Dat maakt het lastig de digitale informatiestromen en bijbehorende digitale waardevolle documentatie van de gezelschappen in kaart te brengen. In onderstaand model is een eerste overzicht gemaakt van verschillende bestandsvormen die in de informatiestroom van het eerste artistieke idee tot en met de afsluiting van een seizoen naar voren komen.

Figuur 1: schematisch overzicht van de verschillende fases (artistiek en productioneel) en bestandstypen bij een producerende instelling.

Input en output zichtbaar maken

Binnen de podiumkunstensector wordt zelden uitgebreid stilgestaan bij deze informatiestromen. Bij theaterproducerende instellingen ligt de focus nu éénmaal op het werken aan en het voorbereiden van één of meerdere producties. Hierbij zijn diverse medewerkers en teams betrokken, waarbij het voor de één niet altijd inzichtelijk is hoe de ander werkt en welke informatie er beschikbaar komt waar je mee verder kunt werken.

Nadenken over het inrichten en op elkaar afstemmen van werkprocessen schiet er nog weleens bij in wanneer het werk zelf al genoeg tijd vergt. Maar juist het beschrijven van werkprocessen in termen van input en output is heel bruikbaar om de processen meer op elkaar te laten aansluiten. Deze invalshoek bleek voor medewerkers van HNT en HF ook heel herkenbaar en bruikbaar te zijn.

De activiteiten van de productieleider in producties lijken wel wat op die van een projectleider in de bouw – je krijgt de tekening aangeleverd van de architect en vervolgens plan en regel je alles om dat huis te bouwen. De stukadoor kan pas aan de slag als de muren staan, de schilder werkt na de timmerman, bijvoorbeeld. Een systeem waarmee de workflow wordt ondersteund, biedt ook voordeel voor de samenwerking. Zo is er nu soms verwarring of verschil van inzicht over de kaders die voor de hele productie gelden. Een digitale, gemeenschappelijke sheet met die kaders, centraal voor iedereen toegankelijk, zou dus mooi zijn.

- Anke Wirken (Manager technische en productionele bedrijfsvoering Het Nationale Theater)

 

Iedere medewerker en ieder team werkt aan zijn eigen onderdeel van de productie en acht deze output – ten onrechte – niet altijd van waarde voor de andere betrokkenen in het verdere proces. Wanneer opslag van bepaalde bestanden centraal plaatsvindt, kunnen collega’s informatie makkelijker vinden en op die manier meer inzicht krijgen in elkaars werkzaamheden en in het totale werkproces van bijvoorbeeld een productie. Het lijkt een open deur, maar in de gesprekken die DEN hierover voerde zijn werkprocessen vaak niet helder omschreven én niet inzichtelijk weergegeven en geordend. De informatie die daaruit voortkomt is dus ook niet geordend en makkelijk vindbaar voor idereen in de organisatie.

Wat is input en output?

Input is de informatie die iemand krijgt om mee aan de slag te gaan. Neem bijvoorbeeld de afdeling Marketing. Die krijgt als input steeds completere informatie aan de hand van een factsheet productie, met daarop onder anderede titel, de beschrijving en spelers van een productie aangeleverd. Er wordt een beeld gemaakt voor de productie (een foto, illustratie of samengesteld beeld). Met deze input kan de afdeling Marketing verschillende output maken: een eerste beeld en publiekstekst voor gebruik op de website of voor posts op social media. De afdeling verkoop kan op basis van de factsheet productie aan de slag en levert als output bijvoorbeeld een lijst met definitieve speeldata en locaties.

Figuur 2: Voorbeeld van een workflowschema: workflows rond de verkoop en marketing in de voorbereidingsfase

Het is niet alleen de moeite waard om het resultaat van het productieproces middels een AV-registratie of de affiche te bewaren. Het is juist ook interessant om te weten wat het eerste zaadje voor een productie was. Hoe is het idee ontstaan, hoe is het geëvolueerd en hoe heeft dat uiteindelijk vorm gekregen. Daarin zitten hele interessante dingen om te bewaren en te delen.

- Cees Debets Directeur Theater, Het Nationale Theater

Workflowschema’s

De workflowschema’s helpen DEN in het gesprek met de sector over zaken als informatiestromen. Bij een eerste presentatie aan theaterproducerende instellingen herkennen deze zich in de geschetste werkprocessen. Er werd bovendien onderkend hoe belangrijk het is dat dit nu eens gebeurt. Deze schema’s geven direct meer inzicht in de samenhang van de verschillende processen en leggen een duidelijke relatie met het belang van het ordenen van archiefmaterialen.

Met deze schema’s heeft DEN een belangrijke bouwsteen in handen om verdere stappen te zetten met archivering by design voor de podiumkunsten. Deze workflowschema’s worden daarom nog verder uitgewerkt en zullen nog via de website van DEN gepubliceerd worden. De workflowschema’s kunnen dan daarna op verschillende manieren worden ingezet

  1. Om het concept van archivering by design toepasbaar te maken voor de podiumkunsten, vormt dit onderzoek de basis voor het inventariseren van geschikte ondersteunende IT-systemen/tools.
  2. De schema's vormen zo een hulpmiddel om de werkprocessen ook bij andere podiumkunstinstellingen inzichtelijk en bespreekbaar te maken. Daarmee kunnen organisaties overeenkomsten en afwijkingen ontdekken en de informatiestromen in de eigen organisatie in kaart te brengen.
  3. Deze schema’s illustreren ook de complexiteit en rijkdom aan activiteiten die samenhangen met het op de planken brengen van een theaterproductie. Ze bieden een goede basis om met de sector van gedachten te wisselen over wat binnen de artistieke werkpraktijk van belang is om te bewaren als cultureel erfgoed van de toekomst en te ontsluiten voor een breed publiek.

Wil je nu al meer weten over de worfklowschema’s en dit onderzoek? Neem dan contact op met Tanja Zuijderwijk of Marcus Cohen.

Marcus Cohen

Marcus Cohen

Adviseur

Marcus Cohen is senior Adviseur bij DEN en houdt zich onder andere bezig met ontwikkelingen rond open dataplatforms voor de (podium)kunsten.

Tanja Zuijderwijk

Tanja Zuijderwijk

Projectleider Samenwerking Sectorbrede Digitale Infrastructuur Podiumkunsten

Tanja werkt als zzp-er aan het project Samenwerking Sectorbrede Digitale Infrastructuur Podiumkunsten. Daarnaast werkt ze als digitaal projectleider in de cultuursector aan uiteenlopende digitale projecten voor o.a. het Mauritshuis, Het Nieuwe Instituut en Netwerk Digitaal Erfgoed. Als inhoudelijk projectleider met kennis van techniek en maakproces van digitale platforms is Tanja de ideale gesprekspartner als het gaat om digitalisering binnen de cultuursector.

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.