Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Cameretten Festival: Je archief laat zien waar je voor staat

Met een uitgebreid videoarchief laat Cameretten Festival 55 jaar aan talentontwikkeling binnen cabaret zien. Merel Mathey, zakelijk leider van Cameretten nam deel aan het archieftraject om hun archief te verduurzamen en werken efficiënter te maken. Volgens Merel kan Cameretten met hun archief aangeven waar Cameretten voor staat. We gingen in gesprek met Merel over hun deelname aan het archieftraject.

Wat was de aanleiding om aan het archieftraject deel te nemen?

Cameretten bestaat 55 jaar. Dat betekent dat we 55 edities hebben gehad, waar elk jaar nieuwe deelnemers aan meedoen. Van al deze deelnemers hebben we veel materiaal verzameld, in de begintijd ook analoog materiaal. Denk aan foto’s en videobeelden, maar ook ouderwetse geluidsbanden en floppy’s. Deze oude dragers kunnen door specialisten nog gelezen worden, maar voor de meeste mensen niet meer. Daar zit een risico in. Want we konden niet controleren wat er op de oude drager stond, en of die het sowieso nog wel deed. Dat was voor ons een reden om kwetsbare dragers zo snel mogelijk te digitaliseren. En als we dan toch bezig zijn, willen we de verzameling compleet maken ook.

We waren al begonnen met digitaliseren vóór het archieftraject. We hadden een crowdfunding gestart om dit te financieren. Maar terwijl we bezig waren liepen we tegen nieuwe vragen aan. Er kwam meer bij kijken dan alleen het digitaal maken van het analoge materiaal. Zoals, waar laat je de digitale bestanden? En hoe kun je die eenvoudig weer terug vinden? En wat willen we er eigenlijk mee nu het digitaal is? Toen kwam het DEN Archieftraject op ons pad. Dat leek ons een goede gelegenheid om ons eigen proces te bekijken en nieuwe handvatten te krijgen om verder te werken. Om te werken aan een digitale strategie voor ons archief.

“Er kwam meer bij kijken dan alleen het digitaal maken van het analoge materiaal. Zoals, waar laat je de digitale bestanden? En hoe kun je die eenvoudig weer terug vinden? En wat willen we er eigenlijk mee nu het digitaal is?” - Merel Mathey, zakelijk leider Cameretten Festival
Jullie zijn een van de weinige deelnemers die al werken met een archiefsysteem. Hoe is die samenwerking ontstaan?

We waren op zoek naar een systeem waarin we makkelijk dingen kunnen opslaan. In 2017 zijn we bij DE REE archiefsystemen terecht gekomen. Zij waren fan van Cameretten en vonden het hartstikke leuk om samen te werken. Ze hebben ons erg geholpen met het opstellen van de namen van bestanden en hoe we het archief goed kunnen aanpakken. Ook hebben zij ons een training MAIS-Flexis gegeven waardoor we makkelijker met het systeem uit de voeten konden. In hun systeem kunnen we eenvoudig bestanden terugvinden.

We kregen de smaak goed te pakken. Maar toen veranderde de vraag. Wat archiveren we eigenlijk, en wat niet? En waarom doen we dat? DE REE archiefsystemen helpt ons nog steeds goed in het bewaren van de bestanden, maar de waarom-vraag, die moesten we zelf beantwoorden.

Naamgeving van bestanden en mappen

Goede naamgeving is belangrijk voor een duurzaam archief. Met verkeerde naamgeving kun je namelijk toekomstige problemen veroorzaken. Zo zijn er leestekens, zoals /*%@|#§$, die de computer kan lezen als een commando, waardoor het bestand niet geopend kan worden. Daarnaast geeft een heldere naam van een map een duidelijke context voor de bestanden die je daarin kan vinden.

Project TRACKS geeft een aantal handige richtlijnen om rekening mee te houden bij je naamgeving van bestanden en mappen.

Hoe is het om aan het archief te werken?

We zijn geen hele grote organisatie, dus het archief bijhouden kan een overweldigende taak voor ons zijn. Archiefwerk is een hele andere tak van sport dan waar wij mee bezig zijn, namelijk een festival produceren. Samenwerken met DE REE archiefsystemen, die hier wel experts in zijn, is daarom ontzettend fijn, omdat zij hier veel verstand van hebben en ons kunnen adviseren.

Het DEN Archieftraject hielp ons weer verder op weg, omdat we daar aan de slag konden met de overige vragen die we over ons archief hadden. Zoals wat kun je met een archief? We spelen met het idee om het archief te gaan ontsluiten voor anderen. Maar voor wie doen we dit dan? En mogen we het archief wel zomaar ontsluiten?

Tijdens het archieftraject konden we uitzoomen en stilstaan bij de vraag waarom we dingen bewaren. Het ligt in Cameretten besloten dat we archiveren, want we bouwen aan de geschiedenis van cabaret in Nederland. Elk jaar hebben we nieuwe winnaars waarvan we op dat moment nog niet weten wie over tien jaar is doorgebroken.

Team Cameretten Festivals neemt juryprijs 2021 in ontvangst op een podium vol confetti
© Foto: Jaap Reedijk
Hebben jullie richtlijnen voor wat je bewaard, en waarom?

We krijgen elk jaar een bulk materiaal binnen van alle inschrijvingen, tussen de 40-50 per jaar. Dat bewaren we niet allemaal, maar van de zes halve finalisten wel. We hebben in het verleden namelijk gemerkt dat tussen de halve finalisten toch af en toe deelnemers zitten die later groot worden.

Het beeldmateriaal van de afwijzingen bewaren we niet, en ook de inschrijvingsformulieren doen we weg, want daar staan persoonsgegevens op. We hebben best lang getwijfeld over het bewaren van de afwijzingsbrieven. Want daarin motiveren we de afwijzing, en dat geeft een tijdsbeeld van het festival en het veld van cabaret. We hebben ervoor gekozen deze toch te bewaren, geanonimiseerd, omdat ze een deel van het verhaal van Cameretten vertellen.

Van de zes halvefinalisten bewaren we de registratie van de finale voorstelling, het programmaboekje en de foto’s van de avonden. Als er recensies zijn, bewaren we die ook.

In het verleden zijn we verhuisd van Delft naar Rotterdam, en ook nu zijn we bezig met een verhuizing. Destijd is er niet gedocumenteerd hoe de verhuizing heeft plaatsgevonden en wat de overwegingen daarvoor zijn geweest. Een eyeopener uit het archieftraject was om dit wel te gaan doen, omdat het iets zegt over de beweegredenen en positie van het festival. We dragen nu dus meer zorg voor het bewaren van notulen van bestuursvergadering bijvoorbeeld.

We hebben ons archiefsysteem ingericht op basis van festival-edities, en de notulen zijn eigenlijk editie-overstijgend. Daarom hebben we ervoor gekozen deze wel te bewaren op onze server, maar niet in het archiefsysteem.

Hoe vind je dingen terug in jullie archief?

Laten we een foto als voorbeeld nemen. Die slaan we op onder het mapje 2021. Bij de foto noteren we alle namen van de juryleden, de regisseur en de deelnemers, en daar maken we tags van. Zo kunnen we de foto op basis van die informatie terugvinden. Zoek ik bijvoorbeeld op Patrick Laureij, dan krijg ik alle foto’s met hem erop te zien. Ook de fotograaf nemen we op deze manier op, evenals de locatie waar de foto is genomen. Eventueel voegen we toe wat we op de foto zien gebeuren, maar dit doen we niet altijd.

Door al deze metadata toe te voegen gelijk wanneer we een foto binnenkrijgen, maken we het onszelf makkelijk. Want nu is al die informatie nog super vers, maar over een paar jaar wanneer je de foto wilt gebruiken weet je het niet meer.

We hebben met meerdere fotografen gewerkt, maar we hebben niet altijd even goed bijgehouden welke foto door wie gemaakt is. Oftewel, we kunnen nog beter inzicht krijgen in wie de rechthebbenden zijn van de foto’s die we hebben. Dit nemen we mee in onze workflows vanaf nu, zodat wanneer we foto’s binnenkrijgen gelijk noteren wie de rechthebbende is. Dit kunnen we makkelijk opnemen in het archiefsysteem, door tags toe te voegen voor de fotografen.

Metadata. Niet zoeken, maar vinden

Metadata is het hoofdingrediënt om je archief makkelijk doorzoekbaar te maken. Door goede metadata kun je eenvoudiger bij bestanden komen, en kun je nieuwe verbanden tussen materiaal vinden. Daarnaast is metadata ook belangrijk wanneer je een archief beschikbaar wilt maken voor anderen, of archieven wilt verbinden.
In het Regieboek Vijfde Wand van DEN vind je meer informatie over wat metadata kan betekenen voor podiumkunst archieven.

Putten jullie vaak uit het archief?

We kregen vorige week het het verzoek om foto’s van de Korenburg in Delft, waar we destijds ons festival hadden, voor bij een persbericht. We vonden wel iets in ons archief, maar dat ging over vóór 1980. Van andere foto’s konden we niet herleiden wat nu wel of niet in de Korenburg was. Soms konden we op basis van de persoon die afgebeeld was wel wat herleiden, maar zeker wisten we het niet. En de personen die dat weten kunnen we bereiken, maar daar gaat dan weer tijd overheen.

We krijgen best veel media aanvragen, bijvoorbeeld wanneer er een profiel wordt opgemaakt over een cabaretier die heeft meegedaan aan Cameretten. Informatie makkelijker en intern paraat hebben zal ons ontzettend helpen om aan deze verzoeken tegemoet te komen.

Ik sprak onlangs met een journalist die van de eerste 20 jaar van Cameretten verslaglegging heeft gedaan voor de regionale krant. Ik vroeg hem naar zijn favoriete editie, en hij benoemde die waarin Hans Teeuwen en Roland Smeenk wonnen. Toen kwam de editie van een jaar later ter sprake, waar Smeenk een dag voor de opening van het festival was overleden. Deze zomer had ik het beeldmateriaal gezien van die specifieke editie, waar ze de opening een aantal minuten stil hadden gelegd ter nagedachtenis van Smeenk. Dat we dat materiaal hadden, en dat ik ermee bekend was, maakte dat ik dit gesprek met de journalist kon hebben. Toen het gebeurde was ik nog een kind, dus zelf heb ik het niet meegemaakt. Maar het is voor de mensen die Cameretten volgen wel een belangrijk moment geweest in de geschiedenis van het festival waar ik nu zakelijk leider voor ben. Als jonge organisatie kunnen we door ons uitgebreide archief weten op wiens schouders we staan en kunnen we makkelijker in verbinding staan met de generaties die ons voor gingen. Dat gesprek met de journalist maakte dat heel concreet voor me.

“De legacy van Cameretten is bewaard gebleven, en daar kunnen we bij. Daardoor weten we op wiens schouders we staan en zijn we makkelijker in verbinding met de generaties die ons voor gingen. - Merel Mathey, zakelijk leider Cameretten Festival
Hebben jullie dingen moeten aanpassen om met het archief te werken?

Om de week plannen we nu een moment in om met zijn allen aan het archief te werken. Daarmee trainen we onszelf om het werken aan het archief in ons ritme te krijgen. We willen het incorporeren in onze werkwijze en het een nieuwe gewoonte maken. Ook anticiperen we op nieuwe gegevens. We hebben duidelijker voor ogen wanneer iets definitief is, en dan kan het gelijk het archiefsysteem (MAIS-Flexis) in. Het archief maken we een integraal onderdeel van onze workflow. Dat hebben we van DEN geleerd!

Team Cameretten Festival poseert op podium voor bord met vrolijke sierletters van het logo van Cameretten
© Foto: Jaap Reedijk
Wat is het grootste inzicht dat jullie tijdens het archieftraject hebben verworven?

Archiveren is keuzes maken. We hadden voorheen de aanname dat we het oude digitaliseren en dan zijn we er. Dat is ontkracht. Als je tijd en energie steek in je strategie en het doel van je archief, dan helpt dat enorm in het maken van keuzes. Niet alleen in je blik naar het verleden, maar vooral ook naar de toekomst toe. Je maakt geen nieuwe bergen onnodig materiaal aan waardoor je altijd tegen het archief aan loopt te hikken.

Het archieftraject heeft het werken aan het archief in kleinere stukjes gehakt. Dat heeft geholpen om te zien hoe het archief een levend proces is dat een verandering van werkwijze met zich meebrengt. We werden ons bewust dat het best goed te implementeren valt in onze werkwijze. We kunnen nu makkelijker schakelen met onze stakeholders van vroeger en nu. Ik weet gewoon veel meer over de geschiedenis van Cameretten door het archieftraject, wat ik anders alleen van horen zeggen had kunnen weten.

Ik geloof dat organisaties zoals Cameretten, waar het gaat om talentontwikkeling, jonge mensen in de organisatie nodig hebben om aansluiting te vinden met de jonge makers waarmee ze werken. Met zo’n jonge organisatie is er wel een stukje kennis dat je mist. Archief is hierin zo belangrijk. Dus voor oudere generaties: waarborg dat jonge generaties de kennis kunnen overnemen die jij in pacht hebt. En voor jongere generaties: bewapen jezelf veel meer om beslagen ten ijs te komen ondanks dat je jong overkomt, met kennis over de inhoud.

Is er nog iets dat ik niet gevraagd heb, maar waar je nog wel wat over wilt vertellen?

De coaches van het DEN Archieftraject, en ook de mensen van DEN, zijn heel erg goed in het zich verplaatsen in de organisatie. Ze kunnen goed meedenken en het empathisch vermogen is zeer hoog. De coaches van het DEN Archieftraject staan erg in het nu. Ze snappen dat je niet alles 100% kunt doen en dat het meer gaat over keuzes maken. Het is een hele berg werk, maar ze helpen je daar praktisch mee om te gaan. Dus wie nog twijfelt om deel te nemen: doen!

 

Het archieftraject

Cameretten was een van de veertien deelnemers van het archieftraject 2021. Ben je benieuwd naar de ervaringen en lessen van de andere deelnemers? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogs.

Guido Jansen

Guido Jansen

Projectleider en coach archieftraject

Guido werkt als zzp'er aan het archieftraject bij DEN. Met een achtergrond in zowel de podiumkunsten als digitale media brengt hij deze twee velden samen. Bij de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht werkt hij als docent Interactive Performance Design, en daarnaast is hij als dramaturg betrokken bij makers en choreografen. Eerder werkte Guido als junior docent aan de Universiteit Utrecht voor de opleiding Media en Cultuur Studies, en organiseerde hij contextprogramma's voor SPRING Performing Arts Festival en het IMPAKT Festival.

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.