Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

De Ereprijs: Digitaal inventaris van 400 componisten

Een digitale inventarisatie maken van 400 componisten. Pieter Jongelie, zakelijk leider van Orkest De Ereprijs, pakte deze klus op toen hij aantrad bij het orkest. Met het archieftraject heeft hij zijn werkzaamheden onder de loep genomen. Hoe heeft hij de inventarisatie aangepakt? En hoe maakt hij het digitale archief een integraal onderdeel van de Ereprijs? We gingen in gesprek met Pieter over zijn deelname aan het archieftraject.

Wat was de aanleiding om aan het archieftraject deel te nemen?

Sinds mijn aanstelling bij De Ereprijs ben ik al bezig met wat er allemaal al is. De Ereprijs heeft een legacy van 40 jaar. We hebben dus een behoorlijk archief van partijen en partituren met muziek speciaal geschreven voor onze bezetting. Wim Boerman, artistiek leider van De Ereprijs destijds, wist zijn weg wel door het archief. Maar wie nog meer? En wat gebeurt er bij zijn vertrek? Om te voorkomen dat we het overzicht in het archief kwijtraken, ben ik met Wim door het archief gegaan. Ik heb hem gevraagd om de namen van alle componisten te noteren, in alfabetische volgorde. Dit was een goede leidraad, omdat we daarmee al snel een basis hadden, een ruggengraat voor ons archief. Want, als Wim een naam van een componist had genoteerd, moest er op zijn minst één compositie van hem of haar tussen zitten. En andersom, kwamen we een compositie tegen waarvan we de componist nog niet hadden genoteerd, dan konden we die meteen toevoegen. 


We hebben deze lijst met namen van de componisten aangevuld met de speellijsten die we opstellen voor de verantwoording naar de fondsen. Daarmee hadden we een soort totaalbeeld. Toen ben ik samen met een vriend aan de slag gegaan om deze grove inventarisatie digitaal te maken in Filemaker. 


We waren dus al behoorlijk bezig met ons archief voor we aan het archieftraject begonnen. Maar toen we de call van DEN zagen, vonden we het toch logisch om mee te doen. We hebben deelgenomen om te voorkomen dat we zaken over het hoofd zien, om nieuwe ideeën krijgen hoe dingen aan te pakken. En om connecties te leggen met andere instellingen die hier ook mee bezig zijn. Want we hoeven het wiel niet uit te vinden als we met zijn allen bezig zijn. Het archieftraject was een super gezonde confrontatie.  

Digitale inventarisatie

Je archief in kaart brengen kan lijken op een titanenklus. Maar vaak kun je met kleine ingrepen en een gefaseerde aanpak al veel inzicht in je archief krijgen. Ook helpt een zeer basale inventarisatie in een Excel al om in de toekomst aan te kunnen haken bij een eventueel archiefsysteem. Project TRACKS geeft richtlijnen voor maken van een inventarisatie van je archief.

Wat was de staat van jullie archief toen je begon met inventariseren?

De eerste indruk was best wel chaotisch. Een groot deel van het archief werd bewaard in grote A3-tekenmappen, maar daar stak van alles uit, met plakbandjes aan elkaar geplakt. Er zat wel orde in, maar er leek niet op een systematische manier aan het archief gewerkt te worden. De mappen waren vaak per maand of project georganiseerd, maar dus niet alfabetisch, en het overzicht zat in het hoofd van de zakelijk leider. Dus als we een bepaalde compositie of componist zochten, zou dat ons veel tijd kosten. Welke stukken hebben we? Waar zijn die te vinden? En zijn ze wel of niet digitaal? Dat wilden we snel kunnen zien. 


Tijdens het inventariseren merkten we ook dat we niet alle partijen hebben, maar wel de partituren, en dat deze niet altijd gebundeld zijn. Het bij elkaar zoeken van alle partijen om deze te kunnen spelen kost dan op het laatste moment veel tijd. Om er dan achter te komen dat we sommige partijen niet meer kunnen vinden en dus opnieuw moeten laten schrijven. Dat is zonde, want we moeten die partij hebben gehad. Met een digitale inventaris kunnen we dat beter overzien en bijhouden.

Denken vanuit de gebruiker

Bij het inrichten van je archief kun je je laten inspireren door wat een gebruiker met het archief zou willen doen. Bijvoorbeeld bij de Ereprijs, waar ze eenvoudig willen kunnen inzien welke composities van welke componist zij in hun archief hebben, en waar deze (digitaal) is te vinden. ‘De gebruiker centraal’ is één van de pijlers van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Het archieftraject vertrekt vanuit de pijlers van de Nationale Strategie.

Hoe zijn jullie te werk gegaan met het inventariseren? 

De lijst met namen van componisten die Wim alfabetisch had opgesteld hebben we als basis genomen voor het systeem. We zijn nu nog steeds bezig met dit in te voeren, maar we nemen verworven inzichten uit dit project mee in hoe we nu werken. Zo krijgt elk stuk dat we spelen  een code in ons systeem en gaat meteen in een gecodeerde map. Daarmee ligt alles in één keer alfabetisch in de kast. Achter de naam van de componist voegen we alle partijen en partituren toe. Bovendien kan op elke plek inhoudelijke informatie worden bijgevoegd, wat de start is voor duiding in een later stadium.


Ook hebben we het orkest ingeschakeld. We hebben een dag georganiseerd waarop iedereen zijn of haar bladmuziek meenam en ging alfabetiseren. Deze stapel hebben ze met mij gedeeld. Dus ik heb nu stapeltjes partijen per alfabetletter en instrument. Die ben ik gaan toevoegen aan de partituren van de componisten. 


We zijn nu bij de K aangekomen, het is best een tijdrovend proces. Maar door er zo doorheen te werken krijgen we beter voor ogen wat we allemaal in huis hebben. En gaandeweg het proces, wanneer de kaders en de methodiek staan, versnelt het werk.

Ook hebben we het orkest ingeschakeld. We hebben een dag georganiseerd waarop iedereen zijn of haar bladmuziek meenam en ging alfabetiseren. - Pieter Jongelie, zakelijk leider de Ereprijs
Waarom werken jullie in Filemaker? Wat zijn de voordelen voor jullie?

Ik geen fan van excel voor lange lijsten. Filemaker leent zich ook veel beter voor het behandelen van relationele gegevens. Filemaker kun je gemakkelijk naar je hand zetten. Als we met een ander archiefsysteem zouden werken, dan zouden we er tegenaan lopen dat het niet zomaar doet wat wij willen, want een archiefsysteem specifiek voor bladmuziek hebben we nog niet gevonden. 


Door zelf met Filemaker te werken zijn we ook niet afhankelijk van een andere partij. Wanneer we dingen willen wijzigen in onze inventaris, bijvoorbeeld een kolom toevoegen over de staat van het materiaal, dan kunnen we dat zelf doen. Filemaker leent zich ook goed om eventueel te importeren of exporteren, mochten we in de toekomst toch willen overstappen op een ander systeem.


Kunnen orkestleden de digitale inventarisatie inzien? 

Jazeker! We hebben de database gekoppeld aan onze webinterface waar orkestleden met een wachtwoord kunnen inloggen om te zien wat er is. Ze kunnen niks veranderen in de database, maar wel een onderzoeksvraag achterlaten. Bijvoorbeeld een correctie voor de database als een naam verkeerd gespeld is, of een verzoek achterlaten voor bepaald materiaal. 


Er is ook een andere manier om toegang te hebben tot de database waarin je wel dingen zelf kunt wijzigen. Maar er zijn maar twee personen die dat kunnen en durven te doen. De meeste orkestleden werken hier nog niet uitvoerig mee, ook omdat het systeem nog niet volledig en af is. Wel weten ze nu dat er een plek is waar ze met elke vraag binnen kunnen lopen. Ze beginnen te wennen aan het idee: het archief, dat is daar te vinden. Voor de artistiek leider Aspasia Nasopoulouis het een belangrijk systeem. Ze heeft de geschiedenis van De Ereprijs nodig als achtergrond (‘je was er zelf tenslotte niet bij’) en al die informatie speelt mee in haar keuzes voor de toekomst.


In Filemaker hebben we links toegevoegd naar de digitale bladmuziek in een Google Drive. De database bevat dus niet het materiaal zelf, maar wel de verwijzing. Als je op de link klikt, kom je in de juiste Drive terecht, mits je daar ook toegang toe hebt uiteraard. 

Wat voor soort materiaal vinden we in jullie archief?

Het orkest werkt al vijf jaar met iPads, dus veel recent materiaal is al digitaal beschikbaar. We zijn nu bezig de oudere bladmuziek te digitaliseren. Maar naast de bladmuziek hebben we flyers en programmaboekjes bewaard. Deze zijn nuttig om te controleren voor speellijsten als die elders niet zijn gedocumenteerd. En heel soms komen we zelf handgeschreven brieven tegen van een componist die hij of zij heeft meegegeven bij het inleveren van de partituur. 


Nog niet al ons materiaal is digitaal. Maar ik ervaar wat weerstand bij het uitbesteden van het digitaliseren. Niet omdat ik het niet wil laten doen, maar omdat het haast niet te doen is. Als ik niet eerst zelf besloten heb wat ik wil digitaliseren, kan ik het niet uitbesteden. Die keuze kun je niet aan een ander over laten. Je hebt meteen of later een interpretatie van het materiaal nodig. Die ben ik dan nu ook aan het toevoegen in Filemaker. 


We hebben ook partijen met daarop of overheen handgeschreven geplakte stukken. Dan denk ik, oké, hier is wat gewijzigd. En dat is mooi om te zien, dat je de wijzigingen terug kunt zien naast het origineel. Maar waarom die keuzes zijn gemaakt, dat zien we niet terug. Duiden is daarom ontzettend belangrijk. Vaak is een zinnetje dan al goud waard. 

Kenmerken duurzaam archief

Interpreteerbaarheid is één van de kenmerken van een duurzaam archief. Terwijl je het archief aanmaakt, wil je hier rekening mee houden. We noemen het aanmaken van een archief terwijl je eraan werkt archivering by design. Erik Saaman van Het Nationale Archief noemt naast interpreteerbaarheid ook de kenmerken vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar.

Welke nieuwe kennis hebben jullie opgedaan tijdens archieftraject?

Als je naar je eigen archief kijkt, dan zie je meestal alleen datgene dat prioriteit voor je heeft. Voor ons waren dat de compositie, de componist en de speelbeurt. Door die focus kijk je nog niet naar wat er nog meer is. Het archieftraject heeft een bredere blik opgeleverd. Wat er allemaal ook bij komt kijken als je met je archief aan de slag gaat. Bijvoorbeeld dat een Google Drive ook rommelig kan worden, net als een archiefkast. We hebben dus een heldere structuur nodig in al onze data, en die wil je op één lijn brengen. Je kijkt opnieuw naar hoe je het hebt georganiseerd en gaat jezelf afvragen, heb ik dat wel handig georganiseerd toen? Wat is de logica die ik heb gehanteerd? En zou iedereen die snappen? 


Dat geldt voor je backups, het publicitaire materiaal, het zakelijk materiaal, de correspondentie. Oftewel, je complete workflow. Ik wil eigenlijk het archief en archiveren in de workflow hebben. Dat het geen archief meer heet, maar het is je werk. En de sporen die je achterlaat, die noem je dan ‘gearchiveerd’. 


We waren al met ons archief bezig voor het archieftraject begon, maar deelname heeft wel extra gemotiveerd. Je staat minder alleen, je doet meer, je neemt het serieuzer. Ik heb het archief bijvoorbeeld een onderwerp gemaakt in het bestuur. Ik betrek mensen in wat we met het archief willen gaan doen in de toekomst.

We waren al met ons archief bezig voor het archieftraject begon, maar deelname heeft wel extra gemotiveerd. Je staat minder alleen, je doet meer, je neemt het serieuzer. - Pieter Jongelie, zakelijk leider de Ereprijs
Documenteer je je eigen archiveringsproces?

Nee, eigenlijk nog niet. Door het DEN archieftraject hebben we al wel delen van het proces gedocumenteerd, via de vragenlijsten en het actieplan.

Archivering en workflows

Je archiefwerkzaamheden gelijk opnemen in de dagelijkse taken? Dat scheelt een hoop werk! Tanja Zuijderwijk en Marcus Cohen hebben onderzoek gedaan naar de workflows van podiumkunstinstellingen en de archiefmateriaal die daaruit voortkomen.

Wat kun je doen met jullie archief?

In september hebben we een PocketLAB georganiseerd. Dit is een mini concertje/muziektheatervoorstelling. We hebben theatermaker Merlijn Runia toegang gegeven tot ons archief, en die heeft daarmee een voorstelling gemaakt. Het orkest heeft zich dienstbaar opgesteld, de theatermaker was aan de bal. Zo kon de theatermaker experimenteren met een live orkest, en werd daarmee de muziek van de Ereprijs weer opnieuw opgevoerd. De theatermaker heeft daarin gemixt en gematcht. Uiteraard met toestemming van de componisten, die het alleen maar leuk vinden. Het archief heeft hier heel erg mee geholpen. We durven het makkelijker aan om zoiets als dit te doen. En het is bevallen. We zijn van plan dit twee keer per jaar te organiseren. Zo geven we theatermakers de kans om delen uit onze legacy stukken opnieuw op te voeren.

Wat is de toekomst van jullie archief?

We hebben door de jaren heen met zoveel componisten gewerkt. Dat is een uitgebreid en inspirerend netwerk. We willen deze actiever blijven betrekken bij de Ereprijs, en het archief kan hier een belangrijke rol in spelen. Door de componisten het archiefmateriaal te laten actualiseren, dat ze het aanvullen en kunnen updaten. Maar ook dat ze ermee verhalen kunnen vertellen en inzicht geven in wat ze doen en hebben gedaan. Zeker wanneer een componist voor een langere tijd bij ons betrokken is. Dit kan alleen maar als de eerste stap gezet is: weten wat er is. Vanuit daar kun je verhalen vertellen, nieuw of bestaand.

Het archieftraject

De Ereprijs was een van de veertien deelnemers van het archieftraject 2021. Ben je benieuwd naar de ervaringen en lessen van de andere deelnemers? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe blogs.

Guido Jansen

Guido Jansen

Projectleider en coach archieftraject

Guido werkt als zzp'er aan het archieftraject bij DEN. Met een achtergrond in zowel de podiumkunsten als digitale media brengt hij deze twee velden samen. Bij de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht werkt hij als docent Interactive Performance Design, en daarnaast is hij als dramaturg betrokken bij makers en choreografen. Eerder werkte Guido als junior docent aan de Universiteit Utrecht voor de opleiding Media en Cultuur Studies, en organiseerde hij contextprogramma's voor SPRING Performing Arts Festival en het IMPAKT Festival.

Thema's
Deel dit artikel

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.