Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Gezamenlijke zorg: het borgen van culturele particuliere archieven

Cultuur producerende instellingen kunnen ondersteuning gebruiken om hun werkarchieven beter te beheren. Bij de makers ligt de focus vooral op het produceren van nieuwe werken. Terwijl in hun archieven verhalen besloten liggen die het waard zijn voor het publiek te ontsluiten. Er ligt een gedeelde opgave binnen de keten om gezelschappen, individuele kunstenaars, makers en ontwerpers in staat te stellen om hun archieven op orde te brengen met de kennis van informatie- en archiefspecialisten en om deze ook voor het publiek beschikbaar te maken. Maar in de praktijk weten cultuurproducerende- en archiefbeherende instellingen elkaar niet altijd makkelijk te vinden.

Particuliere archieven kunnen verloren gaan

De Archiefwet uit 1995 verplicht overheden in Nederland om zorg te dragen voor hun archiefbescheiden. In Nederland heb je als burger recht op informatie en moet iedereen in staat zijn om na te gaan hoe de overheid te werk is gegaan. De archiefzorg voor overheden houdt daarom in: het bewaren, beheren en beschikbaar stellen van papieren en digitale overheidsinformatie. Voor particuliere archieven geldt een dergelijke verplichting niet. Hoe gaan archiefinstellingen om met dit soort archieven, en waar kunnen eigenaren hiervan dan terecht?

In de archiefsector, met instellingen zoals het Nationaal Archief, regionale archiefcentra en gemeentearchieven, worden alle archieven anders dan van overheidsinstellingen beschouwd als particuliere archieven. Hieronder vallen bedrijfsarchieven, archieven van organisaties en archieven van personen. In Vlaanderen hanteren ze hiervoor de term ‘cultuurerfgoedarchieven’. Een passende term, omdat ook de archieven van cultuurproducerende instellingen en kunstenaars tot de particuliere archieven gerekend worden. Elk archief bepaalt zelf welke particuliere archieven worden opgenomen. Een gemeentearchief of provinciaal selecteert bijvoorbeeld op van een cultuur producerende instelling of individuele maker wel een afspiegeling vormt van de historie van de stad of streek of anderszins gezichtsbepalend is of was.

Dat betekent dat er daarmee voor veel archieven van gezelschappen en beeldend kunstenaars en ontwerpers geen plek is en daarmee verloren kunnen gaan.   

Wat is het beleid rond behoud van culturele particuliere archieven in de podiumkunsten, design en digitale cultuur in 2021-2024?

In de basisinfrastructuur 2021-2024 is voorzien in een netwerk- of platformfuncties voor de podiumkunsten en voor design & digitale cultuur. Podiumkunst.net en NADD zetten zich in voor oa. kennisdeling over behoud en beheer van collecties. Daarnaast willen beide netwerkvorming stimuleren en de eigen collecties digitaal verbinden en breder toegankelijk maken. Er komt daarmee één centrale voorziening rond collecties voor de podiumkunsten (theater, dans en muziek) én één voor de ontwerparchieven (vormgeving en digitale cultuur). Deze netwerk-voorzieningen zoeken onder andere door nauwe samenwerking met DEN naar oplossingen om met behulp van digitalisering collecties duurzaam toegankelijk te maken voor professionals, onderzoekers, onderwijs en het brede publiek. Het behoud en beheer van de collecties zelf blijft de verantwoordelijkheid van individuele instellingen en krijgt vorm door zelfregulering. DEN ontwikkelt de nodige kennis via de projecten Structurele Samenwerking voor een Digitale Infrastructuur voor de podiumkunsten en het Archieftraject. Ook voor de podiumkunsten- en ontwerpsector liggen er kansen om collecties en archieven digitaal toegankelijk te maken en met elkaar te verbinden.

Bron: Uitgangspunten Cultuurnota 2021-2024

Wat betekent dit voor makers in de kunsten als particuliere archiefvormers?

In de praktijk ligt de focus van cultuurinstellingen en makers primair op het maken van nieuwe producties en werken en het publiek vertonen via voorstellingen en tentoonstellingen voor het publiek. Het documenteren en registreren van producties en het afsluiten van het seizoen door alles netjes op te slaan en te archiveren is nog uitzondering. Dat betekent dat veel culturele instellingen en makers in de loop der tijd - van opeenvolgende culturele seizoenen - een groot archief ontwikkelen waar materiaal lastig in terug te vinden is. Terwijl het materiaal in deze archieven ook voor het publiek van veel waarde kan zijn, in die archieven liggen verhalen besloten over de geschiedenis en ontwikkeling van de makers.

Als cultuurproducerende instelling ben je niet wettelijk verplicht om het archief te bewaren en over te dragen aan een archiefinstelling. Aan de andere kant zijn archiefbewaarplaatsen zoals het Nationaal Archief niet verplicht om een particulier archief in de collectie op te nemen. Of een instelling een archief opneemt hangt af van de sociaal-maatschappelijke en/of politiek-bestuurlijke relevantie van het aangeboden archief en of het aansluit bij de bestaande collecties en het daartoe ontwikkelde acquisitiebeleid.

Juist vanuit het oogpunt van kunstenaarsnalatenschappen zou je willen dat archieven van makers, gezelschappen, vormgevers, kunstenaars etc. bewaard en beschikbaar blijven voor een geïnteresseerd publiek. Dit soort archieven behoren tenslotte ook tot het grotere geheel van ons cultureel erfgoed en vormen niet alleen met de producties en werken zelf, maar ook via documentatie over de artistieke processen, weer een belangrijke bron van inspiratie voor andere makers.

Cultuur producerende instellingen hebben als particuliere archiefvormers een eigen verantwoordelijkheid rond het behoud en beheer van hun artistiek en cultureel erfgoed. Maar in de praktijk is dit niet zomaar geregeld en zijn ondersteuningsmogelijkheden nog beperkt. Zo spelen bijvoorbeeld de volgende vraagstukken:  

  • Erfgoedbeheerinstellingen (rijks- en gemeentelijke archieven, musea of erfgoedinstituten) kunnen niet alles bewaren en moeten keuzes maken wat ze in hun collectie opnemen en wat ze daarvan voor het publiek (digitaal) ontsluiten. Ze hanteren een eigen acquisitiebeleid waar geen onderlinge afstemming of coördinatie over is. Dat houdt in dat voor veel van particuliere archieven géén plek is. Wat betekent dit dan voor het archief van een cultuurproducerende instelling? Hoe ga je om met materialen van rechtsvoorgangers, waar breng je die onder? Of wat gebeurt er na opheffing / beëindiging van een cultuurinstelling? 
  • Doorgaans is wel het zakelijk deel van een archief beschikbaar met de nodige juridische stukken over de ontstaansgeschiedenis, de bestuursverslagen en jaarverslagen. Daarnaast kan nog geput worden uit dozen met PR materialen, affiches,  seizoensbrochures en jubileumuitgaven. Maar dit vertelt niet het verhaal over de artistieke- en productieprocessen. Welke materialen zijn nu relevant om als archiefvormer te bewaren? Wat is nu relevant als erfgoedmateriaal? Wie bepaalt dit eigenlijk? Hoe kun je deze particuliere archieven dan opnemen en in hun rijkheid ontsluiten?  
  • Archieven bestaan in toenemende mate uit born digital materialen. Ook de online en sociale media maken deel uit van het archief. Deze kenmerken zich door steeds wisselende en gelinkte content. Hoe kun je dit archiveren en later nog betekenisvol presenteren aan het publiek?  Wat kun je  als maker/instelling doen rond  webarchivering? Wat doen  rijks-, gemeentelijke- en regionale/provinciale archieven en cultuurarchieven op dit gebied?
  • Wanneer je als erfgenaam te maken krijgt met een artistieke nalatenschap: hoe ga je daarmee om en waar kun je terecht? Wat biedt digitalisering hier voor mogelijkheden? Welke voorzieningen zijn er? Hoe breng je zo’n nalatenschap onder de aandacht? Of op welke manieren stelt digitalisering derden in staat om een selectie van het werk digitaal te bewaren en ontsluiten?
Wat is de visie van DEN en welke dossiers worden ontwikkeld?

 

Belang van een digitale infrastructuur

De netwerk- en platformvoorzieningen voor podiumkunsten en ontwerp/digitale cultuur willen met behulp van digitalisering stappen maken om in elk geval het digitaal cultureel erfgoed binnen elk van deze sectoren te organiseren, structureren en verbinden. Om als instelling binnen de kunstensector de mogelijkheden van digitalisering beter te benutten, verdient digitaal archiveren als onderdeel van het creatieproces en reguliere werkproces beslist aandacht. Dit is één van de belangrijke lessen die DEN trekt uit de opbrengsten van het project Structurele Samenwerking Digitale Infrastructuur voor de Podiumkunsten. DEN stelt dat wanneer een cultuurproducerende instelling beleid wil  ontwikkelen rond het archief dit nauw samenhangt met beleid over de manier waarop je als organisatie ICT inzet in de verschillende werkprocessen. DEN is van start gegaan met cases rond archivering by design voor de podiumkunsten, waarbij duurzame toegankelijkheid van informatie centraal staat. 

Culturele instellingen in Vlaanderen die overheidssubsidie ontvangen, hebben een inspanningsverplichting rond het beheer en behoud van hun erfgoedmaterialen. De cultuur van vandaag vormt immers het erfgoed van morgen. Instellingen kunnen voor beheer en behoud van hun archieven gebruik maken van een speciaal daartoe ontwikkelde toolbox en richtlijnen. Onze collega’s van Meemoo/CEMPER hebben rond  TRACKS (Toolbox & Richtlijnen Archief-en Collectiezorg in de Kunstensector) een archiefdoorlichtingstraject ontwikkeld. DEN heeft in navolging van dit Vlaamse traject een Nederlandse variant ontwikkeld. Net als vorig jaar wordt in 2021 het Archieftraject o.l.v. DEN dit jaar twee keer georganiseerd voor 14 deelnemers, om daarmee ook producerende instellingen binnen de podiumkunsten op weg te helpen met het inventariseren en organiseren van het (digitale)archief. DEN deelt de kennis en ervaring van de instellingen en coaches verder met het veld.  De pagina’s over archivering by design en het DEN archiefdoorlichtingstraject helpen de particuliere archiefvormer alvast wat op weg.  

Gezamenlijke zorg

Voor instellingen in de culturele sector ligt de focus op produceren. DEN constateert dat cultuur producerende instellingen als archiefvormers ondersteuning kunnen gebruiken om hun archieven beter te beheren. Of om in samenwerking met de erfgoedbeherende sector te komen tot een betere aanlevering. In de archieven liggen verhalen besloten die het waard zijn voor het publiek te ontsluiten. Op welke manier kan digitalisering hierin een rol spelen? Wat kun je als maker zelf doen met behulp van digitalisering om je werken te documenteren?

Er ligt een gedeelde opgave binnen de keten om gezelschappen, individuele kunstenaars, makers en ontwerpers in staat te stellen om hun archieven op orde te brengen en om deze voor het publiek beschikbaar te maken. Archiefinstelingen zullen te maken krijgen met uitdagingen rond het het op kunnen nemen van dynamische archieven die bestaan uit een verscheidenheid van born digital materialen. Maar ook om particuliere archiefvormers te faciliteren om koppelingen te kunnen leggen met relevante erfgoed collecties met linked open data. Vaak zal het archief van een kunstenaar bestaan uit materialen die betrekking hebben over het artistieke proces (schetsen, brieven, foto’s etc), de kunstwerken zelf zullen vaak deel uitmaken van bijvoorbeeld museale collecties.  Om voor een breder publiek context te bieden en verhalen te vertellen over makers en werken zal het digitaal erfgoed uit deze particuliere archieven verbonden kunnen worden met collecties bij erfgoedbeherende instellingen.  

In de praktijk weten cultuurproducerende- en archiefbeherende instellingen elkaar niet altijd makkelijk te vinden.  DEN en KIA (het Kennisnetwerk Informatie en Archief, dé ontmoetingsplaats voor vakgenoten in de wereld van informatie en archief) willen hierin stappen zetten. Komend half jaar wordt onder leiding van DEN samengewerkt aan de ontwikkeling van een handreiking voor deze categorie van particuliere archiefvormers. Doel van de handreiking is om particuliere archiefvormers inzicht te bieden in welke stappen ze zelf kunnen ondernemen om een duurzaam en herbruikbaar archief op te bouwen. Daarnaast zal de handreiking hen wijzen op wat archiefinstellingen hen te bieden hebben.

Belang van het netwerk

DEN  is betrokken bij initiatieven van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en van Podiumkunst.net en het Netwerk Archieven Design en Digitale Cultuur (NADD) die beide in 2020 van start zijn gegaan. Daarnaast volgt DEN met veel belangstelling ontwikkelingen bij KunstLoc (Brabant Cloud) en bij het Mondriaan Fonds. Dit om met elkaar af te stemmen over een eenduidige aanpak en de inzet van passende digitale tools of oplossingen voor particulieren en individuele kunstenaars.

Marcus Cohen

Marcus Cohen

Adviseur

Marcus Cohen werkt als senior-adviseur bij DEN. Eerder was Marcus beleidsmedewerker bij de NAPK en manager ICT voor het Nederlands Uitburo. Als bouwkundig ingenieur (TU-Delft) benadert Marcus samenwerking als een ontwerpopdracht: er moet wel iets praktisch gebouwd gaan worden. Hij is betrokken bij projecten rond een open dataplatform voor de (podium)kunsten en heeft zitting in de DERA-Architectuurraad. Marcus beheert kennisdossiers rond LOD en archivering by design. Daarnaast draagt Marcus bij aan onderzoeken, zoals eerder aan studies rond impact van (digitaal) cultureel erfgoed i.s.m. Europeana, de inventarisatie publieksdata in de cultuursector in opdracht van OCW en het rapport met aanbevelingen rond open data in de cultuursector voor de Taalunie.

Thema's
Deel dit artikel

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.