Wat heb je in huis?

Systematisch inventariseren

Een inventarisatie maakt duidelijk wat de culturele waarde van je materialen is. Je brengt in beeld wat er verloren dreigt te gaan als je geen ICT-beleid ontwikkelt en wat er al bewaard wordt binnen en buiten de organisatie.  En misschien blijkt wel dat je bij anderen op zoek moet gaan naar aanvullend materiaal om je archief of collectie compleet te maken.

Je kunt bij een inventarisatie onderscheid maken naar a) materialen in opslag en de archieven en b) het actuele productiearchief. Bij het eerste denk je met name aan de materialen van en over je instelling uit voorbije jaren. Het actuele productiearchief bevat juist de materialen uit het lopende seizoen. Het productiearchief bevat steeds meer digitale documenten en digitale materialen, zoals foto’s, audiovisuele registraties, kopieën van scripts, ontwerpen, etc. In het archief bevinden zich naast de gebruikelijke ordners en kartonnen mappen met het kantoorarchief vaak ook materialen rond de werken zelf, zoals oude scripts, boeken, publicaties, posters etc. Vaak zijn juist deze laatste materialen niet goed geordend of systematisch geregistreerd. Bij het systematisch inventariseren van wat je in huis hebt brengen we een splitsing aan tussen

1. fysieke opslag en archieven
2. het digitale productiearchief en de mappenstructuur op de server

In de kunstensector wordt veel materiaal geproduceerd. Uiteenlopende werken zoals ontwerpen, kunstwerken, voorstellingen en objecten vormen naast schetsen, fysieke artefacten, prints en decors een verzameling die het bewaren waard is. Daarnaast ontstaat er een verzameling van born digital materiaal. Denk aan digitale ontwerpen, publicaties, marketinguitingen en AV-registraties. Ook ontstaan er digitale multimedia kunstvormen.

Ligt het bij erfgoedinstellingen al voor de hand om objecten en materialen te beheren en te behouden in een collectie, ook zij hebben steeds meer digitale informatie die een plaats moet krijgen in de organisatie.

Opslag en archieven

Overzicht creëren

Breng alle informatie samen in een overzicht van wat er is en waar het zich bevindt. In de kunstensector bevinden de archieven en collecties zich niet altijd op één plek. Ze kunnen verspreid zijn over verschillende locaties en bij verschillende betrokkenen. Ga eens na of vrijwilligers, onderaannemers waar je mee samenwerkt of andere afdelingen binnen jouw organisatie beschikken over documenten en objecten die deel kunnen uitmaken van het archief en/of de collectie(s). Een begin van zorg voor het eigen archief en collectie(s) is om alle informatie over documenten en objecten samen te brengen om een overzicht te krijgen van:

• de locatie(s), waar de materialen zich bevinden en wat hun omvang is;
• de verschillende onderdelen van het archief en/of de collectie(s);
• informatie over hun staat, de manier waarop ze geordend zijn en datering en inhoud.

Waarom?

Als je als instelling weet waar materialen zich bevinden, heb je in beeld hoe volledig een archief en/of collectie is. Bovendien weet je dan hoe de toestand van de diverse documenten en objecten is. Een overzicht van de omvang, verspreiding en toestand van je archief en/of collectie(s) helpt om mogelijke problemen te detecteren. De eerste inventarisatie en overzicht zal ook de basis vormen voor verdere beschrijving van archief en/of collectie(s). De gevonden informatie stelt je in staat om doelen te formuleren i.v.m. de zorg voor het archief en de collectie(s), prioriteiten af te bakenen en een concreet stappenplan op te stellen.

Hoe?

In Vlaanderen hebben gesubsidieerde kunstinstellingen een verplichting te zorgen voor de eigen archieven en collecties. Packed biedt daarvoor via onder de noemer TRACKS een Toolbox & Richtlijnen voor Archief- & Collectiezorg. Ook voor Nederlandse instellingen is TRACKS een handig hulpmiddel voor archivering en collectiezorg. Om je archieven in kaart te brengen ga je eerst op zoek naar informatie over de geschiedenis van je organisatie, het archief en de collectie(s) die daarbij gecreëerd zijn en waar die bewaard worden. Denk vooraf alvast na over de volgende zaken. Dit kan je in praktijk vaak snel vooruithelpen:

• Rechtsvoorgangers: vaak zijn instellingen voortgekomen uit fusies
• Belangrijke momenten in de geschiedenis van je instelling
• Sleutelfiguren: oud-medewerkers en bestuurders

Stel eerst vast of er rechtsvoorgangers waren en waar de archieven van deze partijen zich kunnen bevinden.  Heeft je organisatie eerder al acties ondernomen rond het archief en de collecties? Zijn delen van het archief of de collecties in het verleden geïnventariseerd en kun je deze inventaris terugvinden? Welke informatie kan je hieruit afleiden? Of hebben voorgangers ooit delen aan een archiefinstelling geschonken? 

Houd rekening met een groot aantal verschillende fysieke locaties (bureauruimte x, repetitielokaal y, huis z) met delen van archieven en collecties. Vaak leveren dit soort inventarisaties op locatie vaak onverwachte vondsten aan digitale dragers op, zoals externe harde schijven, dozen met diskettes, een vergeten Cloud-opslag, of een onbekende gedeelde server).

Digitaal productiearchief / mappenstructuur

Wat is informatiebeleid?

Met informatiebeleid geef je aan op welke wijze ICT kan bijdragen aan het uitvoeren van de missie en doelstellingen van je organisatie. Dat kan bij een cultuurproducerende instelling gaan over processen rond het maken, produceren en uitvoeren van werken en voorstellingen. Informatiebeleid biedt houvast bij het goed functioneren van elke organisatie.

Waarom?

Binnen moderne organisaties, dus ook instellingen binnen de kunsten en erfgoed, worden steeds meer born digital materialen geproduceerd. Organisaties werken vaak aan projecten waarbij freelancers of andere onderaannemers betrokken zijn. Hierbij wordt veel informatie uitgewisseld via sociale media of worden bestanden via de cloud gedeeld. Dezelfde documenten worden door diverse afdelingen naast elkaar op de server bewaard. Maar dat betekent in de praktijk vaak dat niet duidelijk is waar de verantwoordelijkheid berust over de juiste versie. De inrichting van de mappenstructuur van de server is zelden eenduidig. Hoe zorg je dat je op elk moment over de juiste versie van een document kunt beschikken? Een heldere mappenstructuur, een goede naamgeving van bestanden, afspraken over beheer en toegang door derden, dragen duidelijk bij aan efficiency en overdraagbaarheid van werkzaamheden.

Hoe begin ik?

Het formuleren van Informatiebeleid begint met de nodige inventarisaties. Typische digitale vraagstukken waar elke moderne organisatie, dus ook een cultuurinstelling, mee te maken heeft, zijn:

• Welke processen kan ik onderscheiden binnen de organisatie?
• Op welke manier speelt ICT daarin een rol? Van welke systemen, software, applicaties en sociale media kanalen wordt gebruik gemaakt?
• Hoe is het beheer over alle (digitale) materialen die in huis worden ontwikkeld georganiseerd? 
• Hoe is de server ingericht en hoe worden alle born digital materialen opgeslagen? Hoe zit het met versiebeheer van documenten gedurende de fase van idee, maken, produceren en uitvoeren?
• Hoe zit het met back-ups en security?
• Wat doet de organisatie aan het eind van het seizoen? Worden er materialen opgeschoond, wat blijft op de server staan?
• Zijn alle materialen in huis? Of hoe wordt er met andere partijen digitaal samengewerkt?

-

Delen van bovenstaande tekst zijn letterlijk of in licht aangepaste vorm overgenomen uit project Tracks. Dit materiaal is, net als de inhoud van deze pagina, beschikbaar onder een CC-BY-licentie.