Systematisch inventariseren
Een inventarisatie maakt duidelijk wat de culturele waarde van je materialen is. Je brengt in beeld wat er verloren dreigt te gaan als je geen ICT-beleid ontwikkelt en wat er al bewaard wordt binnen en buiten de organisatie. En misschien blijkt wel dat je bij anderen op zoek moet gaan naar aanvullend materiaal om je archief of collectie compleet te maken.
Je kunt bij een inventarisatie onderscheid maken naar a) materialen in opslag en de archieven en b) het actuele productiearchief. Bij het eerste denk je met name aan de materialen van en over je instelling uit voorbije jaren. Het actuele productiearchief bevat juist de materialen uit het lopende seizoen. Het productiearchief bevat steeds meer digitale documenten en digitale materialen, zoals foto’s, audiovisuele registraties, kopieën van scripts, ontwerpen, etc. In het archief bevinden zich naast de gebruikelijke ordners en kartonnen mappen met het kantoorarchief vaak ook materialen rond de werken zelf, zoals oude scripts, boeken, publicaties, posters etc. Vaak zijn juist deze laatste materialen niet goed geordend of systematisch geregistreerd. Bij het systematisch inventariseren van wat je in huis hebt brengen we een splitsing aan tussen
- fysieke opslag en archieven
- het digitale productiearchief en de mappenstructuur op de server
In de kunstensector wordt veel materiaal geproduceerd. Uiteenlopende werken zoals ontwerpen, kunstwerken, voorstellingen en objecten vormen naast schetsen, fysieke artefacten, prints en decors een verzameling die het bewaren waard is. Daarnaast ontstaat er een verzameling van born digital materiaal. Denk aan digitale ontwerpen, publicaties, marketinguitingen en AV-registraties. Ook ontstaan er digitale multimedia kunstvormen.
Ligt het bij erfgoedinstellingen al voor de hand om objecten en materialen te beheren en te behouden in een collectie, ook zij hebben steeds meer digitale informatie die een plaats moet krijgen in de organisatie.