Stel dat alle digitale informatie die in jouw organisatie geproduceerd is, na verloop van tijd wordt gedeletet. Niets wordt bewaard. Geen zorgen over opslagruimte en archiveringstechnieken en alles netjes opgeruimd! Maar wat doe je dan als je toch iets wilt hergebruiken, of als je wilt reconstrueren hoe een bepaald proces is verlopen? Dan grijp je mis.

Waardevolle culturele informatie wil je misschien toch veiligstellen. Maar hoe selecteer je wat wel en wat niet? Alles bewaren kan niet, alles deleten is zonde.

Overwegingen

Cultuur ontleent zijn waarde aan gebruik en interactie.  Bewaren van culturele informatie doe je als professional vaak in de eerste plaats voor je eigen archief. Anderen binnen je organisatie kunnen ook belang hebben bij het hergebruiken van jouw gegevens. Of externe partijen kunnen bijvoorbeeld behoefte hebben aan jouw informatie voor onderzoek of een nieuwe toepassing. Bewaar je voor de nabije toekomst, of wil je misschien dat jouw werk voor de eeuwigheid beschikbaar blijft?

Selectie van te bewaren materiaal wordt vaak uitgesteld: je weet nu nog niet wanneer je niet iets weer wilt gebruiken. Bij digitale informatie is de verleiding groot om niets weg te gooien.

Investering

Het bewaren van digitale materialen kost wel geld. Niet alleen in de vorm van opslagruimte, maar ook van energie en vooral personele inzet. Je hebt mensen nodig die in staat zijn om cultuurinformatie te ordenen en duurzaam terugvindbaar te maken in een archief. Anders kost het veel te veel tijd om iets terug te vinden. Daarnaast verouderen digitale objecten vaak sneller dan analoge. De digitale samenstelling (bitstream), de software om die te lezen en de hardware waar de software op draait raken snel onbruikbaar. Om cultuurinformatie toch bruikbaar te houden, moet je bestanden regelmatig kopiëren en converteren. Dat kost tijd en heeft risico’s van beschadiging of gegevensverlies.

De kosten van bewaren worden enerzijds bepaald door de hoeveelheid informatie en anderzijds door de periode waarvoor je bewaart. Over het algemeen bewaar je persoonlijk veel voor een relatief korte termijn. Je wilt de kern van je culturele producties bewaren voor de duur van je bestaan als organisatie.

Hoe bepaal je wat je bewaart?

Bewaren is iets dat je bewust, weloverwogen, moet doen. Stel je als professional in de kunsten en het erfgoed voortdurend de vragen:

  1. Waarom bewaar ik iets?
  2. Wat bewaar ik dan?
  3. Hoe bewaar ik het?’

Deze vragen hangen met elkaar samen. De antwoorden zijn tijdgebonden, omdat formaten veranderen, wensen veranderen en het gebruik verandert.  Daarom beantwoord je ze regelmatig opnieuw.

Criteria

Selecteren doe je voortdurend als onderdeel van het productieproces en op basis van vastgestelde criteria. Daarnaast is het verstandig om geregeld, bijvoorbeeld na afloop van een tentoonstelling of productie, of ieder jaar met terugwerkende kracht (delen van) je archief op te schonen. Goed gebruik is bijvoorbeeld om alleen de definitieve versie van een document of werk te bewaren en werkversies te verwijderen.

Het behoud van de essentiële kenmerken van het originele object, proces of productie is een leidend criterium bij de selectie. Zo is het voor een negentiende-eeuws gedrukt boek voldoende om een digitaal tekstbestand te bewaren, terwijl je bij een middeleeuws handschrift ook de boekband, de versieringen en eventuele aantekeningen van de kopiist als onderdeel van het digitale bestand wilt bewaren.

Andere criteria kunnen worden ingegeven door de verwachtingen met betrekking tot het toekomstige gebruik. Voor digitale preservering bewaar je meer informatie dan voor tijdelijk gebruik.

Selectiecriteria op persoonlijk, afdelings- en instellingsniveau liggen in elkaars verlengde en zijn onderling goed afgestemd. Afspraken over selectiebeleid leg je vast bijvoorbeeld in een collectie-, digitaliserings- of duurzaamheidsplan.  

Behoud, ook van digitale cultuurinformatie, is in de cultuursector het specialisme van organisaties als archieven en musea. Idealiter werken kunsten en erfgoed in de cultuur samen in het selecteren en bewaren van cultuurinformatie.

 

Meer weten?

-

Delen van bovenstaande tekst zijn letterlijk of in licht aangepaste vorm overgenomen uit project Tracks. Dit materiaal is, net als de inhoud van deze pagina, beschikbaar onder een CC-BY-licentie.

Thema's
Deel dit artikel