Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Stappenplan: regel in drie stappen je rechten

Auteursrechten moet je regelen voor online en offline gebruik. In dit stappenplan kijken we vooral naar online gebruik. Verder is het handig als je globaal weet met welke rechten je wanneer te maken krijgt. Lees daarom ook het onderdeel Wetten en richtlijnen.

In het stappenplan behandelen we de volgende drie onderwerpen:

  • Rechten regelen voor nieuwe werken
  • Rechten regelen voor de collecties in je archief
  • Vastleggen van de afspraken

Regel het goed voor nieuwe werken


In zekere zin is het regelen van rechten voor nieuwe werken gemakkelijker dan het regelen van de rechten van de collecties in je archief, omdat je meestal wel weet wie de rechthebbenden zijn. Er zijn verschillende momenten waarop je afspraken kunt maken:

  • Als het werk tot stand komt
  • Als je het werk in beheer neemt
Stap 1

Stel jezelf de vraag: wie zijn de rechthebbenden (inclusief naburig recht)? Als het werk door jezelf of binnen je eigen instelling wordt gemaakt, ben je zelf rechthebbend (vanwege het werkgeversauteursrecht) of heb je contact met de makers. Leg daarom vast in contracten wie welke rechten heeft en wat je met het werk mag doen. Werkgeversauteursrecht kun je ook in de arbeidscontracten opnemen. Denk daar op voorhand dus goed over na. Als je een werk of collectie in beheer neemt van iemand anders, is dat meestal ook een rechthebbende. Zijn de rechthebbenden niet bekend, omdat het bijvoorbeeld een oudere, verweesde collectie betreft, volg dan de stappen bij ‘rechten regelen voor je archief’.

Stap 2

Wat willen we met het werk gaan doen? Bedenk wat je met het betreffende werk gaat doen, niet alleen nu, maar vooral ook in de toekomst. Zet deze vormen van gebruik op een rijtje en bedenk welke licentie hiervoor nodig is. Kunnen mensen het werk alleen bekijken of ook downloaden en aanpassen? In de publicatie Businessmodel innovatie cultureel erfgoed (BMICE) zijn vier verschillende soorten gebruik gedefinieerd. Deze indeling kun je ook als richtlijn gebruiken.

Definieer de vormen van gebruik zo ruim mogelijk: wellicht wil je op termijn iets met Virtual Reality gaan doen. Het scheelt dan veel tijd en geld als je op dat moment geen nieuwe licenties hoeft af te sluiten. Laat dus ruimte voor technologische ontwikkelingen en nieuwe publicatiekanalen. Als je met een CBO onderhandeld, staan de verschillende soorten gebruik vaak vast. Meer informatie over de verschillende licenties en het onderhandelen daarover vind je in het kennisdossier Licenties.

Stap 3

Maak afspraken. Neem contact op met de rechthebbenden of de betreffende Collectieve Beheersorganisatie (CBO) en start de onderhandelingen. Ben je zelf rechthebbende door het werkgeversauteursrecht, denk dan ook goed na over wat je met je werken wilt. Hoe open wil je het beschikbaar stellen en met wat voor licenties wil je dat doen. Hoe past dat in je beleid? Die vraag speelt ook een rol bij het in beheer nemen van andere collecties. Stel je dan eisen aan de publicatiemogelijkheden of niet? Neem je bijvoorbeeld alleen collecties of werken in beheer die je online beschikbaar mag maken of waarvan de rechthebbenden bekend zijn?

 

Regel het goed voor je archief

Wil je aan de slag met de werken in je archief, dan is het handig als je in ieder geval globaal weet wat. Ga niet alles tegelijk doen, maar ga eerst eens met een klein gedeelte aan de slag. Kijk ook hoe uniek het materiaal is.

 

Stap 1

Voor welk deel moet je iets regelen? Het zou best kunnen dat de werken die je wilt publiceren onderdeel zijn van het publieke domein. In dat geval hoef je niets te regelen. Als je zo’n werk gaat digitaliseren, ontstaan er volgens de Nederlandse wetgeving geen nieuwe rechten, maar blijft het werk onderdeel van het publieke domein. Dit was niet overal zo in Europa, maar sinds de nieuwe DSM-richtlijn van maart 2019 geldt dat in alle EU-landen gedigitaliseerd materiaal uit het publieke domein ook onderdeel blijft van het publieke domein.

Stap 2

Is het materiaal jonger dan pakweg 170 jaar (een hele ruime marge) of weet je zeker dat het werk nog geen onderdeel van het publiek domein is, stel jezelf dan de volgende 3 vragen:

  1. Weten we wie de rechthebbenden zijn?
  2. Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd?
  3. Zijn die afspraken toereikend genoeg voor de manieren waarop ik het materiaal wil gebruiken.

Is het antwoord op alle vragen ‘ja’, dan hoef je niets te regelen. Is het antwoord op 1 of meerdere vragen ‘nee’, dan moet je aan de slag.

Stap 3

Afhankelijk van de antwoorden op bovenstaande vragen ontstaan een aantal scenario’s:

 

Scenario 1:

Rechthebbenden zijn bekend, maar er zijn geen afspraken gemaakt, of de afspraken zijn niet toereikend. Neem in dat geval contact op met de betreffende personen, erven, collectieve beheersorganisaties of andere vertegenwoordigers en onderhandel over een licentie. Kijk voor tips ook bij stap 3 ‘Regel het voor nieuwe werken’. Geeft één rechthebbende geen toestemming? Helaas, pindakaas. In dat geval moet je wachten tot het werk onderdeel wordt van het publieke domein.

 

Scenario 2:

Eén of meer rechthebbenden zijn onbekend of onvindbaar. Als alle rechthebbenden onbekend zijn, heb je te maken met een verweesd werk. Daarvoor is de Regeling Verweesde Werken in het leven geroepen. Daarin staat precies welke acties je moet ondernemen om het werk toch te kunnen publiceren. Ook als een deel van de rechthebbenden onbekend of onvindbaar zijn, kun je de richtlijnen uit de regeling gebruiken voor je onderzoek. Wel heb je kans dat het werk na de zoektocht nog steeds niet gepubliceerd kan worden, omdat het strikt genomen geen verweesd werk is. Heb je wel alle rechthebbenden kunnen achterhalen, dan kun je verder met scenario 1.

 

Scenario 3:

Mijn instelling heeft alle rechten. In dat geval hoef je niets te regelen en kun je zelf bepalen hoe je je werken publiceert en onder welke voorwaarden je dat doet. Ook hier geldt weer: Hoe open wil je het beschikbaar stellen en met wat voor licenties wil je dat doen. Hoe past dat in je beleid?

Vastleggen van de afspraken

Het lijkt zo logisch, maar in de praktijk gebeurt het niet altijd: het vastleggen van de afspraken en de relevante rechteninformatie. Je kunt de informatie opslaan in de metadata of bij de credits van het werk. Zorg er ook voor dat deze informatie in ieder geval intern toegankelijk is. Welke informatie heb je nodig om je rechten te beheren:

  • Naam of namen van de directe rechthebbende(n)
  • Naam of namen van de afgeleide rechthebbenden, bijvoorbeeld naburige rechten
  • Contactgegevens van de rechthebbenden
  • Eventueel: jaar van overlijden
  • Jaar waarin het werk gemaakt is
  • Eventuele afspraken die je hebt gemaakt en het soort gebruik dat is toegestaan.

Het is noodzakelijk om contracten te bewaren, mocht er later toch onduidelijkheid ontstaan over de afspraken. De organisatie kan hier een centraal contractenregister voor aanleggen. Verder is het verstandig om een eventuele zoektocht naar de rechthebbenden ergens vast te leggen, juist wanneer je ze niet allemaal hebt kunnen achterhalen.

Rechtenstatus vermelden

Als je het werk publiceert, is het voor de gebruiker heel fijn als daar de rechtenstatus bij vermeld staat en dan met name wat je als gebruiker met een werk mag doen en onder welke omstandigheden. Je kunt hiervoor een Creative Commons of rightsstatements.org licentie gebruiken, maar andere licenties of bewoordingen mogen ook. Wanneer je je collectie via andere kanalen beschikbaar wilt maken zoals Wikimedia of Europeana, is het vaak een vereiste dat deze informatie voor mens en machine leesbaar is. Door op de juiste manier gebruik te maken van gestandaardiseerde licenties, hoef je dat zelf niet meer te regelen.  Meer hierover lees je in het kennisdossier Licenties.

Deel dit artikel