Direct naar de inhoud Direct naar het menu Direct naar de zoekfunctie Direct naar de footer

Het ordenen van je archief of collectie

Een logische en goed gedocumenteerde ordening maakt je archief en collecties beter vindbaar en bruikbaar voor collega’s, toekomstige medewerkers en externe betrokkenen. Je maakt de gangbare dagelijkse processen van je organisatie efficiënter.

Beginnen met ordenen

Bij het ordenen kijk je naar alle digitale informatie die in de reguliere praktijk van een culturele instelling ontstaat, (her)gebruikt en bewaard wordt. Dat zijn in de eerste plaats de digitale materialen die je produceert of verworven hebt, bijvoorbeeld teksten, foto’s, audiovisueel en 3D-objecten. Ook een deel van de digitale informatie, die het gevolg is van werkprocessen rondom de digitale materialen, is waardevol om geordend te bewaren voor hergebruik in de toekomst. Denk aan restauraties, onderzoek, promotie, correspondentie en reviews.

De kans is groot dat je voortbouwt op een bestaand digitaal archief dat in het verleden gecreëerd is. Om met ordenen te beginnen of om het ordenen te optimaliseren is een inventarisatie nuttig. Je inventariseert bijvoorbeeld waar je archief en collecties zich bevinden en waaruit deze bestaan. Een tool kan daarbij helpen.

 

Er bestaat al een manier van ordenen

Ook kan op een of meerdere plekken in je organisatie al een zekere praktijk bestaan voor het beheren van digitale informatie. Stel je de vraag: is de ordening daarvan logisch en werkbaar voor jou en je collega’s? Belangrijker is om in te zetten op het consequent toepassen zodat de oorspronkelijke ordening en daarmee ook de context bewaard blijft.

Wie al een logische en werkbare ordening in zijn archief en collecties heeft, vindt advies om deze bestaande ordening te optimaliseren in de tool Aan de slag met de bestaande ordening

Het is ook mogelijk om direct met een nieuwe opzet te beginnen. In dat geval kun je later projectmatig de bestaande digitale informatie en de ordening daarvan aanpassen, zodat je ook informatie uit het verleden makkelijk kunt vinden en hergebruiken. Begin je met niets, gebruik dan de tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur

Het beoogde resultaat

Het ordenen van een archief of collectie doe je niet voor niets. Zorg dat de gebruikte ordening in de digitale informatie systematisch en consequent wordt toegepast. Leg de manier van ordenen vast in een document. Zodat in ieder geval de medewerkers in de organisatie alle documenten en objecten in je archief, collectie of op een server gemakkelijk kunnen vinden en raadplegen.

Deel dit artikel

This website is automatically translated by Google Translation. Some translations might not be correct.