Beschrijven is het toevoegen van informatie aan een object of een collectie. Het is ook belangrijk om de rechtenstatus van de digitale objecten vast te leggen.

Tegenwoordig is iedereen gewend om op internet en via mobiele toepassingen snel informatie te vinden, te delen of te bewerken. Wil je je publiek op dit vlak goed kunnen bedienen, dan moet je die informatie goed vindbaar maken voor verschillende doelgroepen. Beschrijven is een essentieel onderdeel hiervan.

De informatie die je toevoegt helpt bij het vinden, identificeren, beheren en presenteren van digitale cultuurobjecten. Deze informatie over cultuur, ook wel metadata of credits genoemd, is net zo belangrijk als het (digitale) object zelf.

Digitaal en fysiek

Wanneer een digitaal object een fysieke bron heeft, is er vaak al een beschrijving beschikbaar. Deze informatie kan dan gekoppeld worden. Zorg ervoor dat de digitale informatie online eenduidig verwijst naar de fysieke locatie van de bron, al dan niet publiekelijk toegankelijk. Andersom draagt het fysieke object een verwijzing naar de digitale beschrijving die bijvoorbeeld via een mobiele telefoon makkelijk toegankelijk is.

Een digitale reproductie van een cultuurobject heeft ook eigen informatie nodig: hoe en wanneer is het gemaakt? Hoe kun je het gebruiken? Wat is de verhouding tot het origineel? Een deel van deze metadata wordt automatisch gegenereerd, denk aan de datum of tijd en de locatie wanneer je een foto maakt van een schilderij met je mobiel. Ook voor born digital bestanden geldt dat een deel van de metadata automatisch gegenereerd wordt, zoals de eigenschappen van een toneelscript gemaakt in een tekstverwerker.

Metadata

Voor het beter vindbaar maken van collecties voor eigen gebruik én voor het publiek zijn beschrijvende metadata nodig. Breed geïnterpreteerd zijn dit alle gegevens waarop bezoekers mogelijk kunnen zoeken en die nodig zijn om de gevonden materialen te beoordelen en te gebruiken.

Metadata zijn gestructureerde gegevens die de archivering, ordening, (her)vindbaarheid en toegankelijkheid van fysieke of digitale objecten bevorderen.

De vier belangrijkste soorten metadata die we onderscheiden zijn:

  • beschrijvende metadata, deze informatie is nodig voor het identificeren en vinden van objecten
  • structurele metadata, dit legt de relatie vast tussen individuele objecten die gezamenlijk een eenheid vormen
  • technische metadata, bijvoorbeeld informatie over de vervaardiging van het object
  • administratieve metadata, deze data richt zich op beheer en management van objecten

Meer weten?

Het werkprogramma Digitaal Erfgoed Bruikbaar richt zich op het beter vindbaar maken van digitaalerfgoedinformatie. In de Toolbox & Richtlijnen voor Archief- & Collectiezorg in de Kunstensector (TRACKS) lees je meer over het maken van een goede beschrijving.

Deel dit artikel