Het maken van een kostenberekening helpt je om alle mogelijke kosten van een project of activiteit in kaart te brengen.

Wat is een kostenberekening?

Bij het maken van een kostenberekening breng je alle mogelijke kosten van een activiteit of project in kaart. Je houdt rekening met de doorlooptijd, benodigde personele inzet, inzet van faciliteiten bijvoorbeeld op het gebied van ontwikkeling, opslag en beheer. Ook zal je de (structurele) kosten in kaart moeten brengen die na afronding van het project op de instellingsbegroting blijven rusten. Besteed je onderdelen van het project uit of wil je dat in eigen beheer doen? Mogelijk dienen zich alternatieven aan en kun je verschillende scenario´s ontwikkelen. Op basis van dit soort kostenberekeningen kun je bepaalde keuzes beter maken. Stel daarom voor ieder specifiek project ook een eigen projectbegroting op. Gebruik hiervoor de kostenberekening als input.

Waarom zou ik een kostenberekening maken?

Ieder digitaliseringstraject kost geld. Deze kosten lopen sterk uiteen omdat elk project anders is. Een projectplan kan inhoudelijk nog zo goed uitgewerkt zijn op onderdelen als doelen, omschrijving van het eindproduct en de planning. Bij het nemen van een besluit wordt er toch als eerste gekeken naar de kosten. Een goede kostenberekening is cruciaal om te komen tot een haalbaar en verantwoord projectplan.

Kosten zijn nooit los te zien van de baten. Wanneer externe financiering wordt gezocht voor een project moet een kosten-batenoverzicht worden aangeboden. Fondsen en subsidieverleners verwachten vaak dat tenminste een deel van de gemaakte kosten worden terugverdient. Bij digitaliseringsprojecten kun je onder baten ook nadenken over mogelijke opbrengsten en mogelijke besparingen die het oplevert. Nadenken over mogelijkheden om baten of impact te genereren kan een extra ingang zijn bij de ontwikkeling van informatiebeleid of van een projectplan.

Aan de slag

Met welke kosten moet je allemaal rekening houden?

Ieder project brengt andere kosten met zich mee. Houd in je projectbegroting rekening met onder andere de volgende soorten kosten:

  • Kosten voor het vooronderzoek: trajecten rond ICT en digitalisering vragen vaak ook om een goede opstart. Reserveer tijd en middelen voor het voortraject waarin de probleemstelling kan worden vastgesteld en een eerste oriëntatie kan worden uitgezet. Daarnaast kan het ook nodig zijn bij het uitzetten van een offerte- en beoordelingstraject.
  • Personele kosten: Loonkosten van eigen personeel, uurtarieven van uitvoerders, kosten voor training en literatuur en reiskosten. Personele kosten vormen over het algemeen genomen de grootste kostenpost.
  • 'Handling'kosten: van toepassing bij projecten waarbij het gaat om het digitaliseren van analoge materialen. Erfgoed is er in vele soorten en maten. Een uitvouwbare kaart of opgerolde poster vergt een andere wijze van digitaliseren dan een boek van 300 pagina's. Hoe meer speciale eisen gesteld worden aan de wijze van digitaliseren van het origineel, hoe hoger de kosten zullen uitvallen. Houd er ook rekening mee dat sommige objecten eerst een behandeling moeten ondergaan voordat digitalisering mogelijk is, zoals het herstellen van scheuren of het verwijderen van stof of aanslag.
  • Kosten voor apparatuur, software en ICT-infrastructuur: Tot deze kosten reken je zowel de aanschaf en de afschrijving als het onderhoud. Kosten voor hardware en software kunnen, afhankelijk van de benodigde apparatuur, flink oplopen. Maak een goede overweging of sommige diensten niet beter kunnen worden uitbesteed.
    Facilitaire kosten: Kosten voor huisvesting, infrastructuur en communicatie.
    Uitzoeken en afdracht van gebruiksrechten: Het is heel goed mogelijk dat gedigitaliseerde items auteursrechtelijk beschermd zijn. Het onderzoek naar de rechthebbenden kan veel tijd kosten. Reserveer daarom een post op de begroting voor het bepalen van auteursrechten en voor de af te dragen vergoedingen. Zie hiervoor het thema over auteursrechten.
  • Kosten voor promotie van een presentatie: Reserveer een post voor de lancering van je eindproduct en de promotionele activiteiten daaromheen. Reken hierbij ook het aanmelden van de site bij zoekmachines.
  • Kosten voor exploitatie en nazorg: Het is verstandig om ook de kosten voor het beheer en onderhoud van de presentatie in kaart te brengen en er rekening mee te houden in je projectbegroting. Dit zijn vooral kosten voor evaluatie, documentatie, beheer, opslag, hosting en actualisatie. In projectbegrotingen die worden gebruikt voor subsidieaanvragen mogen deze kosten vaak niet worden meegenomen, maar ze zijn zeker van belang om mee te nemen in je kostenberekening; een deel van de beheerskosten en de kosten voor opslag en hosting zijn namelijk structurele kosten die jaarlijks terugkeren op de instellingsbegroting.

Hoe maak je een goede kostenberekening?

Het Rekenmodel digitaliseringsprojecten is ontwikkeld door DEN om je inzicht te geven in alle mogelijke kosten die vervaardiging van digitale reproducties van een analoge collectie met zich mee kan brengen. In het Rekenmodel kunnen zowel de incidentele projectkosten als de structurele kosten van een digitaliseringsproject worden berekend. Hoe specifieker je het model invult, des te betrouwbaarder is de uitkomst. De werking van het model, dat is gemaakt als een spreadsheet, wordt uitgelegd in de handleiding (pdf) en er zijn hulpteksten in het model zelf.

Download Created with Sketch.
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten

Download Created with Sketch.
Rekenmodel Digitaliseringskosten

Businessmodel 

DEN adviseert instellingen die serieus met verdienmodellen aan de slag willen een businessmodel te ontwikkelen. DEN ontwikkelde hiervoor samen met Kennisland de publicatie Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed, waarin een handreiking wordt gegeven hoe instellingen hun digitale dienstverlening kunnen vernieuwen. Ook kun je kiezen voor een benadering waarbij impact leidend is. Dat hoeft niet alleen te gaan om een economische impact (iets dat je direct in economische waarde kunt uitdrukken), maar ook om een sociale impact, waarbij het meer gaat om het effect dat je als instelling bij je publiek of stakeholders bereikt.

Download Created with Sketch.
Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed

DEN / Kennisland / OCW 2009

Deel dit artikel