Planmatig werken en projectplannen

Bij projecten op het gebied van digitalisering past vaak een planmatige aanpak. Het is dan ook niet voor niets gebruikelijk om eerst een projectplan op te stellen. Een projectplan: wat levert het je op, waar kan je op letten en welke valkuilen kan je ermee omzeilen?

De voordelen van planmatig werken

Door eerst aandacht te besteden aan het bedenken en opstellen van beleid en goede plannen, voorkom je dat je later in de uitvoering de verkeerde prioriteiten legt of dat je van incident naar incident springt. Beleid maken en projectplannen ontwikkelen vergt een investering vooraf, maar dit voorkomt verkeerde investeringen in een latere fase. Juist als je weinig middelen hebt, helpt een planmatige aanpak  om effectiever en efficiënter te opereren.

Het opstellen van een projectplan biedt de gelegenheid om input te krijgen van diegenen die een rol hebben in de uitvoering van het project. Hiermee vergoot je de haalbaarheid van de uitvoering van het plan door de betrokkenen. Bovendien creëer je meteen draagvlak voor informatiebeleid in je organisatie.

Stel bijvoorbeeld een projectplan op als je aan de slag wilt met:  

  • Het bouwen van een website
  • De organisatie van (duurzaam) bewaren van materiaal
  • Een digitaal archief of beeldbank voor hergebruik
  • Digitaliseren van materialen zoals een video collectie, teksten etc.
  • Het inrichten van de server & Beveiliging

 

Wat leg je vast in een projectplan?

  • Doel;
  • Doelgroep;
  • Eindproduct;
  • Planning;

Tijdens het project moeten er vaak veel beslissingen worden genomen en kunnen externe factoren het project beïnvloeden. Op die momenten biedt een goed projectplan houvast. Ook kan een goed projectplan de slagingskans van een project vergroten. Door vast te leggen welke problemen kunnen ontstaan, welke oplossingen mogelijk zijn en welke eindproducten minimaal opgeleverd moeten worden om het project succesvol te maken geef je jezelf een richtlijn tijdens het project.

Waar moet je nog meer aan denken?

Denk ook aan eventuele vervolgwerkzaamheden na afloop van je project. Als je bijvoorbeeld een project opzet om een website voor je organisatie te maken, moet je in je projectplan al aangeven dat het onderhoud van deze website structureel tot de (routine)werkzaamheden van de organisatie behoort.

Geef in je projectplan ook aan op welke punten het project na afloop geëvalueerd zal worden.

Verschillende visies op ‘het project’. Bron: www.projectcartoon.com
Deel dit artikel