Hoe zorg je ervoor dat je digitale informatie behouden blijft voor de toekomst? In dit artikel introduceren we digitaliserings- en duurzaamheidsbeleid als mogelijk hulpmiddel daarbij.

Wil je aan de slag met informatiebeleid in je organisatie? Neem dan eens een kijkje op de pagina over het informatiebeleidsplan. Digitaliserings- en duurzaamheidsbeleid kunnen hierop een aanvulling zijn.

Inhoud digitaliseringsbeleid

In het digitaliseringsbeleid worden verschillende deelcollecties of -archieven beschreven die voor digitalisering in aanmerking komen. Ook wordt de prioriteit bepaald. Je legt vast wanneer en op welke manier je delen van producties voortaan digitaal gaat archiveren en welke nog aanwezige historische analoge informatie je in de nabije toekomst wilt omzetten naar digitaal om te bewaren en te laten hergebruiken. Tevens beschrijf je de fasen waarin deze activiteiten zullen plaatsvinden. De prioriteiten en fasering zullen vaak verband houden met andere ontwikkelingen in de organisatie zoals je artistieke programmering (tentoonstellingen en voorstellingen), jubilea, fusies, educatieplan of collectieplan. De prioriteiten kunnen ook bepaald worden op basis van de fysieke staat van de collectie of de voorgenomen ontwikkeling van de dienstverlening.

 

Digitale duurzaamheid binnen je organisatie

Het duurzaamheidsbeleid is een belangrijke uitbreiding van het informatiebeleid. Zeker instellingen met een wettelijke bewaarplicht moeten zich bewust zijn van de problematiek van digitale duurzaamheid. Maar als je geen wettelijke plicht hebt is het ook waardevol goed na te denken over wat je bewaart en hoe. Vanwege de technologische ontwikkelingen, is de toekomstvastigheid van digitale data vaak maar enkele jaren. Hoe kun je zorgen dat digitale data ook op de lange termijn nog steeds gebruikt kunnen worden? Moet alle digitale informatie even lang toegankelijk blijven of is het mogelijk om per selectie een vervaldatum vast te stellen? En zo ja, welke criteria hanteer je daar dan voor? Hoe verwijder je digitale informatie? Welke strategie kies je voor welke deelcollectie? In hoeverre kan digitalisering bijdragen aan het behoud van je fysieke collectie?

 

Samen of alleen?

Een belangrijke beleidsmatige keuze is wat je mogelijkheden zijn als individuele instelling of cultuurprofessional om digitale informatie langer te behouden. In het beleid leg je de strategie of de combinatie van strategieën vast om de eigen digitale collecties voor de lange termijn beschikbaar te houden. Dit kan door zelf te investeren in een eigen 'repository'. Dit is vaak een kostbare oplossing. Een andere oplossing is om de samenwerking te zoeken met externe partijen die duurzame archivering kunnen realiseren. Het werkpakket Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed faciliteert die samenwerking in Nederland en de internationale aansluiting. DEN helpt je graag bij het onderzoek naar een goede oplossing en bij het leggen van verbindingen met collega-instellingen die al voor een dergelijke keuze hebben gestaan.

Download Created with Sketch.
Richtlijnen digitaliseringsplan (pdf)

Download Created with Sketch.
Richtlijnen duurzaamheidsplan (pdf)

Thema's
Deel dit artikel