In je informatiebeleid leg je de visie, concrete doelstellingen, acties om deze doelen te behalen en hoe je de resultaten evalueert vast.

Het documenteren van informatiebeleid helpt je om in kaart te brengen hoe digitalisering in jouw culturele organisatie kan bijdragen aan het bereiken van je doelstellingen. Je beschrijft hoe je omgaat met digitalisering en hoe ICT-voorzieningen helpen bij het maken, verkrijgen, beheren en gebruiken van digitale informatie.

Welke informatie?

Informatie over objecten  in erfgoedcollecties, bouwtekeningen en -dossiers, theaterscripts, ontwerpen en lichtplannen, audiovisuele opnames van voorstellingen, online promotiemateriaaletc. Ook een inventaris van je archief, records in een database, excelsheets met speeldata, e-mailcorrespondentie, berichten op sociale media endatum- en locatie-informatie in een fotobestand, zijn gegevens die binnen de scope van je informatiebeleid vallen.

Opbouw van je informatiebeleid

Je informatiebeleid kun je als volgt vastleggen:

 
Inleiding

Beschrijf de aanleiding voor het documenteren, een samenvatting en een leeswijzer.

 
De organisatie

Beschrijf de volgende onderdelen over je instelling:

  1. synopsis algemeen beleidsplan, missie, visie
  2. omvang organisatie
  3. kerntaken, overige taken
  4. relatie met doelgroepen
  5. budget gereserveerd voor de inzet van digitalisering
  6. beknopte planning
 
Visie informatiebeheer

Beschrijf hoe digitale mogelijkheden bijdragen aan het realiseren van de hoofddoelstellingen van je organisatie. Neem daarbij het (meerjaren)beleidsplan en andere beschikbarestukken zoals communicatie-, collectie-en onderzoeksplannen als uitgangspunt.

Geef in hoofdlijnen aan hoe het digitale informatiebeheer binnen je instelling zou moeten verlopen. Besteed hierbij speciale aandacht aan de manier van selectie, bewaring, de verspreiding en de hergebruiksmogelijkheden van de informatie; door je eigen organisatie en door derden. Denk daarbij aan juridische aspecten. Geef ook aan in welke mate je organisatie aansluiting zoekt op digitale infrastructuren (publiek of privaat) en wat de relatie is met het nationale, regionale en/of lokale beleid op digitaliseringsgebied.

 
Beschrijving huidig informatiebeheer

Digitalisering speelt een steeds grotere rol bij alle processen binnen organisaties. Geef een beknopte beschrijving van de aard en omvang van de huidige informatiebeheer, de gebruikte ICT voorzieningen (hard- en software, nieuwe media) en het beheer daarvan. Kijk daarbij zowel naar de interne organisatie, communicatie en uitwisseling met samenwerkingspartners, als naar de informatie voor het publiek. Ook analoge activiteiten zoals de studiezaal, een tentoonstelling of een voorstelling hebben vrijwel altijd een digitale component.

 
Sterkte-zwakteanalyse

Analyseer, bijvoorbeeld met behulp van een SWOT-analyse, wat de knelpunten zijn in het huidige informatiebeheer, in relatie tot de gewenste informatievoorziening. Streef hierbij naar het noemen van concrete en realistische oplossingen en maak daarin strategische keuzes. Beschrijf wat nodig is aan middelen, materiaal en personele inzet om de strategie te volgen en de gewenste doelen te bereiken.

 
Uitwerking gewenste informatiebeheer

Beschrijf de afzonderlijke informatiediensten, zoals websites, sociale mediakanalen, nieuwsbrieven, collectieregistratie, en de bibliotheek/mediatheek, die de gewenste informatiedienstverlening moeten realiseren. Besteed hierbij aandacht aan de volgende vragen:

  • Welke informatie (bijvoorbeeld objecten of bijbehorende gegevens) en gebruiksmogelijkheden zal de informatiedienst opleveren?
  • Welke doelgroepen (in- en extern) wil je met de informatiedienst bereiken?
  • Hoe wordt de inhoud toegankelijk gemaakt? Kies je voor aansluiting bij een bestaande kennisinfrastructuur, zoals Wikipedia, erfgoedportals, theaterencyclopedie, andere kanalen, zoals sociale of traditionele media, apps, of je eigen website?
  • Hoe regel je het onderhoud na oplevering? Wie zijn verantwoordelijk voor beheer en behoud?
  • In welke mate zijn er infrastructurele (hard- en software, interne organisatie) aanpassingen nodig?

Bij de beantwoording van bovenstaande vragen kun je je laten leiden door een referentie-architectuur zoals de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA).

 
Vervolgtraject

Beschrijf kort hoe het informatiebeleid uitgedragen en geïmplementeerd gaat worden. Hoeveel jaren is je beleid geldig? Wie bewaakt de uitwerking van het informatiebeleid? Komt er ook een uitbreiding in de vorm van digitaliserings- en duurzaamheidsbeleid? Welke partners heb je op het oog om de gewenste informatievoorziening te kunnen realiseren? Hoe en in welke mate communiceer je het informatiebeleid naar de buitenwereld? Met welke frequentie evalueer je de inhoud van je beleid en stel je het beleidsdocument eventueel bij?

Thema's
Deel dit artikel