Beschrijving

Beschrijven is het toevoegen van informatie aan een object, een collectie of een fenomeen. De informatie helpt je bij het vinden, identificeren, beheren en presenteren van digitale erfgoedobjecten. Minimaal leg je de vervaardiger, plaats en jaar van vervaardiging en een korte typering van vorm en inhoud vast. Om het duurzaam delen en uitwisselen van data mogelijk te maken is het essentieel dat niet alleen uitwisselbare bestandsformaten worden gebruikt, maar ook standaardschema's voor beschrijving, inhoudelijke ontsluiting en identificatie van collecties en objecten.

Wat is beschrijven?

Het registreren en documenteren van erfgoedobjecten behoort tot de hoofdtaken van een erfgoedinstelling. Vaak komen objecten al met de nodige informatie over het object (ook wel metadata) binnen: wat is het, waar komt het vandaan, hoe is het gebruikt, hoe is het verworven, wat is het waard, etc. Bij het gebruik van sector- en domeinspecifieke beschrijvingsmodellen moet rekening gehouden worden met de mogelijkheid tot hergebruik over de sector- of domeingrens heen.

Andere vorm, andere informatie

De digitale reproductie van een erfgoedobject heeft ook eigen informatie nodig: hoe en wanneer is het gemaakt, hoe kan je het gebruiken, wat is de verhouding tot het origineel, etc. Een deel van deze beschrijving wordt automatisch gegenereerd, bijvoorbeeld door de scanner of in de beeldbank. Vaak wordt een deel van de beschrijving direct in het digitale bestand ingesloten (embedded metadata), naast of in plaats van in een gekoppeld beschrijvingsbestand.

Koppeling van beschrijving en object

Om object en beschrijving samen te kunnen gebruiken is een eenduidige koppeling nodig, bijvoorbeeld oor middel van een inventarisnummer. Digitalisering voegt ook informatie aan het object toe, namelijk een digitale reproductie die makkelijk te gebruiken is als vervanger van het analoge object.

Onderlinge samenhang

Goed beheer van (digitaal) erfgoed vereist veel informatie die de verschillende functies ondersteunt, die dynamisch en actueel is, en in onderlinge samenhang kan worden gebruikt door verschillende doelgroepen, binnen de instelling en daarbuiten. De onderlinge samenhang van alle beschreven gegevens speelt niet alleen op objectniveau (inhoudelijke beschrijving, afbeelding, standplaats, etc) een rol, maar ook daaronder (samengestelde objecten, verschillende detailopnames, versies) en daarboven (deelcollecties, tentoonstellingsgebruik, herkomstcollecties).

Richtlijnen voor goede beschrijving

Gebruik van erfgoed overstijgt tegenwoordig de beherende instelling: door het beschikbaar maken ervan op internet worden fysieke grenzen opgeheven. Het standaardiseren van beschrijving is daarvoor een vereiste. Onder deze pagina vind je dan ook een aantal veelgebruikte standaarden en richtlijnen om op een generieke manier erfgoed te identificeren en te beschrijven. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen metadata voor standaarden voor het formaat en de structuur van de beschrijving en de inhoudelijke (semantische) standaardisatie met behulp van ontologieën, vocabulaires en classificaties.

Meer weten?

Onderliggende kennisdossiers:

Inhoudelijke ontsluiting Uniforme inhoudelijke ontsluiting vereist het maken van afspraken over het beschrijven van de inhoud van gegevensverzamelingen. Standaardregels daarvoor worden bijvoorbeeld vastgelegd in gestructureerde woordenlijsten, classificaties en thesauri. Het gebruik van een gestandaardiseerde inhoudelijke beschrijvingsstandaard is bevorderlijk voor de efficiëntie bij het beschrijven/ontsluiten van bronnenmateriaal. Bovendien draagt het sterk bij aan de effectiviteit van de ontsluiting, doordat het de precisie van de zoekresultaten verhoogt.
Identificatie Identificatie is het maken en toepassen van een unieke identiteit voor een digitaal bestand. In de fysieke wereld worden objecten door middel van een inventarisnummer uniek gekenmerkt. In de digitale wereld is identificatie misschien nog belangrijker: digitale collecties zijn op het web niet alleen, er zijn talrijke digitale collecties.
Metadata Metadata zijn gestructureerde gegevens over fysiek of digitaal erfgoed. Voor het gebruik van erfgoed is metadata essentieel: metadata is één van de drie onderdelen van digitaal erfgoed. Het vastleggen van informatie speelt een rol bij alle stadia van de digitale levenscyclus.