Home >
Goed digitaliseren >
Thema's
> Kwaliteitscyclus Digitalisering
> Digitalisering
> Voorbereiding van fysieke collecties
> Kostenberekening
Kostenberekening
Ieder digitaliseringstraject kost geld. Deze kosten lopen sterk uiteen omdat elk project anders is. Wat is het doel van het project en wat wordt het eindproduct? Wat is de planning? Hoeveel personele inzet is er nodig? Op welke manier wil je het materiaal opslaan en distribueren? Besteed je het project (gedeeltelijk) uit? Ook is het raadzaam de (structurele) kosten in kaart te brengen die na afronding van het project op de instellingsbegroting blijven rusten. Maak daarom voor ieder specifiek project een eigen projectbegroting.
Met welke kosten moet je allemaal rekening houden?
Ieder project brengt andere kosten met zich mee. Houd in je projectbegroting rekening met onder andere de volgende soorten kosten:- Personele kosten: Salarissen van eigen personeel, uurtarieven van uitvoerders, kosten voor training en literatuur en reiskosten. Personele kosten vormen over het algemeen genomen de grootste kostenpost.
- 'Handling' kosten: Erfgoed is er in vele soorten en maten. Een uitvouwbare kaart vergt een andere wijze van digitaliseren dan een een boek van 300 pagina's. Hoe meer speciale eisen gesteld worden aan de wijze van digitaliseren van het origineel, hoe hoger de kosten zullen uitvallen. Houd er ook rekening mee dat sommige objecten eerst een behandeling moeten ondergaan voordat digitalisering mogelijk is, zoals het herstellen van scheuren of het verwijderen van stof of aanslag.
- Kosten voor apparatuur, software en ict-infrastructuur: Tot deze kosten reken je zowel de aanschaf en de afschrijving als het onderhoud. Kosten voor hardware en software kunnen, afhankelijk van de benodigde apparatuur, flink oplopen. Maak een goede overweging of sommige diensten niet beter kunnen worden uitbesteed.
- Facilitaire kosten: Kosten voor huisvesting, infrastructuur en communicatie.
- Uitzoeken en afdracht van gebruiksrechten: Het is heel goed mogelijk dat gedigitaliseerde items auteursrechtelijk beschermd zijn. Het onderzoek naar de rechthebbenden kan veel tijd kosten. Reserveer daarom een post op de begroting voor het bepalen van auteursrechten en voor de af te dragen vergoedingen. Zie hiervoor het kennisdossier over auteursrechten.
- Kosten voor promotie van een presentatie: Reserveer een post voor de lancering van je eindproduct en de promotionele activiteiten daaromheen. Reken hierbij ook het aanmelden van de site bij zoekmachines.
- Kosten voor exploitatie en nazorg: Het is verstandig om ook de kosten voor het beheer en onderhoud van de presentatie in kaart te brengen en er rekening mee te houden in je projectbegroting. Dit zijn vooral kosten voor evaluatie, documentatie, beheer, opslag, hosting en actualisatie. In projectbegrotingen die worden gebruikt voor subsidieaanvragen mogen deze kosten vaak niet worden meegenomen, maar ze zijn zeker van belang om mee te nemen in je kostenberekening; een deel van de beheerskosten en de kosten voor opslag en hosting zijn namelijk structurele kosten die jaarlijks terugkeren op de instellingsbegroting.
Wanneer maak je welke kosten?
Voor iedere fase binnen een digitaliseringsproject kun je een specifieke berekening maken van de kosten. Personele en ICT infrastructuurkosten keren bijna in elke projectfase terug. Andere kosten, zoals promotiekosten, zijn aan een enkele fase verbonden. Ook zullen sommige kostenposten na afloop van het project blijven terugkeren. Dit zijn de structurele kosten. Hierbij moet worden gedacht aan de kosten van ICT infrastructuur, het beheer daarvan en eventuele kosten van externe hosting en opslag.Hoe maak je een goede kostenberekening?
Het Rekenmodel digitaliseringsprojecten is ontwikkeld door DEN om je inzicht te geven in alle mogelijke kosten die digitalisering met zich mee kan brengen. In het Rekenmodel kunnen zowel de incidentele projectkosten als de structurele kosten van een digitaliseringsproject worden berekend. Hoe specifieker je het model invult, des te betrouwbaarder is de uitkomst. De werking van het model, dat is gemaakt als een spreadsheet, wordt uitgelegd in de handleiding (pdf) en er zijn hulpteksten in het model zelf.De baten van een digitaliseringsproject
Kosten zijn nooit los te zien van de baten. Bij digitaliseringsprojecten zijn de baten vaak de brede beschikbaarstelling van collecties. Toch wordt er vanuit de overheid meer en meer verwacht dat erfgoedinstellingen tenminste een deel van de gemaakte kosten terugverdienen. Je kunt hierbij denken aan de verkoop via beeldbanken van hoge resolutie beelden en mooie afdrukken voor publiek en professionele partijen. Ook zijn er voorbeelden van betaaldiensten als de Archiefbank van het Stadsarchief Amsterdam. De content is hier vrij doorzoekbaar, maar je moet betalen wanneer je de beelden in detail wilt bekeken.DEN adviseert instellingen die serieus met verdienmodellen aan de slag willen een businessmodel te ontwikkelen. DEN ontwikkelde hiervoor samen met Kennisland de publicatie Business Model Innovatie Cultureel Erfgoed, waarin een handreiking wordt gegeven hoe instellingen hun digitale dienstverlening kunnen vernieuwen.
Meer weten?
- Hoofdstuk 6 uit de Leidraad erfgoed digitaal - Wat kost digitaliseren?
- Simon Tanner, Handbook on Cost Reduction in Digitisation, (september 2006), in opdracht van het Europese Minerva Plus Project.
- Alfred G. Stern, Alles digitaal! Wens of noodzaak? Kosten en baten van grootschalig digitaliseren bij een archiefinstelling. Bachelorscriptie Informatiedienstverlening en –management (IDM) 2008.
