Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Plannen maken

De vertaling van het informatiebeleid naar concrete activiteiten, zoals bijvoorbeeld het opzetten van een nieuwe informatiedienst of een digitaliseringsproject, kun je het beste doen met behulp van een plan. Een planmatige aanpak zorgt voor heldere prioriteiten, een goede voorbereiding en voor een gestructureerde manier van werken.

Foto: www.flickr.com, Curtis Gregory Perry

Waarvoor plannen maken?

Door eerst aandacht te besteden aan het bedenken en opstellen van goede plannen, voorkom je dat je later in de uitvoering de verkeerde prioriteiten legt of dat je van incident naar incident springt. Een goed plan vergt een investering vooraf, maar voorkomt verkeerde investeringen in een latere fase.
 
In de kwaliteitscyclus digitaal erfgoed zijn vooral de volgende twee soorten plannen belangrijk: informatieplannen (beleid) en projectplannen (uitvoering van het beleid).
 

Informatieplan

Het hebben van een informatieplan wordt niet alleen sterk aanbevolen, maar is ook essentieel voor het goed functioneren van een moderne erfgoedinstelling. Een informatieplan bestaat in feite uit drie plannen: Zoals alle beleidsplannen, moet ook een informatieplan regelmatig, liefst ieder jaar, worden bijgewerkt en iedere vier jaar worden herzien. Bij een informatieplan is dat nog eens extra belangrijk door de snelle ontwikkelingen op het gebied van ICT.

Projectplannen

Het projectplan bevat een planning en omschrijving van activiteiten die binnen een afgebakende periode voor een concreet eindresultaat moeten zorgen. Dit resultaat draagt vervolgens  weer bij aan het concretiseren van het informatiebeleid. Of anders gezegd: in het ideale geval komt een project voort uit het informatiebeleidsplan en worden projectresultaten aan het einde van het project structureel ingebed in de organisatie.
 
Als je bijvoorbeeld een project opzet om een website voor je organisatie te maken, moet je in je projectplan al aangeven dat het onderhoud van deze website na afloop van het project structureel tot de werkzaamheden van de organisatie behoort. Ook hoort elk goed projectplan al vooraf aan te geven op welke punten het project aan het einde geëvalueerd zal worden.

Hulpmiddelen voor plannen maken

Bij het maken van plannen is het handig om een aantal zaken in kaart te brengen:
 

Meer weten?

Onderliggende kennisdossiers:

Digitaliseringsplan Samen met het duurzaamheidsplan en het informatiebeleidsplan, is het digitaliseringsplan onderdeel van het informatieplan. In het plan leg je vast welke collecties je in de nabije toekomst wilt digitaliseren en hoe en in welke mate dit bijdraagt aan de doelstelling van je organisatie. Wanneer je een project rondom je digitale collecties start, is het digitaliseringsplan een handige basis om op terug te vallen.
Duurzaamheidsplan In het duurzaamheidsplan leg je als instelling vast welke acties je gaat ondernemen om je digitale collectie duurzaam toegankelijk te houden. Met duurzame toegankelijkheid wordt bedoeld dat je digitale collectie over tien of twintig jaar nog steeds kan worden geraadpleegd en doorzoekbaar is. Het duurzaamheidsplan bouwt voort op het digitaliseringsplan. Samen met het digitaliseringsplan en het informatiebeleidsplan, is het duurzaamheidsplan onderdeel van het informatieplan.
Projectmatig werken ICT-toepassingen worden doorgaans multidisciplinair ontwikkeld. Al bij een vrij bescheiden toepassing moet worden samengewerkt door verschillende personen, met verschillende achtergronden en competenties. Vaak gaat het daarbij om activiteiten die niet tot de dagelijkse routine behoren. Een projectmatige aanpak kan dan uitkomst bieden.

Laatst gewijzigd: 26-07-2016

5 plus 4 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.