Plannen maken
De vertaling van het informatiebeleid naar concrete activiteiten, zoals bijvoorbeeld het opzetten van een nieuwe informatiedienst of een digitaliseringsproject, kun je het beste doen met behulp van een plan. Een planmatige aanpak zorgt voor heldere prioriteiten, een goede voorbereiding en voor een gestructureerde manier van werken.
Waarvoor plannen maken?
Door eerst aandacht te besteden aan het bedenken en opstellen van goede plannen, voorkom je dat je later in de uitvoering de verkeerde prioriteiten legt of dat je van incident naar incident springt. Een goed plan vergt een investering vooraf, maar voorkomt verkeerde investeringen in een latere fase.In de kwaliteitscyclus digitaal erfgoed zijn vooral de volgende twee soorten plannen belangrijk: informatieplannen (beleid) en projectplannen (uitvoering van het beleid).
Informatieplan
Het hebben van een informatieplan wordt niet alleen sterk aanbevolen, maar is ook essentieel voor het goed functioneren van een moderne erfgoedinstelling. Een informatieplan bestaat in feite uit drie plannen: Zoals alle beleidsplannen, moet ook een informatieplan regelmatig, liefst ieder jaar worden bijgewerkt worden of herzien, bijvoorbeeld elke vier jaar. Bij een informatieplan is dat nog eens extra belangrijk door de snelle ontwikkelingen op het gebied van ICT.Projectplannen
Het projectplan bevat een planning en omschrijving van activiteiten die binnen een afgebakende periode voor een concreet eindresultaat moeten zorgen. Dit resultaat draagt vervolgens weer bij aan het concretiseren van het informatiebeleid. Of anders gezegd: in het ideale geval komt een project voort uit het informatiebeleidsplan en worden projectresultaten aan het einde van het project structureel ingebed in de organisatie.Als je bijvoorbeeld een project opzet om een website voor je organisatie te maken, moet je in je projectplan al aangeven dat het onderhoud van deze website na afloop van het project structureel tot de werkzaamheden van de organisatie behoort. Ook hoort elk goed projectplan al vooraf aan te geven op welke punten het project aan het einde geëvalueerd zal worden.
Hulpmiddelen voor plannen maken
Bij het maken van plannen is het handig om een aantal zaken in kaart te brengen:-
Kostenberekening
Er zijn diverse tools beschikbaar om de kosten te berekenen die de uitvoering van het informatiebeleid of een project met zich meebrengen.
-
Projectmanagement
Het toepassen van een projectmanagementmethode lijkt veel extra werk maar is het zeker waard omdat de projectresultaten vaak beter getoetst kunnen worden en het mogelijk is om de werkprocessen beter te structureren.
-
Gebruikersonderzoek
Als het doel van een project het ontwikkelen van een publieksdienst of service is, is het raadzaam de wensen voor het eindproduct te toetsen aan de wensen en verwachtingen van de beoogde gebruikers.
-
Collectieanalyse
Door je collectie te inventariseren en te analyseren krijg je inzicht in de stappen die moeten worden ondernomen voordat je begint met het digitaliseren van een collectie.
-
Projectresultaten moeten ook na afloop worden beheerd, ondersteund en vaak vernieuwd. Het is belangrijk daar vroegtijdig mee te beginnen. Bijvoorbeeld met een discussie over het businessmodel. In een businessplan legt je uiteindelijk vast hoe de projectresultaten worden geborgd en belegd en hoe je een strategische samenwerking aan gaat met andere partners.
Meer weten?
- A Framework of Guidance for Building Good Digital Collections, publication by NISO (National Information Standards Organization US).
Onderliggende kennisdossiers:
Voorbereiding van fysieke collecties
Een geslaagd digitaliseringstraject begint met een goede voorbereiding. Na het opstellen van een digitaliseringsplan start je met het selecteren van je fysieke materiaal. Welk deel van de collectie wil je gaan digitaliseren? Door een zorgvuldige collectie- en materiaalanalyse te maken, kom je erachter wat fysiek en praktisch haalbaar is.
Kostenberekening
Ieder digitaliseringstraject kost geld. Deze kosten lopen sterk uiteen omdat elk project anders is. Wat is het doel van het project en wat wordt het eindproduct? Wat is de planning? Hoeveel personele inzet is er nodig? Op welke manier wil je het materiaal opslaan en distribueren? Besteed je het project (gedeeltelijk) uit? Ook is het raadzaam de (structurele) kosten in kaart te brengen die na afronding van het project op de instellingsbegroting blijven rusten. Maak daarom voor ieder specifiek project een eigen projectbegroting.
Gebruikersonderzoek
Met de komst van het internet is de behoefte aan meer informatie over gebruikers van digitaal erfgoed toegenomen.
Informatiebeleidsplan
In het informatiebeleidsplan leg je als instelling het ICT-beleid vast, met betrekking tot de culturele erfgoedcollectie(s). Het informatiebeleidsplan brengt samenhang aan tussen het algemene instellingsbeleid en het ICT-beleid.
Digitaliseringsplan
In het digitaliseringsplan leg je als instelling vast hoe je de digitalisering en digitale dienstverlening gaat uitvoeren.
Duurzaamheidsplan
In het duurzaamheidsplan leg je als instelling de strategieën vast om duurzame digitale toegankelijkheid van je collectie en de kennis ervan tot stand te brengen. Het duurzaamheidsplan bouwt voort op het digitaliseringsplan.
Projectmatig werken
ICT-toepassingen worden doorgaans multidisciplinair ontwikkeld. Al bij een vrij bescheiden toepassing moet worden samengewerkt door verschillende personen, met verschillende achtergronden en competenties. Vaak gaat het daarbij om activiteiten die niet tot de dagelijkse routine behoren. Een projectmatige aanpak kan dan uitkomst bieden.
Laatst gewijzigd: 21-04-2010
