Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Use case: Een goed ingerichte database maakt je museum toekomstbestendig

De meeste musea beschrijven hun collectie in een database. Standaarden spelen daarbij een belangrijke rol. Deskundigen vertellen over hun ervaringen met en het belang van een goed ingerichte database.

Dit scenario is door Marie-José Klaver en Ewoud Sanders in 2010 samengesteld aan de hand van interviews met verschillende instellingen. Uit de interviews werden de knelpunten en hoofdlijnen op het gebied van drie onderwerpen gekristalliseerd en tot drie herkenbare scenario´s verwerkt. Lees hieronder het scenario over databases, dat oorspronkelijk gepubliceerd werd op de website Musea in Transitie.




 

“Ik heb in een klein museum gewerkt, in een middelgroot en nu werk ik in een groot museum. Toen ik dertig jaar geleden voor het eerst in een museum ging werken, stonden alle gegevens nog in kaartenbakken. Daarna heb ik alle stadia van digitalisering voorbij zien komen: de eerste DOS-programma’s, zelfgemaakte databases, de opkomst van standaarden in de museumwereld – er is werkelijk heel erg veel gebeurd op dit terrein."

Iedereen is met hetzelfde bezig

“Inmiddels werken wij met een applicatie die veel door musea wordt gebruikt en voldoet aan de meeste standaarden. Dat is het eerste wat ik ieder museum dat professioneel wil digitaliseren kan aanraden: standaarden gebruiken. Ook als je de database op maat laat maken, moet je je aan de standaarden voor bijvoorbeeld metadata en inhoudelijke ontsluiting houden. Dat heeft als direct voordeel dat je met vakgenoten kunt overleggen als je tegen problemen aanloopt. Eigenlijk zijn wij doorlopend met anderen in overleg, in gebruikersgroepen, in rechtstreeks contact met collega’s en soms ook met de fabrikant. Niet dat de software zo moeilijk is, maar het beheren van zo’n database is een permanent, dynamisch proces, zeker als je er een grote collectie in beschrijft waarmee van alles wordt gedaan."

Doorlopend proces

“Maar de grootste kracht van zo’n database zit in de detailbeschrijvingen van de objecten – de pijlers van ieder museum. Ook voor dergelijke beschrijvingen bestaan natuurlijk internationale standaarden, zoals Dublin Core en Spectrum, een standaard waarin alle handelingen rondom museumstukken zijn vastgelegd in 21 procedures.

In de praktijk werken we nu niet met één database, maar met een hele reeks databases, die onderling gekoppeld zijn. We zijn nog niet helemaal bij, maar vrijwel al onze objecten zijn inmiddels beschreven. Hetzelfde geldt voor onze bibliotheekcollectie: de boeken, tijdschriften en vakliteratuur. Verder zijn de basisgegevens over al onze tentoonstellingen vastgelegd in de database, plus de complete bruikleenadministratie. Contracten, de verzekerde waarde van objecten, op welke tentoonstellingen objecten te zien zijn geweest, al die informatie – en nog veel meer – is zo na te zoeken."

Vinden wat je zoekt

“Zo’n database geeft ongekende zoekmogelijkheden, zeker als je dat vergelijkt met de kaartenbakken van vroeger. We kunnen onder meer zoeken op jaar, op het materiaal waarvan een object gemaakt is, de gebruikte techniek, de functie van het object, de eigendomsgeschiedenis, we kunnen zien voor welk bedrag het wanneer is aangekocht, er staan links bij naar relevante afbeeldingen of audiobestanden en zo verder. Al die informatie is niet alleen buitengewoon handig bij het samenstellen van een catalogus of een tentoonstelling, maar ook bij vragen van het publiek of de media.

Sommige informatie, zoals contracten en afbeeldingen, staat niet direct in de database, maar zijn via een link gekoppeld. Je kunt er zo direct bij vanuit de database. De toegangsrechten tot de database zijn overigens nauwkeurig vastgelegd. Een depotmedewerker mag in andere velden iets wijzigen dan een conservator. We maken doorlopend back-ups van de database en de gekoppelde bestanden. Dat gebeurt volgens een vast ritme: dagelijks, wekelijks en jaarlijks. Daarnaast worden per record alle wijzigingen automatisch in een logboek bijgehouden; zo nodig kunnen we dus altijd terug naar een oudere versie."

De collectie op het Internet

“Op internet draait een kopie van de database die om de maand wordt ververst. Het publiek krijgt natuurlijk alleen die velden te zien die voor hen relevant zijn. Dat is ook zo mooi aan een database, dat de presentatie zo flexibel is. Vroeger was de tendens: zet je collectie pas op internet als alles tot in details beschreven is. Tegenwoordig tonen we ook objecten waarvan alleen de basisregistratie klaar is. Beter beginnen met een relatief beperkte hoeveelheid informatie over zoveel mogelijk objecten, dan heel vel informatie over relatief weinig objecten. Bezoekers van de website krijgen de gelegenheid om eigen trefwoorden toe te voegen. Bij een portret zou dit ‘knappe man’ kunnen zijn, een omschrijving die een conservator niet snel zal gebruiken. Dat toekennen van publiekstrefwoorden wordt in het jargon social tagging genoemd. Dit biedt een interessante aanvulling op de catalogus die de trefwoorden uit een veelgebruikte thesaurus gebruikt. De tags van het publiek, die in een apart veld staan, zullen eerst worden beoordeeld door een moderator, maar we verwachten niet veel problemen want de ervaringen hiermee van andere musea, in binnen- en buitenland, zijn positief.

Wij zijn nu begonnen om bij bepaalde objecten coördinaten of adressen toe te voegen, want we willen ze koppelen aan Google Maps. Ook zijn er plannen om via een toepassing voor de iPhone en andere smart phones informatie op locatie aan te bieden: 'Waar u nu bent, kunt u dit zien."

Pas het begin

“Kleine musea zullen nu misschien denken: dat is allemaal veel te ingewikkeld voor ons, maar het mooie van een database is dat je het zo beknopt of uitgebreid kunt maken als je wilt. Ook voor een goede basisregistratie is het een volkomen onmisbaar instrument. Als je je database goed inricht, ben je voorbereid op de toekomst en kun je inspelen op actuele ontwikkelingen zoals Web 2.0 en gebruikersparticipatie. Vanuit de database kun je oneindig veel nieuwe toepassingen ontwikkelen. Ik zeg weleens: zonder database begin je niks. Eigenlijk is een database pas het begin. Een database biedt toegang tot de toekomst.”


Meer weten?

Laatst gewijzigd: 25-04-2014

Tags:
use_cases   database   musea   opslag  
2 plus 7 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.