Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Use case: Informatieplan, spiegel van de organisatie

Het analyseren van aanwezige informatie en de informatiebehoeften van een museum kan leiden tot nieuwe beleidsplannen en andere prioriteiten. Deskundigen vertellen over het nut van een goed informatieplan: het werkt als spiegel van de organisatie en dient als draagvlak voor nieuwe activiteiten.

Onderstaand scenario is door Marie-José Klaver en Ewoud Sanders in 2010 samengesteld aan de hand van interviews met verschillende instellingen. Uit de interviews werden de knelpunten en hoofdlijnen op het gebied van drie onderwerpen gekristalliseerd en tot drie herkenbare scenario´s verwerkt. Deze zijn oorspronkelijk gepubliceerd op de website Musea in Transitie.



 

"Wij hebben zo'n mooie collectie. Daar wilden we meer mee gaan doen. Een deel was al gedigitaliseerd, maar niet alle collega's waren tevreden over de kwaliteit en wilden daarom het materiaal nog even niet op internet zetten. We wilden eerst in kaart brengen wat nodig was voor verdere digitalisering en ontsluiting via internet. Daarom besloten we een informatieplan voor ons museum te schrijven.”


Zelf schrijven of uitbesteden?

“Voor we met het schrijven begonnen stonden we voor de keuze: doen we het zelf of besteden we het uit? Wij hebben ervoor gekozen om ons informatieplan zelf te schrijven. Voor het resultaat maakt het eigenlijk niet uit of je het zelf doet of samenwerkt met een gespecialiseerd bureau. Je wordt altijd gedwongen om heel goed naar je eigen organisatie en je strategie te kijken. Het DEN-register vonden we soms moeilijk te gebruiken omdat het nogal technisch is. Ons ging het niet om de techniek, maar om een oplossing voor een probleem. Musea zijn gewend om bijna alles op ict-gebied uit te besteden. Dat kan verklaren waarom wij aanvankelijk moeilijk onze weg konden vinden in het register. De Leidraad Erfgoed Digitaal en het voorbeeld informatiebeleidsplan op de website van DEN vonden we wel erg handig. Ook aan de informatieplannen van andere organisaties hebben we veel gehad.”


Kritisch naar jezelf kijken

“Het maken van het informatieplan heeft ons heel erg geholpen om inzicht te krijgen in onze organisatie. Een praktisch voorbeeld: Voor we ons informatieplan schreven, hadden we een verouderde database. Er was al een keer een technische storing geweest waarbij we gegevens kwijt zijn geraakt. Eigenlijk kon het zo niet langer. Naar aanleiding van het plan hebben we onze behoeften in kaart gebracht en een nieuwe database aangeschaft en ingericht. Zonder het informatieplan waren we misschien nog wel een paar jaar doorgegaan met knip- en plakwerk.

Het informatieplan heeft voor ons duidelijk gemaakt wat onze sterke en zwakke punten zijn. Een knelpunt was gebrek aan ict-expertise in het museum. Zodra er weer geld is voor een nieuwe medewerker gaan we een vacature opstellen voor iemand met verstand van ict. Door de deskundigheid in huis te verbeteren, vergroten we onze grip op technische kwesties en zijn we minder afhankelijk van externe bedrijven. Een sterk punt vormen onze educatieve programma's. Daar kunnen we nu nog meer mee omdat alle informatie eenvoudig uit de nieuwe database is te halen. We hebben ook een nieuw online lesprogramma ontwikkeld voor scholen. Voor dergelijke nieuwe initiatieven vormt het informatieplan nu ook een leidraad. Het informatieplan heeft ook het aanvragen van bepaalde subsidies makkelijker gemaakt. Als je laat zien dat je inzicht hebt in de informatiestromen en een strategie hebt, ben je een geloofwaardiger kandidaat voor een subsidieverstrekker.”


Strategie bepalen

“Het informatieplan is niet alleen geschikt voor allerlei praktische stappen. Het is ook belangrijk voor de strategie voor het museum. Het helpt ons het beleid voor de toekomst verder te ontwikkelen. We willen niet alleen onze collectie via internet aanbieden maar ook samen met musea uit de omgeving een regionale beeldbank ontwikkelen. Dat is een project dat ongeveer twee jaar in beslag zal nemen. Daar reserveren nu al geld en menskracht voor. Dat is belangrijk omdat veel medewerkers in ons museum gewend zijn om tentoonstellingen te maken en vaak denken in perioden van drie-vier maanden. Mede doordat we konden aantonen dat het beeldbank project mooi in het grotere geheel paste en aansloot bij de visie in ons informatieplan, konden we er subsidie voor krijgen.

Dankzij het informatieplan realiseren we ons nu ook dat we onze digitale informatie duurzaam moeten bewaren zodat we later ook iets anders kunnen doen met het materiaal. Daarom gaan we voor de collectie op internet ook open standaarden gebruiken. Dat maakt in toekomst ook andere samenwerkingsprojecten gemakkelijker. Door het informatieplan zijn we ons gaan realiseren dat het ontwikkelen van nieuwe toepassingen meestal meer tijd en geld kost dan je aanvankelijk dacht. Het is goed om daar rekening mee te houden en prioriteiten te stellen. Voor taken, zoals beheer, behoud en toegankelijk maken van de collectie, wordt structureel te weinig tijd en geld gereserveerd.

Als ik heel eerlijk ben, moet ik bekennen dat het schrijven van het informatieplan ook veel meer tijd kostte dan ik dacht. Eigenlijk maak je drie plannen: een informatiebeleidsplan, dat de samenhang aanbrengt tussen het algemene instellingsbeleid en het ict-beleid; een digitaliseringplan, dat het ict-beleid vertaalt naar de ict-praktijk in de organisatie en een duurzaamheidsplan, waarin je de strategie vastlegt om duurzame digitale toegankelijkheid van de collectie te bewerkstelligen. Maar het is wel bestede tijd geweest. Bovendien zijn veel medewerkers zelf betrokken geweest bij de inhoud van het plan, waardoor we nu voor mijn gevoel beter als team functioneren.”


Samenwerken is vanzelfsprekend geworden

“Nu we alles hebben vastgelegd, is het gemakkelijker geworden om binnen de organisatie steun te krijgen voor nieuwe plannen. Samenwerken is vanzelfsprekender geworden omdat we ook met z'n allen om de tafel hebben gezeten voor het schrijven van het informatieplan. Voorheen was het soms best een probleem om collega's enthousiast te krijgen voor nieuwe projecten die niet direct met hun werk te maken hadden. De directie stond dan wel achter de vernieuwing, maar weerstand op de werkvloer belemmerde soms de uitvoering. Met het informatieplan in de hand kunnen we het waarom van nieuwe ideeën veel beter uitleggen.”



Meer weten?

Laatst gewijzigd: 25-04-2014

Tags:
use_cases   musea   informatieplan  
1 plus 9 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.