Projectmanagement

Werken in projecten biedt belangrijke voordelen: met een project wordt een duidelijk afgebakend resultaat bereikt binnen een afgesproken periode. De organisatie van een project blijft gescheiden van de organisatie van de instelling: medewerkers kunnen op grond van hun capaciteiten en vaardigheden worden ingezet in een project, los van hun functie in de organisatie. Ook kunnen personen van buiten de instelling in de projectorganisatie worden ondergebracht, zodat het mogelijk is de activiteiten op elkaar af te stemmen en doelmatig aan te sturen en te controleren.

Voordat een digitaliseringsproject van start gaat, moeten het doel, de doelgroep en het eindproduct duidelijk zijn. Het is van belang dat het project voldoende draagvlak vindt bij medewerkers in de instelling. Dat kan door hen waar mogelijk bij het project te betrekken. De restaurator kent de fysieke staat van de objecten en weet hoe eventuele schade als gevolg van digitalisering tot een minimum beperkt kan blijven. De educatieve dienst en tentoonstellingssamenstellers weten welke objecten in digitale vorm voor een specifiek publiek interessant zijn. Documentalisten en archivarissen zijn essentieel bij het maken van beschrijvingen om het zoeken en vinden van digitaal erfgoed efficiënt te laten verlopen. Informatici hebben kennis van opslag, ontsluiting en presentatie via netwerken. Als iedereen het eens is over de doelstellingen van het project en het management er vertrouwen in heeft dat het project tijdig en betaalbaar kan worden uitgevoerd, kan met het digitaliseren worden begonnen.