Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Informatiebeleidsplan

In een informatiebeleidsplan leg je als instelling vast hoe je ICT wilt inzetten om je digitale collectie te ontsluiten, te beheren en de diensten daar om heen te organiseren. Die digitale collectie bestaat niet alleen uit bestanden met gedigitaliseerd erfgoed, maar ook uit de digitale metadata van fysieke collecties, websites, etc. Samen met het digitaliseringsplan en het duurzaamheidsplan, is het informatiebeleidsplan onderdeel van het informatieplan.

Een informatiebeleidsplan kan ook betrekking hebben op de algemene informatievoorziening binnen een erfgoedinstelling. In dit dossier houden wij ons uitsluitend bezig met informatiebeheer dat betrekking heeft op de kerntaak van een erfgoedinstelling: namelijk het beheren en ontsluiten van een digitale collectie, het leveren van informatie over die collectie en de daaraan gerelateerde diensten.



Waarom een informatiebeleidsplan?

De inzet van ICT voor de informatiedienstverlening van erfgoedinstellingen, is van strategisch belang, want het beheren van een collectie en het ontwikkelen van daaraan gerelateerde dienstverlening is  ondenkbaar zonder ICT. Tegelijkertijd heeft de inzet van ICT grote gevolgen voor instellingen, zowel op de korte als op de lange termijn. De aanschaf van software bijvoorbeeld, is kostbaar en de keuze voor een pakket bepaalt welke mogelijkheden je als instelling hebt en in hoeverre je afhankelijk bent van een bepaalde leverancier. Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen wat je eisen zijn op het gebied van ICT, ook in de toekomst.


Wat komt er in een informatiebeleidsplan?

Hoe is de toegang tot je informatie geregeld? Kan dat zo blijven of moet dat in de toekomst veranderen? Welke diensten wil je afbouwen, welke wil je opzetten of verder uitbouwen? Met welke ontwikkelingen wil je mee en waarom? Hoe verhouden je plannen zich tot de missie van de instelling en hoe wil je dit allemaal in stand houden? Heb je plannen om te gaan samenwerken en zo ja, met wie en wat zijn daar de gevolgen van?

Dit zijn allemaal vragen waar een informatiebeleidsplan antwoord op moet geven. In het informatiebeleidsplan geef je aan hoe je ICT inzet om je collecties te  beheren en toegankelijk te houden, hoe je je huidige informatiedienstverlening realiseert en ICT denkt in te zetten om je toekomstige plannen te realiseren. Daarnaast beschrijf je of, en zo ja, hoe, je als instelling een bijdrage levert aan ontsluiting van cultureel erfgoed in samenwerkingsverbanden: op sectoroverstijgend, lokaal, regionaal, provinciaal, landelijk of internationaal niveau.

Samenhang met andere bedrijfsprocessen

Last but not least beschrijf je ook de samenhang tussen de ICT die wordt ingezet voor de informatiedienstverlening en de ICT die voor andere bedrijfsprocessen wordt gebruikt. Is het belangrijk dat verschillende systemen onderling informatie moeten kunnen uitwisselen? En zo ja, op welke punten? Vaak hebben meer afdelingen met je activiteiten te maken dan je op het eerste gezicht zou denken. Bij het opzetten van een webshop om digitale reproducties  uit je collectie te verkopen, kan het bijvoorbeeld handig zijn dat het order- en factuursysteem is gekoppeld aan het systeem van de financiële afdeling, omdat die weer verantwoordelijk is voor het leveren van facturen en de financiële rapportage.

Evaluatie

De ontwikkelingen in de ICT-sector volgen elkaar in hoog tempo op. Een goed voorbeeld daarvan is het gebruik van mobiele media: Smartphone’s, notebooks en tablets zijn inmiddels gemeengoed geworden en de gebruiker verwacht dat digitaal erfgoed nu ook via mobiele media toegankelijk is. Je kunt beter op nieuwe ontwikkelingen inspelen wanneer je je informatiebeleidsplan regelmatig evalueert, bijstelt en het iedere vier jaar herziet.  Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je informatiebeleidsplan snel verouderd is en dus niet meer bruikbaar.

Hoe schrijf ik een informatiebeleidsplan

DEN heeft een richtlijn opgesteld die je kunt gebruiken voor het schrijven van je informatiebeleidsplan. Hierin staat beschreven welke onderdelen je in je plan kunt opnemen, zoals bijvoorbeeld een toekomstvisie en een analyse van de bestaande informatiediensten.

Meer weten? 




Laatst gewijzigd: 28-01-2014

5 plus 2 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.