Cookies op DEN.nl
den.nl maakt gebruik van cookies voor het anoniem meten van het website bezoek en het vergroten van het gebruiksgemak. Door op 'ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van deze cookies.

Informatiebeleid maken

Informatiebeleid is een essentieel onderdeel van het bredere beleid van een instelling. Het begrip ‘informatie’ heeft binnen erfgoedinstellingen een dubbele betekenis. Aan de ene kant gaat het over (bedrijfs)informatie die noodzakelijk is voor het functioneren van de instelling en aan de andere kant verwijst het naar de kerntaak van erfgoedinstellingen: het beheren en ontsluiten van een collectie, het leveren van informatie erover en de daaraan gerelateerde diensten. Dit kennisdossier gaat over dit laatste aspect van informatie en informatiebeleid binnen een erfgoedinstelling.

Erfgoedinstellingen en hun collecties

Er is een enorme diversiteit aan erfgoedcollecties in Nederland, maar nog lang niet altijd wordt daar passend beleid bij gemaakt. Onderstaande afbeelding geeft een beknopt overzicht:



Cijfers afkomstig uit ENUMERATE / De Digitale Feiten 2013-2014 (pdf), DEN (juli 2014).  Creative Commons Licentie



Waarom is het nodig om beleid te maken voor je informatiedienstverlening?

Digitaliseren, het beheer van digitale collecties en het ontwikkelen en onderhouden van een duurzame digitale dienstverlening zijn een structureel onderdeel van de werkzaamheden van een erfgoedinstelling. Met de groei van digitale collecties en het aantal digitale kanalen voor dienstverlening wordt een goed ICT-beleid steeds belangrijker. Het binnenhalen van de juiste kennis, hardware, software en andere middelen brengt (hoge) kosten met zich mee, terwijl de financiële middelen vaak beperkt zijn. Dat betekent dus dat je zo efficiënt mogelijk met de beschikbare middelen moet omgaan en dat je de beschikking moet hebben over betrouwbare informatie.  

Het is daarom noodzakelijk om als organisatie goed na te denken over de wijze waarop je je digitale collecties beheert, wat je met je informatiedienstverlening wil bereiken, over de inzet van ICT daarbij, wat jouw instelling zelf kan realiseren, wat uitbesteed moet worden en hoe het bijdraagt aan de toekomstvisie van de instelling. Informatiebeleid zou daarom net zo vanzelfsprekend moeten zijn als bijvoorbeeld personeelsbeleid. De beleidskeuzes leg je vast in een informatieplan, dat door iedereen in de organisatie geraadpleegd kan worden.



Inbedding in de organisatie

Het formuleren en vastleggen van het informatiebeleid van je instelling alleen is niet genoeg. Het beleid moet ook onderdeel worden van de dagelijkse gang van zaken in de instelling, zodat er daadwerkelijk mensen en middelen worden ingezet om het gekozen beleid uit te voeren.

Verder is het noodzakelijk om het informatiebeleid ook regelmatig te evalueren en bij te stellen. De ontwikkelingen in de ICT-sector gaan razendsnel en zijn van grote invloed op zowel de manier waarop digitale collecties kunnen worden ontsloten en aangeboden, als op de manier waarop diverse doelgroepen (bijvoorbeeld onderwijs, wetenschap en het algemene publiek) die collecties gebruiken. Om te voorkomen dat je als instelling voor verrassingen komt te staan of binnen de kortste keren achter loopt, is een regelmatige toetsing van het informatieplan in het directieoverleg essentieel.



Businessmodelinnovatie

Om te helpen bij het formuleren van je informatiebeleid, adviseert DEN de bestaande businessmodellen van je instelling onder de loep te nemen. Met een businessmodel stel je de meerwaarde vast die een digitale dienst oplevert, voor zowel je doelgroepen als de organisatie zelf. Het kennisdossier Businessmodellen en stappenplan van BMICE bieden handvatten om zelf aan de slag te gaan met het in kaart brengen van een geschikt businessmodel en het structureel verankeren van bestaande of nieuwe digitale dienstenconcepten in dat businessmodel. 



Hoe maak ik informatiebeleid?



Hoe schrijf ik een informatieplan?

In het kennisdossier Informatieplannen wordt uitgelegd hoe je het gekozen beleid vastlegt in een plan en waaraan dit plan moet voldoen.


Onderliggende kennisdossiers:

Informatieplannen DEN adviseert erfgoedinstellingen om een informatieplan te schrijven. Dit kennisdossier kan daarbij helpen. In dit dossier houden wij ons uitsluitend bezig met een informatieplan dat betrekking heeft op de kerntaak van een erfgoedinstelling: namelijk het beheren en ontsluiten van een digitale collectie en het leveren van informatie en daaraan gerelateerde diensten over die collectie.
Sociale-mediabeleid Hoe wil je als erfgoedinstelling omgaan met sociale media? Niet iedere doelgroep van een erfgoedinstelling is te bereiken via sociale media en bepaalde onderwerpen zullen meer geschikt zijn voor andere communicatiekanalen. Als uit doelstellingen van een instelling blijkt dat de inzet van sociale media wenselijk is, dan is het aan te bevelen hier een strategie voor te bedenken. Het sociale-mediabeleid is er dan voor alle medewerkers van je instelling. Hierin geef je aan wat wel en niet kan en mag in je instelling op het gebied van sociale media.
Opensource-software Opensource-software wordt op steeds grotere schaal gebruikt, ook binnen de erfgoedsector. Voor steeds meer instellingen is de keuze voor wel of geen opensource een beleidsmatige kwestie.




Laatst gewijzigd: 15-09-2014

8 plus 8 is:*
(anti-spam)

Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.