Digitaliseringsplan (Voorbeeld)

Het digitaliseringsplan grijpt terug op het informatieplan en is een vertaling van het ICT-beleid naar het operationele niveau: op welke manier, in welk tempo en volgens welke kwaliteitscriteria wordt de collectie van de instelling digitaal geregistreerd, gedocumenteerd, eventueel voorzien van digitaal beeldmateriaal en elektronisch beschikbaar gesteld?

Het digitaliseringsplan legt de randvoorwaarden en de operationele regels vast voor de ICT-huishouding binnen een instelling. Het dient dan ook voorafgaand aan het uitvoeren van ICT-(deel-)projecten te worden opgesteld en moet zorgvuldig worden bijgehouden. Het digitaliseringsplan definieert de fasen waarin het te digitaliseren materiaal en de bijbehorende documentatie worden geselecteerd en verwerkt. Het bevat bovendien digitaliseringsrichtlijnen en voorschriften voor het uitwerken van de fasen tot deelprojecten. De prioriteiten in het digitaliseringsplan zullen vaak worden bepaald aan de hand van andere beleidsdocumenten, zoals een tentoonstellingsplan, educatieplan, registratieplan of collectieplan.

Onderdelen van een digitaliseringsplan
De indeling van het digitaliseringsplan zou als volgt kunnen zijn:
  • De collectie van de instelling
    Globale beschrijving van de totale collectie van de instelling, met speciale aandacht voor materiaalsoorten, omvang, beheer en gebruik 
      
  • Te digitaliseren deelcollecties 
    Beschrijving van deelcollecties die in aanmerking komen voor digitalisering. Besteed hierbij per collectie aandacht aan:
    • Materiaalsoorten in de deelcollectie
    • Omvang van de deelcollectie
    • Registratie en ontsluiting van de deelcollectie (zowel omvang als kwaliteit)
    • Beschikbaarheid en geschiktheid van aanvullende documentatie (bijvoorbeeld ten behoeve van contextualisering)
    • Doelgroepen
    • Beschikbaarheid en geschiktheid van reeds bestaande reproducties (bijv. dia's, foto's microfilms) 
    • Indien van toepassing: reeds digitaal beschikbare onderdelen van de deelcollectie 

  • Prioritering en fasering
    Beschrijving van de volgorde waarin en het tempo waarmee de genoemde collecties gedigitaliseerd dienen te worden. Beschrijf hierbij duidelijk op basis van welke criteria de volgorde wordt bepaald, bijvoorbeeld vergankelijkheid van het materiaal of de totstandkoming van nieuwe diensten voor de doelgroepen van de deelcollecties. Aan welke eisen moet voldaan worden om een idee voor digitalisering om te kunnen zetten in een concreet project (middelen, menskracht, technische benodigdheden e.d.)? Zijn er digitaliseringsprojecten waarop kan worden voortgebouwd?

  • Wijze van digitalisering 
    Beschrijving van de technische voorzieningen die gebruikt zullen worden en de kwaliteitscriteria die gesteld worden aan de digitalisering. Maak hierbij onderscheid tussen digitalisering van tekst, beeld, audio, video en contextuele documentatie. Wordt gebruik gemaakt van kennis en ervaringen uit andere digitaliseringsprojecten?

  • Wijze van beschikbaarstelling 
    Beschrijving van de wijze waarop de gedigitaliseerde collectie aan het publiek aangeboden zal worden. Wordt het gedigitaliseerde materiaal als een afzonderlijke bestand getoond, of wordt het geïntegreerd met andere informatie (bijv. andere collecties of een documentatiesysteem)? Is ontwikkeling nodig voor de presentatie van het materiaal, of zijn bestaande technologieën toereikend? Welke voorzieningen worden getroffen voor interactie met of inbreng van kennis door de gebruikers van de digitale collectie? Besteed ook aandacht aan de wijze waarop het gedigitaliseerde materiaal tevens in andere zoek- en informatiediensten beschikbaar zal komen. 
       
  • Digitale duurzaamheid
    • Samenstelling digitale collectie 
      Globale beschrijving van de digitale collectie van de instelling (zowel 'born digital' als gedigitaliseerd), met speciale aandacht voor formats, omvang, beheer en gebruik. Op welke wijze draagt de langdurige beschikbaarheid van de digitale collectie bij aan het behoud van de originele bronnen?
    • Gewenste duurzaamheidsstrategie(ën) 
      Beschrijving van de relatie tussen de gangbare duurzaamheidsstrategieën en de digitale collectie van de instelling. Op welke wijze dient de collectie op de lange termijn toegankelijk te blijven? Welke kwaliteitscriteria spelen daarbij een rol? Welke toekomstige vormen van hergebruik worden verwacht? Voor welke doelgroepen dient de collectie duurzaam beschikbaar te blijven?
    • Opslag / repository 
      Beschrijving van de technische voorzieningen die nodig zijn om de digitale collectie van de instelling duurzaam op te slaan en toegankelijk te houden. Investeert de instelling in een eigen 'repository'? Wordt een derde partij ingeschakeld? Welke eisen worden gesteld aan metadata?
    • Organisatie 
      Wat zijn de personele en financiële consequenties van de gekozen strategie(ën)? Wie is verantwoordelijk voor het bewaken van de duurzaamheidsstrategie? Hoe wordt het beheer van de 'repository' ingebed in de organisatie?

Status in Nederlandse kwaliteitszorgsysteem


Open standaard: nvt
Soort: Richtlijn
Registernummer: B.01

beheer en documentatie

beherende organisatie

DEN

documentatie

Bron: Cultureel Erfgoed Digitaal, Leidraad bij projecten, Voorbeeld van een digitaliseringsplan.
Aanmeldformulier ICT-beleidsplannen




Reacties (0)

Er zijn nog geen reacties geplaatst.