De kosten van digitaliseringsprojecten kunnen sterk uiteenlopen. Ieder project is meestal weer anders, streeft een ander doel na en is gericht op een ander eindproduct, gaat uit van ander materiaal, volgt een andere planning, maakt gebruik van andere technieken en een andere manier van opslaan en distribueren. Ook maakt het uit of de uitvoering van een project al dan niet wordt uitbesteed.

Bepalend voor de kosten van een digitaliseringsproject zijn:

• personele kosten.
  Salarissen van eigen personeel, uurtarieven van uitvoerders, kosten voor training en literatuur en reiskosten vormen veruit de grootste post.
• 'handling' kosten.
  Erfgoed is er in vele soorten en maten. Een uitvouwbare kaart vergt een geheel andere wijze van digitaliseren dan een object of een boek van 300 pagina's. Naarmate meer speciale eisen gesteld worden aan de wijze van digitaliseren van het origineel, zullen de kosten steeds hoger uitvallen. Soms dienen objecten eerst een behandeling te ondergaan voor digitalisering mogelijk is (bijv. het behandelen van scheuren in kranten of het verwijderen van stof of aanslag).
• kosten voor apparatuur, software en ict-infrastructuur.
  Deze kosten betreffen zowel aanschaf en afschrijving als onderhoud. Kosten voor hardware en software kunnen afhankelijk van de benodigde apparatuur flink oplopen. Organisaties met een uitgebreide digitale infrastructuur kunnen daarvan profiteren bij het uitvoeren van digitaliseringsprojecten.
• facilitaire kosten.
  Deze kosten betreffen huisvesting, infrastructuur en communicatie.
• kosten voor auteursrechten.
  Het is heel goed mogelijk dat gedigitaliseerde items auteursrechtelijk beschermd zijn. Reserveer een post op de begroting voor het bepalen van auteursrechten en daarvoor af te dragen vergoedingen.
• kosten voor promotie van een presentatie.
  Reserveer een post voor de lancering van het eindproduct en promotionele activiteiten. Daarbij hoort ook het aanmelden bij zoekmachines.
• kosten voor exploitatie en nazorg.
  Kosten voor beheer en onderhoud van de presentatie zijn meestal niet opgenomen in de projectbegroting. Toch is het verstandig die kosten goed in kaart te brengen en er rekening mee te houden. De kosten betreffen vooral evaluatie, documentatie, beheer, opslag, hosting en actualisatie.

Voor iedere fase van een digitaliseringsproject kan nu een verfijnde berekening gemaakt worden van de kosten. Een voorbeeld: om interoperabiliteit te realiseren, is inzet van personeel nodig (bijvoorbeeld een programmeur), een ICT-infrastructuur (bijv. de implementatie van protocollen voor harvesting of gedistribueerd zoeken), mogelijk zijn er kosten mee gemoeid als erfgoedmateriaal niet rechtenvrij is en toch doorgegeven gaat worden aan een andere informatiedienst, en er zullen exploitatiekosten zijn om de koppeling met andere informatiesystemen in stand en actueel te houden.

Zie voor verdere documentatie over kostenberekening het ICT-register.

Op verzoek van het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW), coördineert DEN van in 2008-2009 het onderzoeksproject “De Digitale Feiten”. In het project wordt onderzoek gedaan naar de omvang en kosten van digitalisering van cultureel erfgoed in Nederland.

Lees meer over het project De Digitale Feiten.